鄉鎮綜合管理背景下的檔案管理規范化分析

滿玉平

摘要：鄉鎮政府檔案管理質量的好壞實際上反映了政府管理水平的高低。科學合理的檔案管理方法，對于提升鄉鎮政府部門的工作效率和工作的準確性具有非常重要的意義，完善的檔案管理制度是鄉鎮政府工作高效率、高質量的重要保障，應采取措施對檔案管理進行規范化處理。

關鍵詞：檔案管理 規范化 存在問題 解決措施

中圖分類號：G271 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009-5349（2019）09-0128-02

鄉鎮政府的檔案管理對于鄉鎮政府的建設有著十分重要的作用，比如說它能夠促進鄉鎮政府工作的開展，能夠促進鄉鎮政府經濟建設和文化建設的發展，從一定程度上反映了這個鄉鎮政府領導班子的治理能力和治理水平。對鄉鎮政府檔案管理進行規范化，將使得它的作用更大限度上得到發揮。如何規范鄉鎮政府檔案管理工作這是一門學問，需要從多個角度進行措施的制定。我國許多鄉鎮政府檔案管理規范化的進程仍然比較慢。下面就我國鄉鎮政府檔案管理規范化的意義，規范化過程中存在的問題以及如何解決這些問題進行具體的闡述。

一、鄉鎮政府檔案管理規范化的意義

（1）有利于鄉鎮政府工作內容的總結。對鄉鎮政府的工作內容進行檔案管理，可以記錄鄉鎮政府的發展歷史，通過這個檔案我們也可以對鄉鎮政府之前的發展過程有一定的了解，新的領導集體可以以此為鑒。在制定一些措施之前可以對本鎮政府的發展狀況有一個大致的了解。與此同時，鄉鎮政府檔案管理中可能記錄著鄉鎮政府領導人員的手稿或者蓋章信件等，對于我們了解鄉鎮歷史以及采取正確的措施治理鄉鎮有著重要的意義。

（2）有利于更好地滿足鄉鎮建設的要求。鄉鎮政府的檔案管理文件中記錄著有關鄉鎮經濟發展和各方面發展的一切有關內容，真實且可靠，它給后期的鄉鎮政府管理工作和鄉鎮經濟建設提供了真實可靠的依據，有利于新農村的建設。另外，對一些具有重要意義的鄉鎮改革措施和進程進行記錄，有利于后輩進行探究，在鄉鎮政府建設中有著更足的信心，為后人探查鄉鎮經濟發展的規律和探討鄉鎮建設規劃提供了一定的可靠依據，有利于實現檔案管理工作的規范化和科學化。

二、我國鄉鎮政府檔案管理規范過程中存在的問題

（1）鄉鎮政府檔案管理工作人員缺乏檔案管理意識。我國目前的鄉鎮地區正處在城鄉一體化建設的關鍵時期，鄉鎮的事情多，任務重，結果鄉鎮領導更多的把精力、時間和金錢投入到鄉鎮的經濟建設之中，這樣就忽略了鄉鎮政府的檔案管理建設，很多鄉鎮領導部門仍然沒有把鄉鎮政府的檔案管理工作納入鄉鎮政府的工作計劃之中，鄉鎮政府檔案管理工作中的設備、場所、管理人員都得不到保障，在這種情況下，鄉鎮政府檔案管理工作成效就可想而知了。

（2）檔案管理的制度不夠健全。鄉鎮政府檔案管理制度的不夠健全往往會導致鄉鎮政府檔案管理工作的不規范，甚至混亂。只有少數鄉鎮按照檔案管理制度之中的相關規定做事，大部分的鄉鎮政府在檔案管理中依然是迷茫和沒有規律可循的。因為缺少制度的約束和指導，許多鄉鎮政府檔案管理工作的過程中會出現人員不到位、責任劃分不夠明確以及追求工作形式化等問題。另外，雖然有的鄉鎮政府制定了檔案管理的相關制度和方案，但是他們并沒有落實相關的制度，使得鄉鎮政府的檔案管理工作得不到正確的開展。

（3）檔案管理工作人員的素質不夠高。檔案管理人員的素質高低在很大程度上影響或者決定著鄉鎮政府檔案管理工作水平和規范化程度的高低。但是，我國許多鄉鎮政府檔案管理工作人員受教育的程度并不是很高，缺乏一定的專業知識，或者出于主觀能動性的原因，責任意識淡薄，從而在檔案管理工作中并沒有做到完全地盡職盡責。對于一些基本的檔案事務不能完全了解，導致檔案管理的效果不是很理想。

