關于對事業單位檔案工作中的人性化管理方法的探究

周野

摘 要：本文基于人性化管理的角度，分析事業單位檔案管理工作的主要問題，圍繞著人性化檔案管理工作的主要特色，總結事業單位檔案管理人性化改革的基本措施，從而全面提高事業單位檔案管理的質量水平。

關鍵詞：事業單位；人性化；檔案管理

新時期事業單位檔案管理人性化管理應當檔案管理人員開展檔案管理的現實需要出發，著力構建完善的檔案管理體系，創新檔案管理工作方式方法。

1 事業單位檔案人性化管理的主要問題

1）人員素質不足的問題。當前事業單位的檔案管理人員的素質理念有待提高，從事檔案管理人員的數量較少，現有檔案管理人員的工作壓力較大，檔案管理工作的負擔日益沉重。不少事業單位檔案管理人員不具備信息化的檔案管理意識和操作能力，傳統的檔案管理方式制約了檔案管理工作的科學性和有效性。還要從檔案管理人員現實需要出發，采用人性化的檔案管理制度。

2）硬件設施條件不過關。當前事業單位還缺乏人性化檔案管理環境。現有的檔案管理制度主要針對檔案運行需要設置，沒能考慮檔案管理人員的工作壓力，檔案管理制度與檔案管理現實工作不符。現有檔案管理硬件智能化、標準化與信息化水平不過關，傳統的檔案管理設備難以有效發揮檔案管理人員作用。檔案管理人員的工作環境長期得不到改善，影響檔案管理工作質量。

2 事業單位檔案人性化管理的主要特點

1）處理問題人性化。事業單位檔案管理人性化應當做到處理問題人性化，強調構建完善的檔案管理運營體系，在明確具體的檔案管理職責崗位的基礎上形成有效的資源互動機制。首先，協調好檔案管理人員關系，明確檔案管理的職責分工，按照人性化的理念合理的分配檔案管理任務，適當的減輕一線檔案管理人員的壓力。其次，構建良好的檔案資源的傳遞運轉機制，提高檔案管理的標準化水平，在有效的人際溝通環境下促進檔案事業的和諧運行。第三，抱著理解職工的態度加強檔案管理工作，建立有效的意見反饋機制，及時了解一線檔案管理的矛盾，著力在相互協作的機制下促進檔案管理工作的不斷改進，在體諒包容下提高檔案管理工作質量。

2）修訂檔案管理理念。當前還要加大檔案管理理念的修訂力度，對檔案管理的職責與獎懲機制盡量做人性化的處理，做到在不違反原則的情況下對檔案管理的具體工作進行人性化處理，充分的考慮一線檔案管理人員的工作情緒與工作壓力。圍繞著盡可能的提供優質的服務確定檔案管理工作改進的時間步驟，切忌檔案管理制度一次性的根本變革，圍繞著檔案管理事業發展需要進行循序漸進的改進。適當的對檔案管理人員進行管理理念、技術方法、操作標準的培訓，給檔案管理人員培交流、學習和研究的空間，促進檔案管理人員的專業技能持續發展，達到促進檔案管理改革的目標。

3）倡導全員檔案管理。新時期事業單位的信息交換量顯著提升，紙制時代只收集基礎信息的檔案管理方式已經不適應時代的需要。在大數據、云存儲與網絡化的辦公環境下樹立全員參與檔案管理的理念，強調在多種數據類型和多渠道信息來源的環境下建立新型檔案管理機制。首先，應當充分的信任基層職工，在必要的檔案管理宣傳機制下，構建自下而上的檔案管理機制，發揮所有員工檔案管理的中的作用。其次，構建檔案管理的人文環境，靈活配置檔案管理人員，形成完善的檔案管理工作團隊，以團體性的方式帶動個體檔案管理的積極性。第三，講求檔案管理的彈性時間，消除以往檔案集中時段管理的弊端，構建綜合性檔案運行體系。

