淺析聘用制下人事檔案管理問題與對策

段麗娟

摘 要：聘用制是指以合同的形式確定事業(yè)單位與職工基本人事關(guān)系的一種用人制度，即事業(yè)單位工作人員在本單位的身份屬性通過簽訂聘用合同進(jìn)行確定。隨著我國經(jīng)濟社會發(fā)展不斷深入，市場在資源配置過程中的基礎(chǔ)作用日漸凸顯，土地、資本、技術(shù)、勞動力的流通速度在加快，其中越來越多的勞動者在高校、科研院所等事業(yè)單位中的流動主要依靠聘任制來實現(xiàn)。聘用制這一新的用人形式成為我國事業(yè)單位機構(gòu)改革的必然趨勢，但同時也給人事檔案管理帶來一些問題，需要我們認(rèn)真分析、積極應(yīng)對。

關(guān)鍵詞：聘用制 人事檔案 問題 對策

中圖分類號：G275文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）06-00-01

一、聘用制下人事檔案管理面臨的主要問題

我國在計劃經(jīng)濟體制下發(fā)展起來的人事檔案管理，在改革開放四十余年的歷程中不斷完善、發(fā)展，但面對當(dāng)前推行的聘用制改革，依然有一些新的問題和挑戰(zhàn)。

1.檔案保管意識薄弱

人事檔案承個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工作業(yè)績和政治組織等重要人事信息，是個人職稱評定、干部考核的重要依據(jù)。但聘用制下勞動者流動速度加快的同時，檔案轉(zhuǎn)移的頻率也在不斷增加，檔案丟失的情況常常發(fā)生，甚至個別人長期留存?zhèn)€人檔案的事件也在增加。這些現(xiàn)象集中反映了部分當(dāng)事人對檔案保管意識薄弱的問題。另外，一些檔案管理人員保管意識也嚴(yán)重不足。由于檔案管理工作的復(fù)雜性、枯燥性和重復(fù)性，相關(guān)從業(yè)人員在檔案工作中消磨掉工作激情、樂趣和責(zé)任心，甚至帶有負(fù)面情緒從事檔案管理，致使一些檔案因保管不善出現(xiàn)錯誤、破損甚或遺失。

2.檔案質(zhì)量問題多發(fā)

聘用制下，人員流動性大，人事變遷頻繁，檔案質(zhì)量問題多發(fā)。一是檔案內(nèi)容失實。人事檔案涉及到個人職稱、晉升、退休、福利待遇等個人切身利益，歸檔資料填寫過程中存在造假問題，給單位聘用、選用、提拔人員或干部帶來較大困難。二是檔案內(nèi)容缺失。由于聘用制下相關(guān)人才的流動是跨時間、跨部門、跨區(qū)域，而不同的時間、部門、區(qū)域?qū)Ξ?dāng)事人的自然情況、社會經(jīng)歷、政治面貌、考核情況、職務(wù)職稱變動記錄要求不同，內(nèi)容也就不同，甚或出現(xiàn)內(nèi)容陳舊、缺乏個性等問題，不能客觀呈現(xiàn)個人近況，給精確選人用人帶來困難。三是檔案管理范本意識薄弱。《干部檔案整理工作細(xì)則》明確要求檔案整理應(yīng)做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。但聘用制下的用人部門在一定程度上存在檔案沒有整理成冊、磨損嚴(yán)重、成冊后未按格式分類處理、檔案接收移交帶有隨意性等問題，導(dǎo)致檔案管理雜亂無章、效率低下。

3.檔案重建、棄檔現(xiàn)象出現(xiàn)

聘用制推行之后，一些用人單位為了廣攬人才，幫助聘用人員重建檔案，恢復(fù)原有職稱、待遇和身份，并連續(xù)計算工齡。這種狀況導(dǎo)致新檔案可信度較低，偽造、篡改的幾率增大。另外，在市場決定勞動力配置的情況下，社會企業(yè)對個人能力的關(guān)注和對認(rèn)識檔案的忽略的做法，對一些事業(yè)單位產(chǎn)生了重要影響。一些勞動者為了自由流動易于棄檔，通過勞動合同直接與用人單位建立勞動關(guān)系。近年來，各級人才流動中心對國有和非國有單位代管的人事檔案中棄檔數(shù)量連年增加，也說明了聘用制對人事檔案棄檔現(xiàn)象的重要影響。