（4）過程中的不規范。檔案管理過程中存在的不規范問題會導致鄉鎮政府檔案管理工作整體的不規范，檔案管理工作不規范體現在多個方面，有的檔案管理工作沒有按照相應的步驟和規定進行，因為檔案柜的不統一，導致檔案管理文件的亂放。另外，存在檔案文件和檔案材料混亂、檔案管理不夠規范的問題，這些都會影響鄉鎮政府檔案管理工作的規范程度。

三、鄉鎮政府檔案管理規范化中存在問題的解決措施

（1）提高認識，進一步加強對檔案工作的領導。檔案管理工作要想在規范化進程中取得進展，首先就需要相關領導的重視，各個鄉鎮政府的領導應該加大對檔案管理工作的關注度，強化領導的責任意識，落實責任制。另外，要成立專門的管理檔案部門，提高檔案管理工作的專業化水平。鄉鎮政府之間應該積極開展檔案管理工作的交流會，互相學習，為檔案管理工作者提供一個良好的工作環境。

（2）做好檔案的管理和密保工作。鄉鎮政府的檔案一般包含鄉鎮政府百姓的個人信息，這是個人隱私，原則上是不允許泄露的。因而，鄉鎮政府管理人員必須強化檔案的保密意識，嚴格遵守檔案管理的紀律。首先應該確保檔案的安全性。在進行檔案查閱、摘抄或者復印的時候，必須嚴格按照相關規章制度進行，不能夠將相關檔案帶出檔案室，除了檔案管理人員以外，其他人不得擅自出入檔案管理庫房，當檔案發生遺失或者失泄或者信息泄露的情況時，一定要及時采取措施進行補救，并且認真地對相關人員進行責任的追查，嚴肅處理。

（3）增加投入，完善基礎設施。鄉鎮政府的檔案管理工作中，因為資金的投入不夠，導致基礎設施建設不夠完善。比如說復印機、打印機、掃描儀、檔案柜等基礎設施不夠齊全或者發生了損壞但是并沒有及時進行更換。另外，可能因為建設的重點發生轉移，對于檔案管理工作的重視程度不夠，比如說防火、防盜、防潮等預防工作不到位。

（4）檔案整理方面的注意事項。檔案管理工作應該由專門的工作人員進行組織，在整理過程中還應該有監督人員進行監督和指導。檔案分類應該制定相應的標準，比如說按照時間、項目內容等進行分類和排列。這樣既可以提高檔案整理分類的規范性，又方便了對檔案的查閱，有利于節約時間，提高鄉鎮政府檔案管理的工作效率。

（5）對檔案進行科學合理的管理。檔案管理人員應該科學地對檔案進行分類，檔案庫房除了工作人員以外，其他人禁止進入，加強對檔案庫房和存放檔案的柜架的安全保護工作。定期對庫房的溫度進行檢測，做好檔案室的防火、防潮等工作。除了檔案以外，其他的物品應該堆放在指定的地方，不應該堆放在庫房里面。

（6）嚴格把控檔案的銷毀工作。檔案的銷毀應該由專門的工作人員來負責，對檔案價值進行一個正確的估計和衡量。正確分析和鑒別檔案所具有的歷史價值和現實作用，準確估計其現實價值。在檔案銷毀之前，應該讓鑒定人員對其進行鑒定，提交銷毀報告。另外，對檔案銷毀的過程進行一個嚴格的記錄，對銷毀工作進行一個細致的總結。

（7）檔案發生移交應注意的地方。當檔案管理人員發生職位變動的時候，應該與新加入的檔案管理人員在工作上進行一定的交接，落實檔案管理的具體細節，對交換的檔案進行清點，避免在交接過程中出現不必要的麻煩。如果遇到一些無法核實的檔案，應該查明原因，分清責任。

四、結語

檔案管理在鄉鎮工作中扮演著重要的角色，但是我國許多鄉鎮在檔案管理工作中仍然存在許多問題，導致我國的鄉鎮管理工作并不是特別的規范，因而采取措施加大鄉鎮政府領導對檔案管理工作的重視度和投入度，提高鄉鎮政府檔案管理工作的規范程度十分有必要。

參考文獻：

[1]李艷紅.淺談鄉鎮檔案管理工作中的問題及對策[J].科技風，2017（5）.

[2]趙海靜，劉琳，楊圣俊.新醫改背景下關于醫院檔案管理整改分析[J].經濟研究導刊，2017（34）.

責任編輯：劉健