3 事業單位檔案人性化管理的改進建議

1）融入人性化管理理念。事業單位檔案管理工作的重點不僅在于提高管理效率，保證檔案資源的安全性，提高檔案資源的整體質量，還要減輕檔案管理工作的壓力負擔，進一步滿足社會公益事件的檔案使用需要，實現人性化的檔案資源的充分供給。首先，應當轉變傳統的以檔案為核心的檔案管理理念，強調在檔案管理的過程中融入服務“人”的理念，注重提高檔案管理工作的服務意識，強調最大限度的發揮現有事業單位檔案資源的使用價值。在檔案管理的過程中應當要求檔案管理人員圍繞檔案使用的需要不斷挖掘服務潛能。例如，圍繞事業單位的重大項目和人們群眾的檔案使用需要進行專門供給。檔案管理應當與上級檔案部門保持密切的溝通關系，將專業性強、技術含量高、有長久保存價值檔案向上級檔案部門匯總。還要注重以人性化優化檔案管理制度，分攤檔案管理工作壓力，在層層責任制的基礎上打下檔案管理基礎，提高檔案工作的科學性。

2）創新檔案管理的方式。提高事業單位檔案管理人性化水平，關鍵在于對檔案管理人員與使用者進行有效的解放，消除以放傳統的事業單位檔案管理方式帶來的繁瑣、無序、耗時、低質與益損弊端。首先，應當以標準化、簡單化、科學化的方式設置完善的檔案管理體系，注重將繁雜的在檔案信息在科學化的檔案管理標準引導下進行有序分類，進一步為后序檔案資源的使用提供必要的保障。其次，注重在信息化的條件下開發專業的檔案管理系統，基于有效的檔案管理系統進行檔案資源的有效匯總和檔案共享。第三，還要開發優化的檔案管理平臺，加強信息化檔案管理設備的配置工作，運用線上線下互動的模式開展檔案管理，提高檔案的運轉效率。第四，還要建立全員參與檔案管理的模式，發揮基層單位和所有人員的檔案管理配合作用，消除檔案管理的神秘感，更好的促進事業單位職工投入檔案管理，發揮檔案的社會公益事業的服務使用價值。

3）優化檔案管理的環境。提高檔案管理工作的科學性，解決檔案管理的現實問題，進一步降低檔案管理工作成本，還要優化檔案管理環境，在符合人的使用需要的環境下開展檔案工作，基于良好的檔案工作環境激發檔案管理人員的工作積極，促進事業人員與群眾在良好的信息傳遞環境下更好的應用檔案。首先，應當改造事業單位的檔案傳遞機制，全面加強以互聯網硬件設施為基礎的環境建設工作，注重在開發優質檔案管理系統的基礎上保證檔案資源的快速、實時、準確傳遞。其次，還要為檔案資源的長遠保存創造良好的環境，注重改造和加強檔案管理設施設備的投入工作，按照科學的檔案管理工作計劃，有效制定檔案管理工作的預算。第三，營造良好的檔案工作氛圍，使員工在愉悅和諧的氛圍下開展檔案管理工作，進一步改善外部環境，營造人性化的檔案管理工作氛圍，增強人性化檔案管理工作設施，為檔案管理工作提供良好的人文環境。

4）完善人性化管理制度。事業單位檔案管理工作的順利開展，保證事業單位檔案管理工作長久穩定的高質量進行下去，還要建立人性化檔案管理制度，消除檔案管理制度不符合實際操作需要的弊端。首先，消除檔案管理條例中不符合實情的部分，對檔案管理條例進行人性化審視，在尊重與關心檔案管理人員的基礎上設置科學的檔案管理工作標準，具體的檔案管理績效衡量方法，切實肯定檔案管理人員的工作價值，鼓勵檔案管理人員的工作創新性。其次，還要優化檔案資源的使用制度，進一步減少不必要的安全限制因素，真正為檔案使用者提供便捷的服務，在簡化檔案使用手續的同時，還要加強檔案應用技術培訓，提高檔案使用人同的安全責任意識。第三，能夠根據時代發展變遷不斷的進行檔案管理制度的修訂，注重提高檔案管理人員學習主動性，賦予檔案管理人員一定的修改檔案管理制度的權限，在良好的議事協商和工作創新性制度下，提高檔案管理人員的主人翁意識，達到高質量的實現人性化檔案管理目標。

4 結論

做好事業單位檔案管理的人性化管理工作，還要從檔案資源的實際應用需要出發，完善檔案管理工作體系，創新事業單位檔案管理工作方法，鞏固檔案管理工作基礎條件，圍繞著個性化檔案使用需要建立人性化檔案管理工作制度，實現創新性、標準化、規范化的檔案管理。

參考文獻

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