二、解決聘用制條件下人事檔案管理問題的基本舉措

聘用制的推行固然對人事檔案管理造成了一定影響，但解決人事檔案管理問題不能從否定聘用制本身來思考，因為聘用制是我國事業(yè)單位改革發(fā)展的必然趨勢，而應(yīng)該從檔案管理本身試著提出解決問題的基本舉措。分析人事檔案管理問題，發(fā)現(xiàn)其成因也多在檔案管理人員、檔案管理制度和用人單位幾個層面，因此相關(guān)的解決問題的措施也從這幾個層面來擬定。

1.加強人事檔案管理隊伍建設(shè)

人事檔案管理問題的背后，其實還是從業(yè)人員的問題。鑒于此，首先要加強人事檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)。當(dāng)前各單位檔案管理人員多從其他部門或行業(yè)選調(diào)、配備，在人員較少的單位甚或由其他崗位工作人員兼任檔案管理員，難以做到人事檔案管理要求的專業(yè)化。因此，有條件的單位在為檔案管理崗位配備干部應(yīng)盡可能選配具有檔案管理專業(yè)背景的人員，沒有條件的單位要盡可能使相關(guān)從業(yè)人員接受一定的業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)，滿足專業(yè)化的發(fā)展要求。其次，要加強人事檔案管理人員的崗位教育。明確檔案管理崗位的責(zé)任、意義，結(jié)合個人相關(guān)工作范圍的檔案的檢查，要予以一定的考核評價和獎勵，提高工作人員的使命感和責(zé)任感。^[1]最后，要加強人事檔案管理人員的職業(yè)化建設(shè)。由于檔案管理的專業(yè)性、復(fù)雜性、長期性，相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)該做到職業(yè)化，而不應(yīng)由辦公室或其它部門的工作人員兼任。

2.健全人事檔案管理制度體系

隨著當(dāng)前檔案管理的數(shù)字化信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，大數(shù)據(jù)、云計算等各種網(wǎng)絡(luò)空間平臺技術(shù)日益完善，檔案管理也應(yīng)該運用相關(guān)技術(shù)開展工作、交流經(jīng)驗，實現(xiàn)取長補短、資源共享、成果共享，提高工作效率。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者要更多地加強頂層設(shè)計，明確工作目標(biāo)和任務(wù)，制定操作規(guī)程和實施細(xì)則。對檔案管理中的體制機制問題，要開展專題調(diào)研，提出方法，制定解決方案。同時，要明確人事檔案管理工作中的工作要求、經(jīng)費預(yù)算、人員配備等進(jìn)行量化規(guī)范，做到有章可循、有規(guī)可依，適應(yīng)新時代人事檔案管理的要求。此外，檔案管理部門還應(yīng)該結(jié)合部門工作實際，制定對從業(yè)人員的獎懲考核辦法，以獎勵先進(jìn)、鞭策后進(jìn)。

3.提高人事檔案管理技術(shù)水平

由于聘用制條件下檔案轉(zhuǎn)移頻率增加，紙質(zhì)檔案的管理難以適應(yīng)這一新的情況，檔案管理人員應(yīng)試著探索利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強人事檔案的管理。比如建立聘用人員檔案信息專門數(shù)據(jù)庫、人事檔案網(wǎng)路服務(wù)平臺系統(tǒng)，甚至電子人事檔案。^[2]此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有其存在的必要性和合理性，不能因建立電子檔案而舍棄，反而應(yīng)該充分利用現(xiàn)在的信息編輯技術(shù)，通過采用分類管理、智能定位、條碼管理等科學(xué)的現(xiàn)代化手段，實現(xiàn)安全、可靠、高效、便捷的保管目標(biāo)。

結(jié)語

聘用制條件下的人事檔案管理問題，是制度改革過程中帶來的難以避免的影響，但可以通過組織、制度和技術(shù)幾方面的變革而解決。從另一個層面來說，聘用制的推行造成人事檔案管理困難的同時，也為檔案管理事業(yè)在新時代的發(fā)展提供了機遇和平臺。

參考文獻(xiàn)

[1]王遠(yuǎn)忠.流動人員人事檔案管理研究[D].哈爾濱：黑龍江大學(xué)，2018.

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