學校培訓收支管理優化及信息化建設展望

廖海燕

【摘 要】筆者結合多年的培訓管理經驗，基于學校當前的信息化管理水平，應用自身的財務知識，就所任職學校的培訓收支管理提出一些優化意見，并對未來利用信息化進行培訓收支管理進行了展望。

【關鍵詞】培訓；收支管理；優化；信息化

筆者就職的中等職業學校，系市教育部門主管的公辦中等職業學校，設13個職能科室，專設職業技能開發科負責培訓業務。科室現有工作人員14人，年培訓規模8000人。由于學校地處云南西南邊疆落后地區，信息化水平相對較低，管理上現代信息系統的應用還不普遍，目前實行的還是計算機輔助下的管理工作。筆者作為科室負責人，結合自身的專業財務知識，基于學校目前的信息化水平現狀，就如何優化學校的培訓收支管理進行了一些探索。

一、學校培訓收支管理中存在的問題及分析

1.對培訓收入的跟蹤機制不健全，存在培訓收入漏收的風險。

未建立培訓收入跟蹤管理機制，培訓開展與否？收入到賬與否？全憑科室領導的責任心進行管理，無人監督與復核，一個不小心，很容易造成培訓業務開展了，成本也發生了，但最后卻漏收培訓費的風險。

2.對培訓支出的把控機制不到位，費用支出隨意性較大。

未形成有效的培訓支出控制管理。學校培訓管理中，雖然有費用報銷審批手續，但是，沒有培訓成本預算環節，支出合理不合理，是否有相應的收入進行支撐，審批人員并不掌握，成本預算支出在多少范圍內由哪一級領導審批的程序也不明確，培訓成本支出的隨意性較大。

3.對培訓收入的催收機制不健全，存在長期應收未收款項。

未建立有效的應收款項管理機制。培訓結束后款項回收不及時，款項回收全靠業務科室，沒有形成有效的監督管理機制，存在應收賬款長期掛賬的現象。

4.培訓支出報銷手續繁瑣，支出報銷不及時。

培訓支出主要為耗材、課時、差旅費等支出，實際工作中存在審核、報銷手續過于繁瑣的現象。比如：每報銷一筆支出，需要由科室負責人、財務負責人、科室分管領導、辦公室主任、財務分管領導、單位負責人審批，簽字部門多，相距距離遠，全靠人工紙質審核，審批手續繁瑣。如遇其中某位領導出差，審批工作就得停滯，導致報銷不及時的現象。

二、現有信息化水平下培訓收支管理的優化措施

1.建立標準化流程，規范培訓收支管理。

優化培訓業務流程，建立圍繞培訓承接、教學準備、收入實現、成本支出等全過程的標準化操作流程，在每個環節建立相應的監督、復核機制，實現培訓收支的有效管理。比如：基于目前的信息化水平，利用電子表格有效管理每一期的培訓收支?？剖翌I導按年度登記“培訓收支結賬清單”，分“培訓時間、類別、專業、編號、管理員、參加人數”等記錄每期培訓的基本情況，同時，設計“培訓收入”，“培訓總支出”項目，構建收入與支出相對應的稽核關系，達到有效檢查錯漏的功能。工作中，憑每期培訓管理員提供的、經財務人員簽字認可的“收入到賬表”登記“培訓收入”欄；憑培訓管理員提供的培訓成本預算，費用報銷單總計數，登記“培訓總支出”欄，較好地管控好培訓業務收支這一重要環節?？剖翌I導通過此表格，可了解科室全年培訓收支及到賬情況，還可有效避免收入漏收的情形。

2.建立成本把控機制，明確成本預算審批權限。

實行成本的預算控制，在制作培訓方案時，增加成本預算環節，建立成本預算的審批制度，明確審批權限。當成本支出預算為培訓收入的60%及以下時，由科室領導審批；成本支出預算為培訓收入的95%及以下時，由分管校領導審批；當成本支出預算超過培訓收入的95%時，由學校主要領導審批。培訓管理員按照審批后的成本預算進行培訓支出。預算執行過程中，如若遇特殊情況，需要調整培訓預算的，也要有調整說明，并進行相應的審批手續。實行成本預算管理，能夠做到事前有計劃，執行有監督，可以有效控制成本支出，最大程度保障學校經濟利益。

