加強航運企業檔案管理的幾點想法

摘 要：航運檔案管理工作是一項關系到我國航運事業發展的重要基礎性工程，也是為我國經濟發展和社會進步保護完備航運資料的重要途徑。在社會發展的新時期，我國的航運規模也開始不斷拓展，因此航運檔案管理的重要性越發凸顯。下文圍繞著當下企業檔案管理的特點，航運企業檔案管理存在的問題以及加強航運企業檔案管理的具體方法進行探究。

關鍵詞：航運企業；檔案管理；對策

在我國經濟與科技水平不斷提升的時代背景下，國家的航運事業也越發繁榮。而加強航運企業內部的檔案管理，不僅僅能夠直接為企業的檔案查閱以及決策制定提供更為合理有效的參考，提升企業的管理水準以及經濟效益，更能間接促進航運企業的整體發展乃至于整個航運體系的不斷完善。在市場化的經濟背景下，航運企業應關注檔案管理的重要意義，發現檔案管理工作開展中所產生的問題，從而對現有的檔案管理體系進行不斷深化與完善。

1 現代企業檔案管理的特點

1.1 自主性

在市場化的經濟環境中，各個航運企業不再受到政府的統一轄治與管理，因此具有較強的自主性特征。在政府監管舉措尚未推行的情況下，企業也并未嚴格遵循政府所制定的檔案管理要求來開展工作。企業本身就具備極強的自主特性，因此企業內部的檔案管理工作也依據著企業的主體地位具備相應的自主性。在現階段的部分航運企業中，由于領導層面并未那么全面的認知到檔案管理工作開展的重要意義，因此管理體系較為松散，管理效益也不太理想。

1.2 管理模式多元化

我國的航運企業數目眾多，而各企業之間的規模以及技術水準也呈現出較為顯著的差異。在企業實際經營情況各不相同的背景下，企業內部的文化環境以及工作模式也展現出極大的差異。因此各航運企業的檔案管理工作模式依據企業的實際狀況而表現出明顯的個性化特征[1]。對于市場經濟環境下的航運企業而言，脫離統一的管理模式更加利于企業的自主性發展。

1.3 企業建檔動態化

在以往的統一管理體制下，各個航運企業的生產活動都較為穩定，因此企業檔案管理工作的工作內容以及工作目標都基本相同。但在現階段的市場經濟背景下，企業必須依據本身的資源以及運營手段與同行業的其他企業展開激烈競爭。企業管理者需要不斷拓展新的市場空間以擴大產業的規模。在這種情況下，關聯著企業運營狀況的檔案管理工作范圍也開始不斷擴展，而由此呈現出企業建檔的動態化特征。

1.4 信息化

信息技術在生產領域的滲透進程逐步加快，對于航運企業的發展同樣產生著至關重要的作用?，F代企業的運營離不開信息技術的保障，因此傳統的企業檔案管理工作也面臨著變革。檔案信息化建設迫在眉睫。對于現階段的航運企業而言，檔案管理的信息化建設隨著科技水平的發展而呈現出顯著的加速趨勢，并同時向著深度與廣度兩個方面進行延展。這意味著未來的檔案管理工作會變得更加便利且高效。

2 我國航運檔案管理存在的問題

2.1 航運檔案管理缺乏行業標準

雖然現階段的航運企業檔案管理工作隨著國家經濟的繁榮以及科學技術的進步而呈現出較為良好的發展態勢，并較之過去取得了較多的成效，但仍然存在著一些不容忽視的問題。對于不同的航運企業而言，檔案管理工作的重要性也各不相同，部分企業管理者對檔案管理存在著錯誤的認知，因此并未在企業內部構建起一套科學、有序、完善的檔案管理系統。這種情況直接導致企業的檔案管理工作效率低下，檔案管理無法提供符合企業發展需求的檔案參考與查證服務，無法為企業決策提供有效的決策依據，從而在一定程度上制約著航運企業檔案管理的規范化建設。

