探討醫院檔案管理問題與信息化建設

黎希文

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）4-089-02

摘 要 隨著信息時代的來臨，在信息技術的依托下，各行各業都獲得了空前的發展空間，為經濟社會的發展和進步奠定了堅實的基礎。尤其在醫院檔案管理中，提升信息化管理程度，不僅能夠提升檔案管理的有效性和真實性，防止信息失真，更能夠為提升醫院服務質量提供動力。因此，檔案管理單位應該認識到當前檔案管理中存在的問題，采取信息化手段提升管理質量，從而幫助醫院提升社會效益。本文主要研究醫院檔案管理中存在的問題和信息化建設策略。

關鍵詞 醫院建設 檔案管理 問題 信息化對策

在醫院檔案管理的過程中，由于資源配置不足，信息化基礎設施不完備以及檔案管理制度存在缺失等問題，嚴重影響了醫院檔案的管理水平，信息失真、不完整的問題層出不窮，不僅嚴重影響了檔案的利用效率也在一定程度上限制了醫院的發展。因此，醫院檔案管理部門應該與時俱進，將信息化技術應用到檔案管理當中，優化管理水平的同時，提升醫院的整體服務質量。

一、醫院檔案信息化管理的基本概況

（一）醫院檔案信息化管理的基本內涵

檔案的信息化管理，大體上分為兩方面的內容，首先是利用信息技術和科學手段，對醫院的各類檔案信息包括人事調度資料、患者的基本信息以及設備儲備等檔案內容進行信息化和集成化的管理，同時由技術人員將這些檔案內容進行編號并進行有序分類，從而提升查詢和檢索效率，為后續的保管和應用奠定基礎。其次是實現信息檔案的物流化管理，從傳統的紙質化管理向信息化管理的方向轉變，創新檔案管理模式的同時，更新管理方法和管理效率。

（二）醫院檔案信息化管理的內容分析

在醫院數據資料信息化管理的過程中，通過網絡計算機、掃描儀的應用，將醫院人事信息、患者資料等存檔，以統一的格式和目錄編排錄入到計算機當中，以備后續的查詢和管理。在推動工作流程化的過程中，可以適當對檔案信息進行編目安排和分類排序，先確定醫院檔案管理的有效機制，再統籌優化檔案管理人員，防止不必要支出造成的麻煩和危機。除此之外，為了促進醫院檔案信息的統一性管理，還應該加強醫院辦公系統的安全性和信息化，設定分級索引，以便用戶能夠第一時間登錄存儲網站進行信息檢索和查詢。

（三）醫院檔案信息化管理的條件

首先，想要提升現代化醫院檔案管理的有效性，醫院管理者應該更新信息化管理理念，積極引進信息化高端檔案管理設備，為信息的獲取和檔案的管理提供優質的平臺條件。其次，要求醫院的局域網絡要發達，不僅能夠滿足信息的傳播，同時還能夠提升檔案的上傳和下載速度，節省時間的同時提升檔案管理效率。最后，請專業技術人員建立合理化的醫院檔案管理資源庫，針對醫院中醫護人員和非醫護人員的分類化需求，建立多種資源搜索機制，從而提升醫院檔案的使用效率。

（四）促進醫院檔案信息化管理的重要性

首先，有利于傳統醫院檔案管理機制的更新。當前，隨著時代的發展和進步，信息化技術逐漸成為人們生產的重要載體。尤其在醫院管理中，無論是醫護人員還是普通民眾，對于檔案信息的獲取需求和依賴逐漸加深，這就要求醫院檔案管理要擺脫傳統紙質化管理向信息化方向轉變，這樣既能提升檔案信息數據的共享率，同時也能及時更新檔案的內容，提升檔案管理的時效性。其次，有利于提升醫院檔案的管理和應用水平。從傳統意義上來講，醫院檔案管理的現代化和信息化程度不高，導致醫院檔案信息的落后，不僅無法為患者提供最先進的救治，甚至也影響了日常服務效率。但是通過信息化技術手段的應用，醫護人員平時學習中可以隨意調取電子檔案信息，為學習提供了極大的幫助，并從根本上優化了醫院檔案的管理水平。最后，有利于優化醫院的服務質量。推動醫院檔案的信息化管理，不僅能夠剔除檔案中陳舊腐朽的信息資源，同時還能在一定程度上將先進的救治手法和醫院管理理念加入到其中，更新了醫院的檔案資源庫，使檔案信息得到了更有效的開發和利用，從而極大地增加了醫院檔案的使用壽命。

二、醫院檔案管理中存在的問題

（一）紙質化管理模式根深蒂固，缺乏專業化檔案管理人才

當前，雖然大部分行業已經逐漸將科學技術融會到日常的加工生產中，為經濟的建設提供了保障。而且醫院在服務上，也將掛號取藥、看病取單等流程上加入了信息化元素，既節省了患者的時間，也提升了救助效率。但是在檔案管理方面，部分醫院依然沿用傳統的人力紙質化管理模式，不僅不向外界開放，而且相關從業人員想要查閱文獻和資料，還需要自己翻找和查閱，嚴重浪費了時間，而且由于人力工作的局限性，還無法保障檔案信息分類完整準確，檔案失真或交叉管理的情況層出不窮，嚴重影響了檔案應用效率。再加上部分醫院并未為檔案管理人員提供信息化的培訓，其工作內容繁多而復雜，而且缺乏一定的理論和實踐支撐，在長期閉塞的情況下對于檔案的管理也缺乏耐心和責任心，檔案管理記錄、檔案丟失以及失真等問題，都成為影響檔案使用效率和醫院管理水平發揮的最根本因素。