3.制作“收入到賬表”，確保收入到賬。

根據科室崗位職責，建立風險管控體系，尤其是培訓收支的管理，應當遵循“業務經辦與錢款收取相分離”的原則，實行崗位牽制制度。每期培訓完成，管理員應確保培訓收入的順利到賬，及時編制“收入到賬表”，載明培訓期數、時間、工種、人數、收費標準、培訓費金額等信息，由經辦財務人員簽字確認后，交由科室負責人，科室負責人按順序記載明“存檔編號”，作為“培訓收支結賬清單”中“培訓收入”欄的登記依據，并與“培訓支出”欄形成稽核關系，達到收入與支出互相復核的目的。

4.加強應收款項管理，及時催收培訓收入。

由于各種原則，培訓過程中會存在一部分應收款項，很容易形成壞賬。學校應加強對應收款項的管理，建立應收賬款登記制度，只要是“培訓收支結賬清單”中未記載“收入到賬表”編號的，均為應收款項，應定期進行催收，催收的責任主體為當期培訓管理員。同時，通過“培訓收支結賬清單”中“培訓支出”欄的記載，也可以對培訓收入進行稽核，杜絕培訓收入漏收的情形。

5.嚴格培訓支出的審核與監管。

以經過審核的成本預算為依據，嚴格培訓支出管理。涉及材料物資采購的，應當按照學校采購管理的相關規定，按流程報經采購人員統一購買。學校應有規范的采購合同，建立完善的材料驗收登記制度和出入庫制度，保證采購環節的真實性、規范性，保證材料物資的安全、完整。涉及勞務費用的，應當按照學校課時費發放標準，按核定的課時數量，對照培訓效果評價情況，及時按月發放，培訓管理員要確保培訓課時量的真實性。涉及與外單位合作完成的培訓項目，如向外單位租賃場地、設備等，應與合作單位簽訂協議，明確雙方職權、收入分成、成本分攤等問題，并按規定憑發票給予支付。

6.規范出差審批，管控好差旅費支出。

加強培訓出差費用管理，嚴格控制培訓成本。建立培訓出差的事前審批制度，寫明出差事由、天數，本著力行節約、確保質量的原則，經審核批準后，按規定的標準和支出范圍報賬，不得虛構培訓事由，違規報銷。鑒于學校目前差旅費審批簽字領導過多的現狀，一是要優化出差審批流程，減少審批領導；二是要借助現代化網絡手段，實現出差的網絡審批。

三、培訓收支管理的信息化建設展望

基于學校目前的信息化水平，筆者僅就培訓收支的優化管理進行一些探討，建立一些標準化流程，也是為培訓工作的下一步信息化管理打一些基礎。今后，隨著培訓業務的動態管理及精確化發展需要，我們必然要開發使用信息化水平較高，能夠很好地適應學校需要的培訓管理信息系統，并與學校的財務、教學、資產管理等信息系統較好地結合，建立一個由培訓管理員、科室負責人、校級領導共享的信息平臺，實現集培訓承擔、過程管理、收入確認、成本開支等為一體的現代化信息管理，以不斷提高培訓收支的管理水平和管理效果。

【參考文獻】

[1]李米仁.基于價值創造的中交三航設計院網絡報銷模式應用[J].財務與會計，2018，（13）：51-52.

[2]辜博謙.信息化環境下事業單位收付款流程優化建設[J].財務與會計，2018，（13）：64-65.

[3]楊珊華.加強應收賬款管理的若干實際問題[J].財務與會計，2018，（15）：62.

[4]劉罡.基于內部控制視角下的高校科研經費管理[J].財務與會計，2018，（16）：37-38.