2.2 航運檔案管理信息化程度較低

即使我國現階段的檔案管理信息化建設已經隨著互聯網信息技術的發展而經過了長達十余年的發展時期，并取得了一定的成效。但目前的大量航運企業對于信息化管理的理解還停留在較為初步的階段，即僅僅是將檔案內容的信息輸入到計算機中，以數據的形式來進行整合、保存以及管理[2]。其智能化水準還需要提升。此外，另一部分航運企業并不關注檔案管理工作的開展，因此在資金撥款以及人員設置方面都無法滿足檔案管理的基本需求，企業內部諸如打印機、掃描儀等硬件設施以及檔案管理的相關軟件運用上都不夠到位，極大地限制了檔案管理工作的順利推進。也由此阻礙了我國航運檔案的管理、開發和利用。

2.3 航運檔案管理人員素質參差不齊

我國現階段的航運檔案管理人員質量參差不齊，整體素質水平還較需提高，不能完全適應社會發展的新形勢下對于檔案管理工作開展的標準需求。市場經濟環境中的激烈競爭對于檔案管理提出了更高的要求。但部分企業甚至并未配置專門的檔案管理人員，僅僅是聘請一些兼職人員來處理業務，導致工作時間過于分散，無法進行有效的檔案管理。而一部分專職的檔案管理人員工作態度較為消極，專業素質較低，欠缺對于新知識、新理論的學習意識以及鉆研精神，從而導致自身的業務水平完全無法滿足當下航運企業的發展需求。

3 加強我國航運企業檔案管理的舉措

3.1 創新航運檔案管理工作理念

黨的十八大強調必須“維護國家海洋權益、建設海洋強國”。這意味著我國將海洋戰略提升到了國家戰略的高度。因此航運企業的檔案管理建設也需要以“建設海洋強國”為核心來進行推進。對此，我國的航運企業檔案管理工作必須以促進經濟社會發展為最終目標，并將自身的工作內容與服務海洋強國戰略，服務經濟發展有機融合在一起。傳統的航運企業檔案管理的目標僅僅是對檔案的保管、整理以及為企業決策提供相應的數據參考。而新時期的檔案管理工作擁有了更高的工作標準。檔案管理從業者需要對自己的工作價值進行深入挖掘，并將檔案管理工作作為服務航運事業發展、服務建設海洋強國的基礎性工作。這樣，我國的檔案管理工作質量才能得以有效提升，并為航運建設提供更具價值的信息。

3.2 加強航運檔案管理領導組織體系

為了保障航運企業檔案管理工作的順利推進，航運企業的領導層必須正確認知到檔案管理的重要意義，并將“圍繞中心、服務大局”作為檔案管理的重中之重。對于企業航運檔案管理的意識需要從上至下進行推進。企業領導者需要建立健全完善的航運工作機制，并構建出明確的責任體系，使得企業內部的不同層次的人員都能夠直接或者間接地對檔案管理工作進行負責。對此，檔案管理人員需要具體負責具體管理事務，而分管領導對檔案管理人員進行監管。在檔案管理工作開展過程中，檔案管理部門需要協調各部門配合檔案整理工作，然后由企業主要領導擔負總責。此外，檔案管理的工作流程也需要不斷完善，以使得航運企業檔案的收集、存儲、分析、整合、立卷、歸檔以及借閱步入更加規范化的軌道。

3.3 建立統一的檔案管理部門

為了強化航運企業內部檔案的資源整理以及利用，就必須建立統一的檔案管理部門。各大航運企業需要根據自身發展運營的實際狀況來進行檔案管理部門的規劃。在規模較大的航運企業內，可以將各個分散的檔案部門單獨統合為一個整體，來實施統一管理。這種整合方式不僅能夠促使檔案管理工作的高效推進，也為企業的發展運營節省了一定的資金。此外，大型航運企業內分公司的檔案管理水平高低不同，而在標準統一的管理體系的整合下，分公司的工作壓力以及人力成本也都能有效減輕。統一進行檔案管理豐富了檔案內容以及類型，也實現了檔案資源的高效整合，并更加利于檔案的查閱以及運用。

3.4 建設與企業規模相適應的檔案管理系統

為了滿足航運企業的實際發展需求，并推進檔案管理的信息化建設，企業內部在制定管理舉措時需要結合自身的經濟規模、業務規模、組織結構等等因素來選定合理的系統建設方案。而系統建設主要涵蓋著以下兩種模式：

第一個，分布式系統建設。在分布式系統建設中，總公司來集中部署一套檔案管理系統，并在內網中完善總部檔案的數據管理。而下屬一級的分公司則獨立部署本公司的檔案系統，兩個系統各不干涉。另外，總部還需另設一個集中檔案目錄中心，并通過 Web Service 接口或數據導入整合資源，以為航運企業提供綜合性的借閱查找服務[3]。

