試述目前高校檔案管理中的安全隱患分析

孫彬彬

【摘 要】隨著時代的發展和進步，高校檔案管理工作也隨之與時俱進，取得了長足的發展和進步。但在發展的同時，也暴露出了一些高校檔案管理工作中存在的安全隱患和風險，而杜絕高校檔案管理工作中存在的安全隱患，是我們今后長期要做的一項重要而經常性的工作，只有以高度負責的精神，求真務實的態度，勤奮扎實的工作作風，做好高校檔案管理工作，這樣才能取得高校檔案管理工作的可持續的高速發展。

【關鍵詞】檔案管理；安全隱患分析

高校檔案部門是集科學研究和各方面工作利用檔案史料為一體的中心所在。隨著時代的發展和進步，高校檔案管理工作也隨之與時俱進，取得了長足的發展和進步。高校檔案管理工作中的現代化技術和管理模式也不斷進行應用，在很大程度上提高了高校檔案的信息量和使用率，從而最大限度的體現了高校檔案信息的利用價值。但在發展的同時，也暴露出了一些高校檔案管理工作中存在的安全隱患和風險，提醒我們今后一定要提高思想認識，認真做好安全隱患的防范工作。本文從高校檔案管理工作中的幾個安全隱患入手，對此進行一些簡要的分析，拋磚引玉，希望引起高校檔案管理同行的重視，從而能夠切實進一步提高高校檔案管理安全工作水平。

一、高校檔案管理中信息來源的安全隱患

中華人民共和國教育部、國家檔案局2018第27號文《高等學校檔案管理辦法》中對高等學校檔案進行了明確的規定。“辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理 等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”而在現實工作中因為一些別有用心的人或是某些不負責任的檔案管理工作人員麻痹大意，將不真實不可靠的檔案材料歸納進入了高校檔案。還有一些是因為病毒、黑客攻擊、網絡漏洞等造成電子檔案遭到篡改、復制、轉移、泄露，失去了檔案的真實性和合法性。造成這樣的原因往往是因為管理部門不明確、責任不能落實到人、相關監督檢查不到位等原因造成的。應建立健全《高校檔案收集管理辦法》、《高校檔案接收制度》等制度，明確高校檔案誰收集、誰歸檔責任到人，建立完備的責任追查和處罰制度，只要檔案存在一天，責任人就要終身負責，從而保證檔案信息來源的安全。

二、高校檔案管理中檔案保管存在的安全隱患

高校檔案的保管工作，不單是只做好日常各種檔案庫房應有的防護措施等項工作，更重要的是要做到規章制度健全到位、人員負責責任明確、獎懲處罰責任追究、利用方便管理規范。目前許多高校尚不能嚴格做到以上的要求，有的甚至因為種種原因發生了諸如檔案遺失、損毀、甚至有人為搶奪等等安全事故。這就要求高校檔案在保存保管工作中做到以下幾點：

（一）領導重視對檔案工作加大投入

任何單位中的每一項工作，都離不開單位領導的重視和支持。高校檔案保管工作必須得到高校領導的重視和認可，把檔案管理工作列入到各級領導的工作議事日程，要做到統一領導，分級管理，人人負責，責任到人，齊抓共管，在政策、資金、制度、人員等方面給與必要的保證和支持，這是做好高校檔案保管工作的首要條件。

（二）檔案管理的硬件設施必須到位

首先要設立獨立的檔案保管室、檔案查閱室、檔案加工制作室，配備專業的檔案柜、防磁聲像柜等庫房設備，并要配備中央空調、安全監控、自動防火滅火設備、防盜門窗自動報警儀、自動測溫測濕恒溫恒濕儀、燈具配備光線防護、蟲鼠預防藥品、防塵吸塵器、文件消毒柜等都要安裝配備到位。還需配備功能齊全、性能穩定可靠的計算機、打印機、復印機、掃描儀、光盤刻錄機、移動存儲、網絡交換機、路由器和正版的操作系統、辦公殺毒軟件等軟硬件設施設備。

（三）嚴格建立健全規章制度

高校檔案管理工作應不斷改進管理手段和方法，跟上時代進步的步伐，建立健全高校檔案管理人員各崗位職責、工作流程、巡查排查辦法、制定防火防盜措施和應急預案。高校檔案的接收和移出管理，都要做到手續清楚、完整。高校檔案庫房也要建立健全相關的一系列規章制度，如庫房日常操作規范、流程、后期維護保養等規章制度。

