新形勢下檔案管理工作新思路研究

謝雪華

[摘要]隨著我國經濟的快速發展，檔案管理工作的作用在逐漸提升。為了能夠滿足相關單位發展的要求，檔案管理工作任務在逐漸增重，這就需要轉變檔案管理思想，對管理方式不斷的革新，以滿足單位的需求，所以在現代化社會中，要以檔案管理工作中的不足為革新依據，提升檔案管理工作的品質。文章就在現代化社會中檔案管理工作的革新進行探析。

[關鍵詞]檔案管理;開拓;新思路;分析

企業的檔案管理工作對于公司的運行來說是十分重要的，對于工作人員也提出了更高的要求，因為檔案記載了公司的發展進程，所以在檔案管理工作中，必須要以公司的發展為依據，端正檔案管理工作態度，為公司的穩步發展提供堅實的根基。但是在現實的生活中，大多數的公司都沒有認識到檔案管理工作的重要性，所以在其投入的精力比較少。所以，在檔案的實際管理工作中，要充分了解到檔案的作用，以現實情況為依據，規范檔案管理方法，進一步完善檔案管理規章制度。

一、新時代檔案管理工作存在的漏洞

一個企業的全部檔案包括有很多不同門類，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、實物檔案、聲像檔案等，表達方式有文字、聲音、影像、圖表等，是公司上級領導者進行決策的參考依據。檔案管理工作在平時的工作中，作為最基本工作連接了公司的各個部門，對于公司的發展進步發揮著重要的作用。但是，在現代化社會中，檔案管理工作還存在著很多漏洞，使檔案管無法發揮其真正的作用。

（一）檔案管理規制不完善

在現代化社會中，公司為適應信息技術的高速發展，都采用了辦公自動化，比如采用OA辦公系統、ERP系統等各業務系統，而在各系統中自動生成的各種報表、報告、文書等文件未能及時收集歸檔，或是歸檔不規范，公司檔案管理工作對此進行了革新。但是忽視了檔案管理的標準化規范要求，比如，檔案管理人員在整理著錄檔案時，如果公司沒有相關制度要求，那檔案人員錄入時就會十分的隨性，就會造成標題不清晰、責任者不齊全等等問題。又或許因為沒有完善的歸檔范圍表，而導致各業務系統中自動形成的各類報表、報告、總結等未收集歸檔。不注重檔案管理工作中的細節，不完善的檔案管理制度，進而就會產生檔案混亂，有需要的時候不能迅速找到，并增加了檔案安全風險。

（二）檔案管理工作人員的職業素養較低

在現代化社會中，檔案管理部門在面臨機會的同時也面臨著一些難題，檔案管理工作人員沒有認識到檔案管理的作用，沒有注重提升自身的職業素養，工作思想陳舊，對于工作任務總是草草了事，進而時常出現錯誤。就現在的社會狀況來看，檔案管理工作人員只掌握基本的檔案理論知識和專業技能是無法滿足公司發展進步的需要的，各個方面的問題開始踴躍而出，而對于公司自身來講也沒有為員工提供一個能夠提升自身專業素養的機會，很多的檔案管理人員也沒有對檔案管理進行專門的學習，沒有堅實的基本知識和豐富的相關工作經驗，最終無法準確、及時地完成任務。

（三）檔案管理工作品質較低

就現在的檔案管理方法來說，進行人工的搜索、電腦搜索的情況比較多。但是就現實情況來看，人工搜索是最主要的搜索形式，進而這就造成檔案搜索速度慢，并且準確性較低的問題，并且還加重了工作人員的工作負擔，最終導致檔案管理工作品質難以提升。

（四）沒有充分使用檔案資源

在大多數的公司檔案管理工作中，工作人員錯誤地認為做好檔案的搜集、梳理、保存等工作，就是檔案管理工作的主要工作內容，進而忽視了檔案資源的使用，檔案在公司的發展中發揮著重要的作用，因此檔案管理工作部門必須要充分使用資源，使檔案資源在公司的發展中發揮出其實質作用。

二、新時代做好檔案管理工作的策略

（一）對檔案管理工作進行革新，使檔案發揮其實質作用

企業檔案的管理工作，具體包括企業檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、提供利用等。在企業的各項日常工作中，檔案管理工作貫穿其中這都嚴重地影響著公司的未來發展，所以對檔案管理工作進行革新，首先就要完善公司檔案管理的規制，讓所有的檔案都能良好的保護。在現代化社會中，檔案管理工作的創新，主要總結和梳理公司的檔案，然后建立完善檔案管理工作規章制度，如收集、整理、檢索、保密等相應的規范制度，各個公司應積極地創設信息資源的數據庫，進而使檔案管理工作得到革新。

（二）提高檔案管理工作人員的專業素養

為了提高檔案管理工作的品質，就必須提升檔案管理工作人員的專業素養，加強領導，明確檔案管理工作的職責范圍和崗位責任制，提升檔案管理工作人員的工作品質，從而創建一個高效率的檔案管理團隊。假如公司檔案管理過程中出現的調動情況，應該從大體上保障檔案管理工作部門的整體實力進行人員的調動，并且公司還要時常為檔案管理工作人員提供一些學習的機會，比如邀請專業人士來公司演講、舉辦一些培訓活動等，進而使公司的檔案管理工作人員提升自身對檔案管理的了解和認識，使檔案管理工作人員在培訓活動中有所收獲，在工作中能夠端正態度，認真地對待自己的工作，進而最終提升自身的職業素養，提升工作品質，為公司的發展進步貢獻一份力量。

（三）革新檔案管理思維

公司檔案管理的主要目的是存貯企業的歷史記錄，并提供利用服務，使公司能夠更好的發展。所以公司檔案管理工作人員在進行檔案的收集、保存、管理等工作時，要嚴格的履行公司的相關要求，做好保密工作。與此同時，現代企業利益主體的多元化要求企業檔案部門具有更強的信息服務作用。因此，公司在不斷地健全檔案資料的運用工作規制的同時，必須具備向各個利益主體提供真實和豐富的檔案信息的手段和機制，例如采用檔案管理系統進行檔案數據化管理及提供利用，消滅“信息孤島”，實現信息共享。使檔案能夠在公司的發展中發揮著重要的作用，為公司的領導提供決策的依據，促進公司快速進步發展。

結語

總而言之，在現代化社會中，公司必須要重視檔案管理工作，并對檔案管理工作進行革新。但是就現在的公司的運轉情況來看，體現了大多數公司都沒有意識到檔案管理工作的重大作用的問題，再加上我國對于檔案管理工作的鉆研較少，就導致了公司檔案管理工作在革新方面遇到了難題，所以，公司的領導者必須認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作進行革新，全面地考慮問題，進而使檔案管理在公司的運轉中發揮出其真正的作用。