新時期檔案管理工作探析

劉敏

摘 要：社會在進步科學技術在發展，很多傳統的檔案管理模式已經跟不上時代的步伐，只有不斷的完善現有的管理體系，才會更好的提升檔案管理工作的效率，讓我國一些基層檔案管理局做好自身的本職工作。檔案從它的產生、發展、演變到現在，經歷了一個漫長的歷史過程，是人類記憶的傳承。檔案工作作為保護人類文化遺產的事業，理應得到全社會的重視。 因此，檔案局檔案管理工作與檔案局的發展息息相關。在檔案局檔案管理工作中存在檔案意識薄弱、管理滯后方面的問題，嚴重的影響了我國檔案局檔案管理工作的發展。

關鍵詞：歷史新時期； 檔案管理； 工作策略；

引言

基層檔案局的職能定位現如今我國一些基層檔案管理局對自己的定位并不正確，首先對于檔案管理局而言，其本身的工作性質就是儲存和管理檔案，并且在民眾有需求的時候，還需要對檔案進行查詢等，這些都是基層檔案管理局的主要任務。但是從目前的情況來看，基層檔案管理局都更加傾向于檔案的儲存和管理，并沒有采用創新式的檔案合理化運用，從客觀的角度上來看，基層檔案局并沒有明確自身的方向性，在某些程度上出現了偏離。社會在進步，科學技術在發展，很多傳統的檔案管理模式已經跟不上時代的步伐，只有不斷的完善現有的管理體系，才會更好的提升檔案管理工作的效率，讓我國一些基層檔案管理局做好自身的本職工作。

1檔案局檔案管理制度的開放性

在美國，檔案局檔案資料不僅對本人開放，而且還對個人、企業和被授權的機構開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請，待法院審核批準以后才可以以被授權人的身份進行查閱。并不是對所有人都開放的。美國公民非常重視自己的知情權，他們有權對自己的檔案資料進行查詢，如果發現錯誤的地方，可以提出質疑，可以向主管部門提出核實的請求，如果請求屬實，可以根據錯誤的地方提交一份澄清事實的備忘錄。對于我國來說，任何公民都是有知情權的，我們要合法保障公民的利益，原來模式的封閉性檔案管理顯然已經不適應新形式下的發展，所以我們的檔案管理工作要切實為人民服務，提供相對開放性以供人民查詢。

2基層檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案存儲制度不完善

基層檔案局的主要工作就是對當地區域檔案的收錄和管理，當需要有查詢任務的時候，檔案局可以第一時間找到需要的檔案，但是在實際工作中，檔案局卻存在著存儲制度不完善的情況，造成這一問題的主要原因也是因為其他部門的不配合。例如財務局、工商局、民政局等，這些部門與檔案管理局屬于同級部門，并沒有上下級之間的關系，而這些部門往往更愿意自己管理自己的檔案，并沒有將自身的檔案交由檔案管理局進行管理，對于其他部門來說，自己管理檔案可以方便自己查找，但是這樣一來就會造成檔案管理局內部檔案收錄不全面，失去了本身工作的性質。

2.2人員設置不合理

基層檔案局的檔案管理分為兩大部分，其中一部分是檔案的收錄和管理，而另外一部分是進行檔案查閱。對檔案查閱是檔案局的一個重要部分，也是檔案局對外開放的一個主要窗口。但是有關研究人員發現，很多檔案管理局并沒有對檔案查閱工作給予更多的重視， 在設置檔案查閱工作人員的時候，往往會選擇安排一些返聘人員，有一些返聘人員已經年過五旬，雖然在接待來訪群眾時態度和藹， 但是畢竟年齡較大，只能夠操作一些簡單的方案查閱，對于信息化技術了解甚少， 并不能夠熟練的操控電腦技術。檔案局在日常的工作中并不是每天都有檔案需要查閱，所以負責該崗位的人員經常會出現空崗的情況，這一職業似乎已經成為了兼職，并沒有受到人們的高度重視。

2.3檔案管理施展空間有限

基層檔案管理現已有了初步的規模，但是現如今各個企業和事業單位都在不斷的發展和壯大，檔案管理局已經準備進行一次全新的檔案管理改革，將現有的檔案管理模式進行全新的規劃，這樣做的目的是為了更加方便人們查閱檔案和調取檔案。但是在實際的規劃過程中會遇到很多問題，首先就是人手不足的問題。因為檔案常年積累，其數量巨大，在整理的時候必將會花費大量的時間、人力、物力、資金等，而現如今基層檔案局人員明顯不夠，如果外聘人員，這就會有額外的經費開銷。所以很多基層檔案局雖然想要改善現如今的檔案管理狀況，卻總是因為改革檔案局的現有格局耗時太大，人們總是盡量維持現狀 。

3基層檔案管理工作中問題的改進措施

3.1完善檔案存儲制度

完善檔案存儲制度是非常重要的，對于一些基層檔案管理局來說，在對檔案進行管理的時候存在著一些小問題，有些基層檔案管理局并沒有與其他的部門建立合作聯系，例如檢察院、工商局等，這些部門的有些檔案具有一定的保密性，是無法備份的，而檔案局要想收錄這些檔案就應該采用更加完善的管理制度。為了雙方都能夠實現快捷的存儲和查詢方式，可以建立專門的檔案管理通道，通過互聯網技術實現實時傳輸，這對于提高檔案管理水平具有十分重要的意義和價值。

3.2加強工作人員自身素質的培養

基層檔案管理中工作人員的自身素質是非常重要的，工作人員首先應該具備一定的電腦操作技能，當今各行各業都已經實現了互聯網經濟發展，對于檔案管理局來說，熟練的操作電腦可以實現信息的實時傳輸，為檔案管理的創新式發展具有十分重要的意義。另外工作人員還應該具有一定的敬業精神，尤其是在訪客來查詢檔案的時候， 工作人員應該以和藹可親的服務態度，認真的做好自己的本職工作。

3.3加強各個部門交流和合作，提高檔案

管理的技術和工作效率。要想更好提升基層檔案管理局的工作，人們首先就應該加強各個部門之間的交流和溝通，以往檔案管理局不能夠收錄其他部門的檔案并不是其他部門不愿意合作，而是因為基層檔案管理局缺乏與其他部門的溝通和交流，所以加強各個部門之間溝通是順利合作的一個良好開端。

結束語：

綜上所述，本文主要論述了目前我國基層檔案管理工作中存在的一些問題及對策，通過分析可以發現，基層檔案管理工作在現代化的發展中存在著一些問題， 只有站在宏觀的角度去考慮和分析問題， 并且及時的解決問題，才會更好的促進基層檔案管理工作的開展，做好檔案管理工作，讓檔案管理充分的發揮出自身的價值和重要性。

參考文獻：

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