檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

王文新

【摘 要】如今檔案信息化建設正處于突飛猛進的階段，其發展潛力是有目共睹的，但同時，我們也必須清晰地認識到現階段檔案信息化建設中存在的明顯的問題和不足，只有解決好這些問題，才能保證檔案信息化建設的完整性，不斷提高檔案管理的水平。以下就目前檔案管理中存在的一些問題，進行詳細的闡釋，提出關于檔案信息化建設和檔案管理的幾點思考，供相關人員參考。

【關鍵詞】檔案信息化；建設；檔案管理；幾點思考

隨著科技的進步，我國的社會也已經逐漸由工業化時代進入到了信息數據時代。作為信息的載體，檔案中包含很多信息，而傳統的紙質檔案的模式已經逐漸被社會淘汰。為了在信息化時代能夠更好地為生活生產服務，因此我們必須加強檔案信息化建設，采取一定的管理措施，不斷加快我國的檔案信息化建設的腳步。

一、檔案信息化建設的具體內容概述

（一）服務意識

檔案信息化建設首先需要提高檔案管理人員的服務意識。檔案的管理是加速社會文化發展的重要動力，檔案人員需要具備相應的服務意識，才能夠服務于大眾，服務社會。檔案的信息化建設需要在深度和廣度上進行改革，廢除傳統的單一的管理模式，從而滿足檔案管理發展的需要。不斷加強檔案管理人員的專業知識，從理論和實踐方面提高檔案管理人員的素質，激發檔案管理人員的工作動力。

（二）硬件設施

檔案管理的信息化建設首先需要從硬件設施進行改革，硬件設施是檔案管理工作能夠開展的前提要素，如果不能保障硬件設施的質量，檔案管理的質量也會受到影響。檔案管理的硬件設施包括計算機、存儲區域、數據庫、局域網等，這些組成了檔案管理的支撐平臺。

（三）管理水平

檔案信息化建設的關鍵是提高檔案管理水平，檔案管理水平的提升也是信息化建設的重要內容。在科技信息迅猛發展的今天，檔案管理中高新科技出現的越來越多。目前常見的管理模式就是電子化檔案管理，電子化檔案管理模式使得經濟飛速進步，也不斷促進檔案管理邁向更高的階層。除此之外，檔案的管理水平提高還包括對檔案管理內容進行不斷地創新擴展，不斷豐富檔案管理內容，不斷提高檔案管理的管理水平，對社會的進步起到更好的促進作用。

二、檔案管理信息化的運用現狀

（一）管理員綜合素質不高

目前由于一些單位的檔案管理人員對檔案的管理工作未進行深入的了解，導致絕大多數的檔案管理工作還是按照最傳統的方法開展。相比較于專業的檔案管理人員，缺乏先進的理論實踐知識，較少掌握先進的檔案管理方法，未能意識到檔案管理信息化建設的重要性。除此之外，部分檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的熱情，不思進取，不擅于主動學習先進的檔案管理方法。所以，目前的檔案管理人員資質不足。

（二）檔案檢索效率不高

雖然檔案的檢索已經不斷趨向自主化，但目前仍有很多單位還是采用的傳統的信息檢索手段，一般采用效率較低的人工檢索手段。人工檢索不僅效率較低，而且對于經驗豐富的檔案管理人員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然很多單位在原有的檢索方式上不斷進行創新，編制出新的檢索工具，但在效率上還是無法追趕信息化檔案管理模式。

（三）重視程度不夠

隨著互聯網的發展進步，不少單位都已引進檔案信息化管理模式，但是實際的運行效果卻并不是那么理想。最主要的原因是單位的檔案管理人員對檔案信息化管理的重視程度并不高，不能充分認識到檔案管理的便利性和重要性，對于很多檔案未能及時進行歸檔處理，從而導致了信息的遺漏。由于很多單位的檔案管理人員不是善于接受新事物的年輕人，思想模式較為陳舊，對檔案的管理仍然堅持紙質檔，人工操作，不能意識到網絡處理的方便和準確，對檔案的信息化管理起不到促進作用。

（四）檔案管理信息資源缺乏整合與長遠規劃

目前，部分檔案管理部門缺乏長久規劃，缺乏信息資源整合的意識，不具備科學有效的管理辦法，對于檔案的信息化建設還停留在基本的目錄錄入工作，依賴網絡和信息化的保管形式，在最近幾年未能得到實質性的進展。此外，對于檔案的管理信息，未能做到資源整合，導致開發的信息資源未能做到與互聯網數據實時共享，檔案的管理局面呈現出分散的狀態。

三、檔案管理信息化的完善措施

（一）積極壯大檔案信息管理隊伍

檔案信息化管理若要發展壯大，需要優秀的專業團隊和高水平的管理專業人才，因此，我們需要重視檔案信息化管理隊伍人員的選拔、培訓和考核工作，制定科學合理的競爭篩選機制，培養檔案管理人員的責任心和進取心，同時，從專業知識和管理電子文件、檔案等方面加大培訓的力度，提高管理人員的計算機網絡安全意識，不斷提高檔案信息管理的安全性和完整性。

（二）優化管理手段

為確保檔案管理工作能夠順利高效的開展，需要不斷提高對信息的管理手段。主要體現在：其一，健全管理制度。檔案管理制度的制定可以讓管理工作有依有據，避免模糊的管理制度降低了管理效率。健全管理規章制度，有利于提高管理效率。其二，改變管理模式。傳統的管理模式已經逐漸被社會淘汰，不能滿足時代的發展，掌握對已知檔案信息進行管理分類，是目前管理方式的重點。

（三）提高檔案管理技術支持與資金保證

在目前的檔案管理信息化建設階段，對檔案管理的技術和資金保證提出了新的要求。需要不斷完善檔案管理的信息化建設，保證檔案管理的穩定發展。不斷增強檔案管理信息化技術，對檔案管理的訪問權限進行設置，保證檔案管理的安全性。對檔案信息化建設進行資金預算，對建設資金進行科學合理的管理。

（四）提高從業人員的素質

從業人員的素質決定了行業的水準。在進行檔案管理人員的聘用時，需要結合實際工作需要，選擇優秀的綜合性人才。

首先，專業對口性，不了解行業的人看來，檔案管理工作就是簡單的對檔案進行分類整理，登記存檔。但實際上，隨著檔案的信息化建設，從業人員在計算機的能力上有了更多的要求，需要從業者能熟練運用網絡進行檔案的存儲、修改、統計等操作，因此從業者最好具有專業對口性。

其次，適應競爭機制，合適的管理競爭機制能夠激發管理人員工作的積極性，為崗位招募合適的從業人才，健全激勵機制，具備適應競爭機制的能力。

再者，學習能力，隨著時代的進步，行業也處于更新換代的時代，管理人員只有不斷學習，充實自己，才能適應社會的進步，滿足檔案管理人才的需求。因此具備學習能力對行業的檔案管理信息化建設十分重要。

四、結語

總之，隨著對檔案信息化建設的不斷完善，現階段的檔案管理方式更加高效，不僅相對于傳統的檔案管理模式節省了大量的人力、物力，同時也降低了很大經濟成本。雖然目前的檔案信息化管理的運用尚未達到最理想的狀態，但隨著網絡的發展壯大，檔案的信息化管理是不可阻擋的發展趨勢，相較于傳統的手工檢索等方式，檔案的信息化管理會更加安全、高效。

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