新時代的人事檔案管理信息化建設

丁潔

摘 要：在系統(tǒng)分析人事檔案管理內(nèi)涵與特點的基礎上，結(jié)合信息化時代的發(fā)展訴求和客觀需求，強調(diào)信息化時代的人事檔案管理方式應當更加便捷、內(nèi)容需要更加全面、安全必須更加可靠。 通過總結(jié)傳統(tǒng)人事檔案管理模式在理念、人員和手段等方面的弊端和問題，進一步提出要樹立人事檔案信息化管理理念、培養(yǎng)人事檔案信息化管理人才和搭建人事檔案信息化管理平臺的信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑。

關鍵詞：人事；檔案管理；信息化

1信息化時代加強人事檔案管理的必要性

當前，人類社會已經(jīng)發(fā)展至信息化時代。 信息化時代的人事檔案管理需要融入信息化手段、符合信息化趨勢、彰顯信息化特點。尤其在高效、全面和安全三個方面，亟需構(gòu)建滿足信息化時代要求的管理模式。

1.1 信息化時代的快速高效性要求人事檔案管理方式更加便捷

信息化時代，知識更新間隔極大縮短，對工作效率提出了更高要求。 傳統(tǒng)模式的人事檔案管理已經(jīng)不能適應信息化時代的效率需要，亟需實現(xiàn)更準確、更高效的信息化管理。

1.2信息化時代的數(shù)據(jù)海量性要求人事檔案管理內(nèi)容更加全面

數(shù)據(jù)是信息化時代的第一資源。 對于人事檔案管理而言，既需要進一步豐富和完善傳統(tǒng)模式下的內(nèi)容， 更需要通過信息化手段強化內(nèi)容管理。 信息化時代，無紙化、信息化趨勢將滲透各行各業(yè)各個領域，人事檔案管理工作也不例外。 這不僅有利于節(jié)約從事人事檔案管理的人力物力成本， 也將帶來人事檔案管理的平臺換代和載體革新。 因此，在信息化時代，必須盡快建立能夠支撐和承載內(nèi)容更全面、調(diào)取更快速的人事檔案管理平臺。

1.3 信息化時代的信息滲透性要求人事檔案管理安全更加可靠

信息安全是信息化時代無法回避的熱門話題之一。 在帶來極大便利性的同時，信息的易滲透性使得信息安全問題頻發(fā)，小到用戶個人信息大到國家國防安全， 信息安全必須得到有效保障。 作為人事檔案管理的特點之一，無論時代如何發(fā)展、技術如何進步，隱私機密性將伴隨始終。 因此，信息化的雙刃劍作用不容忽視。 對人事檔案管理而言， 必須加強信息化平臺的安全系數(shù)，確保人事檔案所有者個人信息的安全性、隱私性和保密性。

2信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑

2.1樹立人事檔案信息化管理理念

一方面，要強化管理意識。 要充分意識到人事檔案對個人發(fā)展的重要意義，充分認識到人事檔案需要強化管理。 同時，人事檔案管理是一項專業(yè)化程度高、內(nèi)容復雜、意義重大的服務性工作，真正實現(xiàn)在思想上高度重視，尤其是相關領導干部，要堅決避免將人事檔案管理工作作為安排“邊緣人”的“冷衙門”，切忌成為作風懶散、不求上進工作人員的“安樂窩”。另一方面，要樹立信息化意識。 身處信息化時代，要用信息化的思維看待工作，用信息化的手段開展工作。 對人事檔案管理而言，要樹立信息化意識，用信息化手段推動傳統(tǒng)模式的人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，既要保證人事檔案管理真實有效性、內(nèi)容全面性、隨人流動性、隱私機密性和功能服務性等特點的充分發(fā)揮，實現(xiàn)人事檔案自身的實用價值最大化，也要確保人事檔案管理適應信息化時代快速、便捷、高效、安全的實際需求。

2.2推進企業(yè)人事檔案信息化管理

信息化是新時代社會發(fā)展的必然趨勢，信息化的快速發(fā)展對企業(yè)的人事檔管工作提出了新的要求。企業(yè)單位要實現(xiàn)人事檔管的現(xiàn)代化，必須在人事檔案管理中運用當代科技新成果，提高人事檔管工作效率水平。加大對人事檔案工作的投入，加強對人事檔管人員的業(yè)務培訓，提高其管理能力水平。使企業(yè)人事檔管工作適應社會發(fā)展需求。

