項目信息管理及其方法探究

賀亮

摘 要：信息是進行管理的基礎，也是實行有效控制的基礎，在工程項目推進過程當中，往往會產生數(shù)量龐大的信息，并且這些信息在整個工程項目的生命周期內都處在不斷地被獲取、處理、傳遞、運用的狀態(tài)中。有效的項目管理要求全面收集與工程項目及其組織環(huán)境狀況有關的信息，但是數(shù)量龐雜的信息只有經過有效地管理才能在項目管理的過程中發(fā)揮應有的作用。那么如何對項目信息進行有效管理，以及項目信息管理如何在項目管理過程中發(fā)揮其作用將是一個值得研究的課題。

關鍵詞：信息；項目管理；信息管理；效率；目標；方法

中圖分類號：TU71 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）11-0037-02

1 信息與信息管理

項目信息是指文檔、報表、策劃、價格、成本、質量、報告、會議、安排等與項目推進過程有聯(lián)系的各種信息，工程項目推進過程中產生的信息量是巨大的，同時，不同的工程項目又會產生不同種類的項目信息，但是一般而言可以概括為以幾個個方面[1]：

（1）項目概況；（2）相關決策、指令信息；（3）項目實施、推進信息；（4）其他信息。

這些信息在項目推進過程的產生、轉換、變化和利用是有一定規(guī)律的，隨著這些信息被計劃、生產、實施、決策等部門接收和利用、加工和輸出，就形成項目實施過程中的信息流。項目管理者定計劃、明確目標、配置資源、控制進度、控制質量、保證安全都需要依靠項目信息去實現(xiàn)。

此外，在項目管理中產生的信息既要保證信息的準確可靠，還需要控制信息的數(shù)量，其基本要求如下：

（1）必須適用信息的需求環(huán)境、還要求專業(yè)對口。在項目管理組織中會存在各種各樣的角色，各種各樣的專業(yè)類別，按照使用對象和專業(yè)進行獲取、加工、利用。（2）要進行正確、有效管理，信息就必須是準確的、可靠的、能夠反映實際情況的。（3）信息的提供必須是及時的，在項目管理過程中對信息的時效性要求是非常高的，只有及時、準確獲取信息，項目管理者才能及時掌控項目推進狀況，否則信息一旦過時將會造成錯失良機，造成損失。（4）信息要做到簡明扼要，易于理解，有針對性。例如，對于專業(yè)技術人員和普通客戶就需要有不同的信息表達形式。項目管理過程中的信息也是錯綜復雜的，一個中等規(guī)模的項目在整個生命周期中，產生的信息量是相當巨大的，作為信息載體的各種資料數(shù)量也是相當龐大的，圖1所示展示了項目推進過程中所產生的重要信息，項目信息[2]。

從不同的角度進行描述，工程項目中的信息的交換方式也是不同的，例如技術、管理、全局、局部等不同角度，但可以概括為兩個最基本、最主要的交換過程。即項目與外界信息交換和項目內信息交換。通常工程項目是一個開放系統(tǒng)，與項目外部有著密切、頻繁的信息交換，包括外界輸入的信息（如價格、市場、上層組織指令和干預等）和向外部輸出的信息（如項目的請示、報告、要求等）。與此同時，項目內部各職能部門、各種角色間也存在著信息交換，包括自上而下的信息流（如計劃、指令、決策、通知等），自下而上的信息流（如工程實際情況的匯總上報），橫向或網(wǎng)絡狀的信息流（如技術人員、成本、計劃人員之間，平行部門之間的信息交換）。

項目信息管理則是指把項目信息作為管理對象，對項目信息進行收集、整理、處理、存儲、傳遞與應用的管理工作。其主要任務可以概括為以下幾個方面：

（1）建立項目管理信息體系，設計項目實施和項目管理中的信息流和信息描述體系。只有對項目信息的管理作出完備的頂層規(guī)劃，才能使項目信息的流通渠道暢通，管理標準規(guī)范，溝通接口正確，收集及時明確，格式簡明易懂，使得項目信息流程符合實施過程、項目管理組織、項目組織、和工作過程。（2）通過各種渠道在項目實施過程中收集信息，如調查、咨詢、詢問、觀察、試驗、查閱等。（3）信息的加工與處理，收集來的信息是繁雜的，無論從數(shù)量、質量、格式、信息表達方式都是不確定的，這樣就需要對信息進行格式化處理、分析與評估，以確保信息的真實、準確、完整和安全，從而為編制項目報告提供依據(jù)。（4）項目信息的傳遞，向相關方提供信息，保證項目信息傳遞渠道暢通。通過項目信息管理，使各方可以及時、準確的獲得項目信息。（5）信息的儲存和文檔管理，通過信息管理，最終形成完整的技術、管理、項目信息檔案，便于技術積累與進步。

2 項目信息管理方法

同項目管理相似，項目信息管理是一個面向過程的活動，其管理方法可以概括為三個方面：（1）項目管理信息系統(tǒng)的建立；（2）工程項目報告系統(tǒng)的建立；（3）工程項目文檔管理系統(tǒng)建立，下面將從這三個方面進行論述。

項目管理系統(tǒng)是指各種管理職能和管理組織溝通并協(xié)調一致的神經系統(tǒng)，它是由項目信息、信息流通渠道和信息處理方法等各方面綜合而成的，項目信息系統(tǒng)包括項目過程中信息管理的組織（人員）、工作流程、規(guī)章制度、管理方法（如溝通、處理和存儲方法）、載體等，項目信息系統(tǒng)的總體模式如圖2所示。通過建立項目信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、信息整理報告、信息分析并決策、指令計劃調整等功能。

項目信息系統(tǒng)的建立是以項目組織模式、項目實施流程和項目管理流程為基礎的，三者之間相互聯(lián)系，又相互影響。只有調查了信息的需求特性、清楚了信息的收集和加工、找到了索引和存儲方法、建立了文檔系統(tǒng)、明確了信息的使用和傳遞渠道、明確了信息的收集和保存責任才可以看到項目信息管理系統(tǒng)的雛形[3]。

在工程項目進程中，信息都是以一定的格式在以信息流的形式流轉著，各種相對固定的格式中，最具代表新的就是各種報告、報表。常見的報告有日常報告（如里程碑事件、項目階段報告等）、針對項目工作結構的報告（如工作包、子項、整個工程項目報告等）、特殊情況報告（如比較報告、特別事件報告、總結報告、風險分析報告等）、專門內容報告（如質量報告、成本報告、工期報告等）。通過各種報告就形成了工程項目報告系統(tǒng)，圖3所示一種較為常見的項目報告系統(tǒng)。

工程項目報告在項目信息管理中的作用可謂非同一般，它可作為決策依據(jù)、評價結論、經驗總結、激勵手段、解決方案、預測預警、留證資料、信息公告等，但是在項目實施過程中，不同的項目參與者所需的信息、頻率、角度以及詳細程度是不同的，因此，報告的結構、形式、內容、處理方式是不盡相同的。

在實際工程項目中，信息都是在文檔系統(tǒng)中存儲的，并且由文檔系統(tǒng)進行輸出。對報告、報表、等信息載體進行收集、加工、分解、編目、存檔就是文檔管理。文檔管理是一種系統(tǒng)性的、相互區(qū)別的、責任落實的任務。一般有項目資料、集中管理、專用文檔三種形式。文檔管理需確定的要素如圖4所示。

工程項目中的信息是需要通過信息流的方式在各個部