行政事業(yè)單位庫存材料管理探究

摘要：行政事業(yè)單位的科學(xué)合理的“材料”管理工作，有利于國(guó)家資源的節(jié)約使用，有利于提升單位的辦事效率。在理清當(dāng)前行政事業(yè)單位材料管理問題的基礎(chǔ)上，要深入分析其問題產(chǎn)生背后的原因;強(qiáng)化“材料”的管理工作，要堅(jiān)持“計(jì)劃管理”與“動(dòng)態(tài)管理”相結(jié)合;要對(duì)材料的采購(gòu)、使用及盤點(diǎn)及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)的核算和監(jiān)督;只有真正管好了行政事業(yè)單位的“錢和物”，才能使行政事業(yè)單位服務(wù)人民群眾的水平不斷提升。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;庫存材料;管理

一般來說，很多行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理，重視資金等項(xiàng)目的嚴(yán)格管理，而對(duì)于“材料”的管理，很多單位都喜歡采用簡(jiǎn)單的“以報(bào)列支”的方式管理。這樣雖然可以簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)核算的流程，但特別容易使材料造成流失與浪費(fèi)。所以，加強(qiáng)材料管理，對(duì)行政事業(yè)單位的廉政建設(shè)、科學(xué)管理具有重要的意義。

一、 行政事業(yè)單位材料管理中存在的問題

（一） 單位工作人員對(duì)“材料管理”的意識(shí)不強(qiáng)

我國(guó)的行政事業(yè)單位，對(duì)于物質(zhì)材料等資源，工作人員的潛意識(shí)中總認(rèn)為這是“國(guó)家的”資源，與個(gè)人關(guān)系不大，所以其對(duì)材料的管理意識(shí)不強(qiáng)，沒有認(rèn)識(shí)到材料管理的重要意義，其管理措施往往是形式上或者口頭上的“面子”工程。

（二） 行政事業(yè)單位“材料管理”制度執(zhí)行不力

長(zhǎng)期以來，很多行政事業(yè)單位或者缺乏完善的“材料”管理制度，造成制度“缺位”;或者是有制度，但制度的執(zhí)行不力，制度“形同虛設(shè)”。例如，很多單位存在長(zhǎng)期不盤點(diǎn)、不更新等情況，材料的領(lǐng)用與處置不按規(guī)定程序辦理，后勤部門對(duì)材料的實(shí)際情況搞不清楚，材料隨意處置、隨意浪費(fèi)的情況時(shí)有發(fā)生。

（三） “材料管理”的分散化模式容易造成管理混亂

行政事業(yè)單位里，材料的管理基本上實(shí)行“歸口管理”的原則，把管理任務(wù)落實(shí)給個(gè)人。表面上看，這種制度看起來很科學(xué)有效，各個(gè)責(zé)任部門、責(zé)任人員根據(jù)工作需要，對(duì)材料負(fù)責(zé)保管或使用，并負(fù)責(zé)明細(xì)賬的記錄工作，而材料的總賬則讓財(cái)務(wù)部門統(tǒng)抓統(tǒng)管。這種有責(zé)任人，有職能部門，有財(cái)務(wù)收集匯總的管理模式，看起來井井有條，但實(shí)際上卻因其缺乏一個(gè)綜合協(xié)調(diào)的部門，容易形成散、慢、亂等情況。

二、 行政事業(yè)單位“材料管理”存在問題的原因分析。

（一） 單位的“公益”和“計(jì)劃”性質(zhì)，難以避免浪費(fèi)發(fā)生

與企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)效益不同，行政事業(yè)單位對(duì)材料的管理和使用，并非把追求較高的經(jīng)濟(jì)效益放在首位，他們更多地關(guān)注項(xiàng)目投入的規(guī)模，更加注意“長(zhǎng)遠(yuǎn)的影響與效益”，所以，很多材料的使用其實(shí)是缺乏明確的理由和依據(jù)的。再加之“國(guó)家”作為項(xiàng)目建設(shè)的投資主體，很多行政事業(yè)單位就存在“依賴”思想，一切指望上級(jí)安排。還有一些行政事業(yè)單位，單純?yōu)榱俗非蟆罢?jī)”或者“氣派”，不可避免地導(dǎo)致了材料的浪費(fèi)情況發(fā)生。

（二） “材料”管理機(jī)構(gòu)面臨多頭領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常產(chǎn)生管理沖突

很多行政事業(yè)單位實(shí)行責(zé)任到人、歸口管理的“責(zé)任制”管理原則，很容易造成多頭領(lǐng)導(dǎo)、多頭管理，造成管理的沖突和混亂產(chǎn)生。缺乏一個(gè)真正了解全局情況、能起“協(xié)調(diào)作用”的部門，使材料的流失缺乏監(jiān)管。雖然有很多人在管理“材料”，卻很少有人真正關(guān)心“公家的財(cái)產(chǎn)”。