2.3搭建人事檔案信息化管理平臺

要加速人事檔案信息化管理平臺建設，充分利用網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫和新媒體搭建動態(tài)的、科學的、全面的、安全的人事檔案管理平臺，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化、自動化和遠程化，這是信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新的根本路徑。 綜合利用互聯(lián)網(wǎng)技術和大數(shù)據(jù)技術，搭建集信息收集、分類、存儲與調(diào)取等傳統(tǒng)功能于一體，并集成雙向互動、實時更新、比對分析、趨勢研判等新型功能的人事檔案信息化管理平臺， 能夠有效降低人力物力財力的使用和浪費，節(jié)約物理空間和時間成本。 更重要的是，信息化的人事檔案管理，將極大提升工作的精準度和效率性，全面提高人事檔案工作的管理水平和服務質(zhì)量，真正實現(xiàn)人事檔案管理工作的價值最大化。

2.4創(chuàng)新的具體路徑

不僅要知道和了解人事檔案管理現(xiàn)如今的發(fā)展意義和現(xiàn)在的情況，而且也要知道創(chuàng)新才是唯一的發(fā)展途徑，只有懂得創(chuàng)新才會有好的發(fā)展，一味地進行索取和模仿不是正確的，只有明確了創(chuàng)新的方向，并且腳踏實地地走過去才能讓人事檔案管理得到創(chuàng)新和進步。對于人事檔案管理的創(chuàng)新，首先就是對于專業(yè)知識不足的管理人員的培訓，他們大都沒受到過專業(yè)的管理培訓，對于文化的分類和電腦的數(shù)據(jù)采集分析等都缺少經(jīng)驗，而且以前使用的人工式人事檔案管理和現(xiàn)在的創(chuàng)新差了很多，只有先培訓好了管理人員，提升他們對于信息化人事管理的操作，才能夠切實地針對人事檔案管理進行創(chuàng)新，而且對于信息的匹配和傳輸保存也是很重要的。使文件的保存變得安全、方便，隨時調(diào)取，不會因為多次的查閱而影響了信息的使用壽命和保存的能力，對于文件的調(diào)取也是很有創(chuàng)新的，從以前的按照具體文件號碼人工查閱變?yōu)榱爽F(xiàn)在的根據(jù)賬號密碼進行關鍵詞、關聯(lián)詞或編號的輸入進行調(diào)取，對于調(diào)取文件來說容易了很多，也使得文件的保存變得簡單。這樣能夠做到信息的互通，讓不同的人能夠了解到企業(yè)發(fā)展的一些非機密性的資料，使企業(yè)文化更加的深入人心，讓更多想要了解企業(yè)文化的員工和應聘者能夠更方便的去了解企業(yè)近年的發(fā)展和對未來的規(guī)劃，如企業(yè)適合什么樣的人群，招聘哪種人才，對于其他有意向的人來說都是有幫助和便捷的。而且，在進行工作的過程中，快捷調(diào)取信息的方式能夠有助于工作的快速進行，節(jié)省了工作時間，不需要一遍一遍地重復文件調(diào)取查閱等問題，搜索后出現(xiàn)電子版可以保留在電腦中隨時查看，若文件丟失，也能及時查取，不會影響整個工作過程。所以為了能夠妥善地保管文件和信息，我們必須盡我們所能去改變現(xiàn)在的形勢，持續(xù)發(fā)展人事檔案管理，使企業(yè)文化深入人心，讓相關人員都能夠明白自己的定位，想要找什么樣的工作，怎樣在企業(yè)持續(xù)發(fā)展自己的能力。不斷地提升自己，完善人事檔案的整理，進一步穩(wěn)固發(fā)揮自己的能力。

結(jié)束語：

只有順應時代的發(fā)展才能夠走在市場經(jīng)濟的最前線，合理利用信息化，在信息化背景下把人事檔案管理工作努力做得更好，只有更好地對人事檔案管理進行創(chuàng)新和改革，才能進一步的對企業(yè)的管理和發(fā)展作出貢獻，對于人員的培訓和人事檔案的整理和保存有些重要的作用，而且如果能夠順應時代的發(fā)展也可以提升我國的經(jīng)濟實力。

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