建筑設計單位檔案管理方法和改進

孫真

摘 要：在建筑工程建設中，設計是核心環節，良好的設計能夠為建筑的施工提供參考依據。在建筑設計中，涉及大量的圖紙、文件、報告等，這些資料關乎建筑整體的質量安全，必須得到足夠的重視。本文從建設設計單位檔案管理功能出發，對其管理方法的改進策略進行了討論，希望能夠為建筑設計單位的檔案管理提供一些參考。

關鍵詞：建筑設計單位 檔案管理 方法 改進

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）06-00-01

前言

建筑設計單位在經營管理的過程中，會產生大量的圖紙資料、計算資料、勘查數據等檔案文件，其管理工作會對企業自身的發展產生直接影響。為了確保建筑工程的設計效果，實現相應的質量控制目標，應該采用先進的檔案管理方法，配合相應的管理系統來實現對于檔案資料的有效管理。

一、建筑設計單位檔案管理功能

1.使用功能

建筑設計單位在工程項目的規劃建設中，涉及工程量巨大，加上工程建設的復雜性和長期性，為了保證整體質量，很多時候都需要用到其他建設項目的原始數據，針對實際工程資料進行驗證，這樣才能確保設計的可靠性。從這個角度分析，建筑設計單位的檔案資料在使用功能方面，有著較高的參考價值，而且可以實現重復利用。

2.原始記錄功能

建筑設計單位的檔案資料設計的內容有很多，如設計圖紙、設計變更文件、技術說明等，而這些資料通常都會以項目為單位，每一個項目都會涉及大量繁瑣的數據資料，其本身可以說是對項目建設全過程的一種記錄，也是檔案管理的基礎和主要對象。

二、建筑設計單位檔案管理方法和改進

新時期，市場需求的持續增長，使得建筑設計單位原本的檔案管理方法已經逐漸無法滿足實際需求，必須做好相應的改進和創新。以信息技術為支撐，檔案管理工作開始逐漸朝著信息化、服務化和人性化的方向發展，建筑設計單位的檔案管理部門更是應該摒棄傳統管理理念，推動檔案管理的信息化和現代化。建筑設計單位在進行檔案管理的過程中，應該確保所有工程項目和文件管理的統一有序，構建起相應的檔案數據信息化共享平臺，確保用戶可以非常方便地對檔案數據進行檢索和分析，同時建立起能夠對發圖進展進行跟蹤和有效渠道，把握項目進度控制的主動權，在工程項目完成后，應該做好其規范命名，建立起完善的檔案資料庫，對項目中所有的數據資料進行收集和整理^[1]。

1.充分應用現代化信息技術

針對當前檔案管理中存在的問題，為了能夠更快實現檔案管理的信息化和共享化，建筑設計單位應該高度重視檔案管理工作，在條件允許的情況下，做好信息管理系統的優化工作，積極引入現代化信息技術，配合專業的檔案管理人員，盡可能提高檔案資料的管理水平，在單位內部建立現代化檔案管理平臺，在對企業內部資料進行無紙化轉換的同時，以電子簽名代替手工簽名，同時運用掃描技術，將外部紙質資料轉化為電子文檔，存儲到檔案信息網絡管理平臺中，做好資料的歸類整理。對于接收到的重要檔案，可以利用平臺共享給專業人員，提升檔案的利用效率。應該注意，檔案的信息化和共享化必然會伴隨著數據信息的準確性和安全性問題，要求檔案管理人員應該采取先進的技術措施做好防范和處理工作，例如，在需要對數據庫進行訪問時，必須經過單位領導的審核，簽訂好相應的授權文件，開放對應訪問權限后，才能對數據庫中的檔案資料進行查閱或者復制，如果需要對一些保密性文件進行下載，則必須持有具備相關權限批準權的領導簽字的臨時下載權限書，而如果需要對文件資料進行修改或者變更，則應該將其與修改前的數據進行一同保存，形成可供查閱的文檔歷史記錄，確保在數據信息出現錯誤時能夠及時對其進行恢復。

2.創建知識管理服務系統

新的檔案管理模式下，建設設計單位在進行檔案管理的過程中，應該充分關注檔案使用者的現實需求，同時考慮在行業內推廣的需要。信息的收集和檢索過程可以引入知識樹形式，從點線面的層次出發，針對各類設計單位的檔案，運用先進信息技術進行體系化歸類，確保單位管理人員以及設計人員能夠非常方便地獲取數據庫中的信息，推動行業內部知識與信息的交流，同時加強對于單位設計人員專業素質的培訓，以此來實現建筑設計行業的健康發展^[2]。

3.完善檔案管理基礎設施

一是應該對檔案室的位置以及防護結構進行定期檢查和維護工作，對存在的問題及時進行處理，避免其可能對檔案管理造成的影響;二是應該依照現實需求，對檔案密集架進行采購和擺放，做好檔案庫房、閱檔室以及辦公室的合理安排工作，盡可能做到三者分開，實現防塵、防光、防蟲等相關要求;三是應該確保檔案管理制度上墻，對各類檔案進行整理后，做到上架入庫管理。

4.健全檔案管理制度

一是應該針對檔案管理任務，做好相應的分解工作，對每個環節的責任人及相關責任進行明確，制定出切實可行的考評指標，確保在出現問題時不會出現彼此推脫的情況，這樣也能夠提升檔案管理人員的積極性;二是應該對檔案管理的硬件和軟件設施進行完善，制定出更加有效的檔案室管理制度，確保工作人員能夠實現對于檔案的資料的妥善保管，通過定期的檢查與修正來保證檔案的完整性和準確性;三是應該依照《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規則》等相關法律及規范的要求，對歸檔、保管、鑒定、銷毀乃至統計等檔案管理相關的規章制度進行完善，從單位的實際情況出發，制定切實可行的檔案管理辦法，做好不同類別檔案資料的整理工作，以此來保證檔案管理的效果^[3]。

三、結束語

總而言之，信息化時代背景下，檔案管理工作開始朝著信息化的方向發展，管理理念和管理模式也在不斷創新。完善的管理制度和先進的管理技術是保證檔案管理效果的前提，也是建筑設計單位需要重點關注的內容。新時期，建筑行業飛速發展，建筑設計單位也應該順應時代發展潮流，不斷進行創新，在開展檔案管理工作時，應該從檔案管理中存在的問題出發，做好檔案管理方法的改進和創新，及時對問題進行解決，以此來保證檔案管理的效果，為建筑工程的建設提供可供參考的數據信息，在保證其質量的同時，推動建筑行業的健康發展。

參考文獻

[1]康郁杰.信息化時代勘察設計單位檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2018，（12）：153.

[2]劉紅艷.試論如何做好建筑設計單位檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2018，（03）：41.

[3]范國萍.建筑設計單位檔案管理方法及創新[J].辦公室業務，2017，（19）：66-67.