（三） “材料”具有流動(dòng)性與周轉(zhuǎn)性，容易讓管理失控

與單位的固定資產(chǎn)管理不同，材料管理要面對(duì)其快速的流動(dòng)性與多部門的周轉(zhuǎn)共享使用。快速流轉(zhuǎn)的材料，如果采用事事登記的方法，顯然也不現(xiàn)實(shí)，特別是多部門共享的材料，可能最后就找不到責(zé)任人，材料沒有發(fā)揮它應(yīng)有的作用就悄無聲息地流失了，且追蹤困難。

三、 行政事業(yè)單位加強(qiáng)材料管理的主要對(duì)策。

（一） 堅(jiān)持“計(jì)劃管理”與“動(dòng)態(tài)管理”相結(jié)合，確保管理的高效

一般而言，行政事業(yè)單位的材料主要用于開展公務(wù)活動(dòng)或者業(yè)務(wù)活動(dòng);其種類比較廣泛，通常包括辦公用品、低值易耗品、業(yè)務(wù)工具、燃料、其他材料等。上述的材料基本上都屬于單位價(jià)值比較低的東西，其使用壽命很短，隨著時(shí)間推移，使用次數(shù)的增多，材料很快失去其原有的性態(tài)，價(jià)值快速降低，所以常采用一次性列支的方式記賬。所以，行政事業(yè)單位進(jìn)行材料的采購(gòu)管理時(shí)，一定要堅(jiān)持執(zhí)行計(jì)劃管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合。在制定某個(gè)時(shí)期的材料使用預(yù)算基礎(chǔ)上，對(duì)實(shí)際的耗用情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤，及時(shí)更新材料的需求，配置合理的庫存量，防止材料造成積壓與浪費(fèi)。材料的采購(gòu)，要堅(jiān)持以購(gòu)物發(fā)票為依據(jù)，嚴(yán)格進(jìn)行入庫的品種、規(guī)格及數(shù)量的核查驗(yàn)收;對(duì)那些需要采用專業(yè)技術(shù)進(jìn)行鑒定的有關(guān)材料，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員開展鑒定工作，只有符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，才可以辦理入庫登記。而對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的不合格材料，以及發(fā)現(xiàn)的材料短缺與損耗現(xiàn)象，應(yīng)迅速報(bào)告相關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)查清原因，明確賠償責(zé)任。

（二） 及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，強(qiáng)化會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能

當(dāng)材料采購(gòu)?fù)瓿蓵r(shí)，行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)處理要做到及時(shí)準(zhǔn)確。采購(gòu)的會(huì)計(jì)處理主要通過“材料”賬戶進(jìn)行核算。即借：材料（名稱）;貸：銀行存款等。單位內(nèi)各部門領(lǐng)取使用材料時(shí)，需要先按規(guī)定程序辦理手續(xù)，并經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。月度終了，財(cái)務(wù)部門可根據(jù)材料出庫的“匯總表”，按“先進(jìn)先出法”或者“加權(quán)平均法”計(jì)算出材料的成本，將材料賬戶轉(zhuǎn)到事業(yè)支出。即借：事業(yè)支出（項(xiàng)目名稱）;貸：材料（名稱）。最后，財(cái)務(wù)部門還應(yīng)當(dāng)要求倉庫進(jìn)行材料盤點(diǎn)，對(duì)盤虧或盤盈的材料，應(yīng)查明具體原因，并按照規(guī)定程度報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后，按審核結(jié)果分別會(huì)計(jì)處理。通過對(duì)材料的全程監(jiān)督管理，基本上可以實(shí)時(shí)了解材料的使用情況與效益，提高了工作效率，又能極大減少財(cái)產(chǎn)的無謂損失。

總之，行政事業(yè)單位的科學(xué)合理的“材料”管理工作，有利于國(guó)家資源的節(jié)約使用，有利于提升單位的辦事效率。在理清當(dāng)前行政事業(yè)單位材料管理問題的基礎(chǔ)上，要深入分析其問題產(chǎn)生背后的原因;強(qiáng)化“材料”的管理工作，要堅(jiān)持“計(jì)劃管理”與“動(dòng)態(tài)管理”相結(jié)合;要對(duì)材料的采購(gòu)、使用及盤點(diǎn)及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)的核算和監(jiān)督;只有真正管好了行政事業(yè)單位的“錢和物”，才能使行政事業(yè)單位服務(wù)人民群眾的水平不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：

陳宗釗，貴州省貴陽市，貴州省貴陽市市政工程管理處。