（二）檔案管理機制不規范，配套基礎設施嚴重不足

就目前來講，我國醫療行業當中，高端醫療設備的普及程度還不高，而且部分偏遠地區的醫院，連基本的醫護人員都相對匱乏，更談不上醫療設備的更新和普及，醫院檔案信息化管理程度和水平隨各地經濟差異而具有極大的差距。歸根結底是我國還沒有出臺與醫療設備或醫院檔案管理相契合的法律機制，在制度的制定上大多遵循的是普遍的檔案管理方法，與醫院實際的檔案管理和運行效果存在明顯偏差。再加上醫院在日常運行的過程中，除了要進行檔案管理之外，醫療救助和其他各項軟硬件的開發都需要資金資源的支持，以及人力資源的統籌規劃，在這些基礎條件都相對不足的情況下，如果管理層再沒有明確的檔案信息化管理認知，在態度上不予以重視，最終只能導致檔案管理的信息化水平和利用效率不足。

（三）檔案資源管理調配不足，難以進行有效的資源共享

醫院在未實行信息化檔案管理之前，各類檔案的存儲大多密封，屬于機密文件，在未經過上級許可的情況下不可隨意翻閱和查找，防止越權和醫院核心文件的泄露。但是隨著時代的發展和進步，醫院在運行的過程中，檔案管理中的信息資源存儲文件，除了部分機密文件被嚴密存儲之外，還包括醫院的人力資源信息、患者病例或住院信息，甚至一些醫院將學術論文、救助實踐方案和基本養生方法也納入到檔案管理當中，類型豐富的同時，也為檔案管理者增加了工作的難度。雖然也有部分醫院已經認識到檔案信息化管理的重要性，對以上幾類內容進行了分類管理，但是從根本上還是內部開放，未公開一些可供大眾參考的檔案信息，使得一些優質資源無法做到即時共享，既影響了檔案資源的利用效率，同時也不利于醫院樹立良好的社會形象。

三、醫院檔案管理的信息化建設措施

（一）創新檔案管理模式，吸納優質信息化檔案管理人才

在醫院檔案的管理工作中，相關部門應該認識到傳統紙質化管理已經難以滿足現代化醫院的建設需求，需要從實際出發，創新研究管理模式，積極吸納和培養出與時俱進的信息化檔案管理人才。具體來講，提升各環節的信息化管理水平，為檔案信息化管理提供前提。要求醫院網絡互通，檔案管理部門與各個部門的信息相互對接，例如患者在辦理病歷卡的時候，其個人信息資料能夠統一及時地上傳到檔案信息部門，便于后續的信息查找和病例檢索等，以為其提供最及時有效的治療。其次，科學技術的進步，也應該從推動檔案信息化管理出發，更新醫院的檔案信息存儲系統、數據管理平臺以及大數據存儲機制等，為檔案管理信息化水平的提升提供條件。最后，在檔案管理人才優化領域中，一方面要積極吸納剛畢業的信息化管理人才，使其能夠用新思想、新觀念進行檔案管理工作，提升工作效率；另一方面要對以往檔案管理員工進行培訓指導，提升其信息化水平和計算機處理能力，進而提升醫院檔案信息化檔案管理水平。

（二）優化資金資源的投入，完善信息化檔案管理的配套工作

科學技術作為實現醫院檔案信息化管理的重要支撐，必須要強化科學技術的應用，加深資金資源的投入效率，才能提升醫院檔案管理水平，以實現電子化、智能化和系統化的檔案信息管理。在具體的資金資源投入中，首先應該加強資金的投入力度，做好調控和預算管理工作，除了人才、設備引進等撥款之外，相關部門也應該加大對醫院檔案管理的資金支持力度，側重對無紙化檔案管理的引導，為醫院提升服務質量奠定基礎。其次，在配套工作完善的方面，醫院中的各部門應該積極配合檔案管理部門地工作，查閱檔案的過程中要遵守紀律，保證節約查詢的實名制，從而實現醫院檔案管理信息化、一體化辦公。

（三）構建有效的檔案資源管理制度，提升檔案信息的共享效率

任何管理工作的實行，都需要在制度體系下進行。因此，想要提升醫院檔案管理工作的有效性，醫院需要與其他檔案管理部門聯合建立相關的檔案管理機制，包括對電子文檔存儲方法的判定、信息記錄原始憑證的判定以及電子文檔搜集、保密和傳輸管理等機制。同時，針對當前信息化醫院檔案中不同的信息內容，要通過不同的渠道進行封閉管理和公開，其中機密性文件只有在相關部門簽發的情況下才允許傳閱；醫護人員等人力信息和患者信息不能被公開；項目專利、學術論文和救助方法等內容要根據其等級進行不同的公開處理和管理；而針對一些醫院日常的檔案信息和基本養生、自救常識等檔案，可以讓用戶隨時在相關客戶端或官網上查閱搜索，以拉近醫院和群眾之間的距離，提升信息資源的共享效率。

四、結語

推動醫院檔案的信息化管理，不僅能夠提升檔案管理效率，促進信息資源的共享，同時還能在一定程度上優化醫院的服務質量。因此在實際的信息化建設中，檔案管理部門應該更新思想，強化檔案管理的信息化水平，積極引進相關技術和智能化平臺對檔案信息進行歸正和分類，提升檔案信息真實性、有效性和即時性的同時，為醫院服務效率的提升奠定堅實的基礎。

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