第二個，集中式管理系統建設。企業總部采取的是“物理集中、邏輯分離”的數據存儲方法，部署一套多全宗的管理系統，而其下屬公司不需要再設置部署系統，可直接在專網中登陸，查看并管理本公司的檔案。而如果相關部門或者個人所需查閱的檔案超過了現有的使用權限，則需要通過總部的審批?？偣疽约胺止镜乃匈Y料都被錄入到一個系統之中，檔案可以在同一系統中進行共享。

3.5 強化航運企業檔案管理設施建設

檔案管理的設施建設質量能夠直接影響到檔案管理工作開展的質量。為此，各大航運企業必須重視檔案管理設施建設的價值，并進行一定的資金投入，以使得檔案管理設施能夠充分滿足新時期檔案管理工作進行的需求，并為相關從業人員提供良好的工作條件。基于此，航運企業必須配置最新的掃描儀、刻錄機、移動硬盤等等硬件設施，并深化與軟件開發企業的合作，以共同開發出具有實用價值的檔案信息管理軟件。另外，航運企業還應不斷引入最新的大數據信息處理系統，以推動檔案管理工作的信息化建設。

3.6 紙質檔案數字化

在互聯網技術還未應用于檔案信息管理工作中時，企業的檔案信息最早是以紙質的形式流傳下來的，因此對于那些傳統的紙質檔案，企業需要及時進行數字化處理。紙質檔案的數字化轉變能夠使得其脫離實地查閱的限制，更加便于相關人員對于檔案內容的閱覽以及使用，從而提升資料參考、查證以及管理的效率，并為企業決策提供更為有效的依據。在檔案數字化進程中，檔案管理人員需要根據企業的實際需求來優先整合那些“重點檔案、特色檔案、珍貴檔案以及利用率較高的檔案”，從而有效發揮出檔案數字化工作的價值，并提升信息的利用效益。

3.7 檔案服務品牌意識建設

品牌建設是企業發展的動力。但大部分航運企業僅僅注重外部的品牌建設，卻忽略了內部檔案服務品牌的建立。而促進檔案服務品牌的發展可以從以下幾個方面來著手。

首先是服務理念。檔案管理工作的服務對象是企業的內部管理者或者員工，因此檔案服務體系構建也應該面向企業內部的各個部門，以促進企業的發展，提升企業運營的經濟效益為根本目標來提供檔案信息服務。

其次是服務設施。檔案庫房的硬件設施必須嚴格按照國家標準進行建設，以保障檔案信息的安全存儲。

最后是專業人員。企業必須將“人才興檔”作為核心的發展理念，從而打造出一支具備較高職業素養與業務能力的專業團隊。企業人力資源管理部門需要在招聘環節就嚴格把關，以招入符合檔案管理工作開展需求的專業人才。而針對于在崗人員，企業需要定期開展崗位培訓，以將行業內最為前沿的管理理念以及管理技術傳授給員工。此外，航運企業還應在日常工作中滲透企業的文化理念，并明確獎懲制度，以激發出員工工作的主觀能動意識以及對于自身所處崗位的熱愛。檔案管理工作者同時還應具備責任意識以及良好的職業道德，以推動檔案管理工作的有序、有效運行。

4 結語

加強航運檔案管理，是推動我國航運事業發展，建設海洋強國的基礎性工作。在航運事業范圍不斷拓展的過程中，檔案管理工作的重要性也越發凸顯。這要求著航運企業正確認知到檔案管理的關鍵意義，并構建出合理完善的檔案管理系統，打造出專業的檔案管理團隊，以推動檔案管理工作的不斷發展。

參考文獻

[1]韓怡.新時期創新我國航運檔案管理路徑探析[J].東方企業文化，2014（03）：272.

[2]萬霞.提高航運企業檔案管理水平芻議[N].中國遠洋海運報，2016-06-03（B01）.

[3]楊潔文.航運企業檔案管理實例分析[J].航海，2014（05）：32-33+65.

作者簡介

段鵬飛（1980-），男，漢族，內蒙古，大學本科，神華中海航運有限公司，檔案管理及信息化。