（四）打造一支穩定的、高素質高校檔案管理人員隊伍是十分必要。

高校檔案管理工作要在管理人員配備、業務培訓、技能交流等方面給與重點安排，通過激勵和約束機制、崗位培訓和繼續教育等形式，努力打造一支有一定的綜合文化知識和熟練的業務技能的高校檔案管理團隊，這是做好高校檔案管理工作的基本要素和人員保證。作為一名專業檔案人員首先要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，立足本職工作，努力提高自身業務綜合素質，提升檔案工作服務品質，用實實在在的行動和成績，促進高校檔案管理工作發展。

三、注意高校檔案信息化帶來的安全隱患

隨著時代的進步，現代科技的發展也是日新月異，高校檔案管理同樣也必須緊跟時代的步伐，從最初的計算機、打印機、復印機、掃描儀等現代科技產品的不斷普及與應用，到現如今高校檔案管理信息化、網絡化、數字化、云計算、云存儲等新科技的不斷推廣和應用，為高校檔案使用者提供了一個更現代化、更高效、更全面、更專業的信息化服務，使高校檔案管理工作上升到了一個全新的更高的信息化階段。現代科技為高校檔案的發展帶來翻天覆地的變化的同時也帶來以下一些安全隱患：

（一）木馬、病毒帶來的安全隱患

木馬、病毒通過計算機、U盤、移動硬盤、手機、網絡等介質對高校檔案管理工作帶來諸如破壞系統文件和數據、竊取刪除篡改高校檔案文件和信息、消耗存儲內存占用系統資源、植入木馬打開后門傳播病毒、使得計算機、手機、網絡等運行緩慢、停滯、甚至死機，造成高校檔案管理工作的偏差或停滯，給高校檔案管著者帶來一定的心理壓力，造成經濟、時間、精力上的損失。

（二）高校檔案網絡接入威脅帶來的安全隱患

高校檔案網絡接入威脅主要指破壞路由器和交換機、未經授權的訪問、信息竊取、發動APT或DDOS等形式的網絡攻擊、采用病毒傳播蠕蟲分發等方法，造成數據轉發延遲、增大丟包率、大量占用帶寬、核心設備功能下降，從而導致網絡堵塞甚至癱瘓，會導致發生無法正常訪問網絡的現象，進而影響高校檔案管理工作。

（三）高校檔案信息化形成的電子檔案存儲介質期限的安全隱患

高校檔案信息化形成的電子檔案一般通過硬盤、光盤、U盤、移動硬盤和網絡存儲等形式來進行長期保存，這些存儲介質也是有使用期限和壽命的，極容易由于種種原因導致突然損壞，形成電子檔案丟失的風險；電子檔案在也存在著容易被傳輸、被拷貝、被篡改等風險，對電子檔案的真實性構成了極大的風險。

（四）高校檔案管理者認知水平落后帶來的安全漏洞

目前有的高校檔案管理者對于新科技新技術盲目上馬，忽略了對新知識新科技的學習和掌握，缺乏有效的安全防護措施等措施，造成安全漏洞。還有的管理者恐懼新科技新技術，因循守舊，不思進取，阻礙了高校檔案管理工作的發展和進步。這就要求高校檔案管理者要想做好檔案信息化工作，就必須要建立完備的能適應現代科技發展、網絡安全形式變化的安全保障體系，從而形成對高校檔案管理工作進行全生命周期全領域覆蓋的管理模式，以此來保障高校檔案管理信息化過程中軟硬件的安全、網絡的安全、信息系統的安全，從而保證管理工作安全、穩定、正常有序地開展工作。

高校檔案作為高校特殊的寶貴資源，一旦因為種種安全隱患中的一種造成高校檔案的毀損和散失就再也無法挽回、彌補和再生。因此，杜絕高校檔案管理工作中存在的安全隱患是我們今后長期要做的一項重要而經常性的工作，需要持之以恒，只有以高度負責的精神，求真務實的態度，勤奮扎實的工作作風，才能取得高校檔案管理工作可持續的高速發展。