淺談新形勢下如何提升辦公室綜合服務(wù)水平

葛留濤

摘 要 本篇通過對辦公室的現(xiàn)狀進行分析，來找到相應(yīng)的措施進行改善，從而達(dá)到提高辦公室綜合服務(wù)水平的效果。辦公室綜合服務(wù)水平的提高會讓整個辦公室的效率能有所提升，并且提升辦公室工作和管理水平，有利于整個行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)狀分析 辦公室 提高水平

一、辦公室工作的現(xiàn)狀分析

辦公室的主要職責(zé)是進行綜合管理，它的地位十分重要，它的工作效率直接影響了整個工作的開展。但在現(xiàn)實操作過程中，服務(wù)工作還是存在一些問題，一方面，人員應(yīng)付工作的多，而自主服務(wù)的比較少。另一方面，服務(wù)對象有一定的選擇性，對上的服務(wù)優(yōu)于對下的服務(wù)。除此以外，員工隊伍的整體質(zhì)量不高，雖然服務(wù)人員比較多，但是相對專業(yè)的人員比較少。與此同時，辦公室還有調(diào)研情況不真實、服務(wù)類型單一等問題的出現(xiàn)。由于這些問題相對普遍存在，所以辦公室綜合服務(wù)水平相對低下，工作效率也不夠高，影響整體的工作水平。

二、提升綜合服務(wù)水平

（一）轉(zhuǎn)變服務(wù)意識

要想提升綜合服務(wù)水平，首先就要提升自身的服務(wù)意識。服務(wù)意識的轉(zhuǎn)變在一定程度上會使辦公室整體水平有所提升。第一，辦公室需要有創(chuàng)新意識。創(chuàng)新能使辦公室的工作能在原有的服務(wù)基礎(chǔ)上有所改進，這樣更有利于辦公室摒棄舊觀念，接受新思維，有利于辦公室工作的開展。第二，辦公室需要提升自身工作效率的意識。如果辦公室的整體工作都不能做到“今日事今日畢”，那么辦公室的整體服務(wù)水平就很難有所提升。所以辦公室就需要秉持“勿將今日待明日”的觀念，提高工作效率。第三，辦公室還要從大局出發(fā)。大局意識是辦公室最重要的一點。辦公室的主要工作還是服務(wù)于整體，所以不能局部化，管理的每件事都需要辦公室能認(rèn)真對待，服務(wù)于整體，從而使整體的服務(wù)水平有所提高，有利于整體工作的順利進行。

（二）改革服務(wù)機制

要想有一個好的辦公室服務(wù)水平，就需要對原有的服務(wù)機制進行改革和完善。辦公室需要建立一個相對完善的服務(wù)機制，從辦事效率、服務(wù)態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的角度來建立，確保辦公室在服務(wù)工作過程中能夠盡可能受到服務(wù)機制的制約，從而提升辦公室整體工作效率。第一，溝通是辦公室之間最重要的一點，所以要完善部門間的溝通協(xié)調(diào)機制。一方面，辦公室需要協(xié)調(diào)工作之間的關(guān)系，工作有輕重之分，需要辦公室能合理調(diào)整工作的輕重緩急，提高整體服務(wù)工作效率。另一方面，要處理好領(lǐng)導(dǎo)、基層服務(wù)人員、部門之間的關(guān)系。辦公室就相當(dāng)于三者之間的橋梁，它可以將部門、基層服務(wù)情況傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，也可以讓領(lǐng)導(dǎo)能下達(dá)命令、決策等等。除此之外，也可以對工作進程進行實時的監(jiān)督和管理，有利于任務(wù)的順利進行。第二，還需要制定合適的制度。讓任務(wù)能夠合理地分工，每個崗位的工作都能井然有序地進行。制度的存在可以讓每個人員的行為更加規(guī)范，有利于整體服務(wù)工作的有效運行。

（三）確保參謀服務(wù)到位

首先，對工作進行分析研判。從大局的角度來看，在新形勢下需要對辦公室的整體工作進行合理的部署，在一定程度上將資源有效地結(jié)合起來，將信息資源充分利用到工作崗位上去。當(dāng)出現(xiàn)問題時，就需要辦公室能做好收集整合的工作，將工作人員以及群眾的想法和建議都收集起來，進行分析研判從而讓整體的服務(wù)水平在此依據(jù)下能有所改進和提升。除此之外，辦公室主要服務(wù)于大眾，所以其基本信息的提取還是應(yīng)該在人群中進行，這樣總結(jié)出來的結(jié)論就相對比較客觀，有利于辦公室工作的開展。其次，辦公室的綜合服務(wù)水平的提高，還需要我們能主動服務(wù)，加大宣傳力度。為了使宣傳工作能做到位，就需要建立一個相對健全的宣傳機制。從全局的角度先發(fā)制人，主動服務(wù)，從而提高宣傳工作能力，讓其與社會密切關(guān)聯(lián)，讓人們能在良好的宣傳氛圍下更好的工作。宣傳的方式比較多樣化，我們就需要根據(jù)實際情況選擇合適的方式來傳遞正能量，讓辦公室的服務(wù)水平在宣傳的過程中能有所提升，綜合服務(wù)水平的提升對企業(yè)來說無疑是很好地選擇。

（四）強化員工隊伍管理

由于辦公室綜合服務(wù)水平的提升還是取決于人員的服務(wù)水平的提升。因此，擇優(yōu)方面是辦公室選人的重中之重，同時還要有一定的員工隊伍管理。第一，選擇優(yōu)秀人才。先制定相關(guān)的制度，在辦公室進行招聘過程中，將符合條件的人員集中起來進行二次選拔。選拔過后的人員必須有相對較強的素質(zhì)和過硬的本領(lǐng)。第二，對選拔出來的人員進行崗位分配。針對不同崗位的需求和入選人員的性格和能力進行合理的匹配，確保人員不僅能充分發(fā)揮自己的才能，還能查漏補缺，不斷完善自己。第三，制定管理制度。員工的管理工作是十分重要的，首先可以制定一系列的工作制度對員工的行為進行制約，其次，一個好的獎罰制度十分有用，能激勵員工更好地投入到工作崗位上，讓員工能充分展現(xiàn)自己的能力，提供整體服務(wù)水平。最后，進行辦公室員工的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)的方式有很多，比如：講座、比賽等等。這樣不僅讓員工工作的積極性有所增加，還讓辦公室綜合服務(wù)水平有所提升。

三、結(jié)語

辦公室綜合服務(wù)水平的提高對整體可持續(xù)發(fā)展具有重大意義。通過完善服務(wù)機制、加強人員管理、提高服務(wù)意識來讓辦公室的綜合服務(wù)水平有所提高，與此同時，它也使辦公室的管理工作更加井井有條，工作效率越來越高。

（作者單位為國家能源集團寧夏煤業(yè)有限責(zé)任公司煤制油分公司）

參考文獻

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