淺議對(duì)人事檔案及其發(fā)展趨勢(shì)的認(rèn)識(shí)

金劍琳

人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)（或人力資源管理）部門在人事管理活動(dòng)中形成的，歸國(guó)家所有的，記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤績(jī)和工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的真實(shí)記錄。

人事檔案是檔案管理工作的重要組成部分，自古至今人事檔案在選拔人才上發(fā)揮著重要的作用。主要是確定和澄清有關(guān)個(gè)人的記錄和證據(jù)，用以組織培養(yǎng)、選拔、考察和使用人員的文件材料。隨著我國(guó)人事制度改革的不斷深入，對(duì)人才管理重要性的認(rèn)知有所增加，作為人力資源工作的重要部分，人事檔案管理受到的關(guān)注度和研究也越來(lái)越多，如何管好人事檔案，把人事工作做好，以滿足當(dāng)前國(guó)內(nèi)的新環(huán)境，變得尤為重要。目前我國(guó)的人事檔案管理模式中暴露出了很多問(wèn)題，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的需要，迫切的需要去解決和完善，本文從我國(guó)人事檔案研究現(xiàn)狀出發(fā)，揭示了當(dāng)前人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，同時(shí)對(duì)人事檔案的發(fā)展趨勢(shì)提出了個(gè)人見(jiàn)解。

1 人事檔案的管理現(xiàn)狀

雖然經(jīng)過(guò)了很多年的努力和經(jīng)驗(yàn)積累，但現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理還存在著不足之處需要不斷改革和完善。

現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理中檔案內(nèi)容空洞而不細(xì)致，很多人事檔案千篇一律，無(wú)法落到實(shí)處且管理方式比較陳舊，管理效率低下，不能符合當(dāng)代社會(huì)的需要，此外改革也不深入，為人事檔案管理發(fā)展埋下病根。

我國(guó)現(xiàn)階段人事檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏獨(dú)立性，一般由政府統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一安排和統(tǒng)一使用，嚴(yán)重阻礙了人事工作的效率和能動(dòng)性，不適合當(dāng)代國(guó)情的需要。

2 人事檔案管理存在的問(wèn)題

領(lǐng)導(dǎo)普遍對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為人事檔案管理就是單純的保管工作，只要不泄密，不丟失，能應(yīng)付查檔和外調(diào)等工作即可，因此，對(duì)檔案管理工作關(guān)注度較少，對(duì)管理人員的關(guān)心度也不夠，對(duì)檔案室的設(shè)施建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案室建設(shè)既不標(biāo)準(zhǔn)也不規(guī)范，有的單位甚至沒(méi)有專門的檔案室和專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題得不到及時(shí)解決，單位檔案工作也不能良性發(fā)展。

因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的不重視，使檔案管理人員的入職門檻較低，管理人員的管理水平達(dá)不到要求，管理手段落后。現(xiàn)階段多數(shù)檔案管理人員是兼職人員，人事檔案工作換人頻繁，多為新人參與人事檔案管理工作，且單位沒(méi)有組織專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)檔案的重要性和檔案管理要求、業(yè)務(wù)都不是很了解，直接影響了檔案的安全和完整；另一方面，正是由于對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求不高，是檔案工作得不到很好的實(shí)施，檔案內(nèi)容收集不夠完整，很多檔案在形式上和內(nèi)容上千篇一律，不能反應(yīng)個(gè)人的真是信息，且對(duì)人事檔案的整理和歸檔也不按規(guī)定進(jìn)行，影響了檔案的質(zhì)量和作用。

實(shí)行人事代理制度后，員工的人事檔案存放在人事代理機(jī)構(gòu)，人當(dāng)分離現(xiàn)象嚴(yán)重，而用人單位每年都會(huì)產(chǎn)生大量的考核表、職稱評(píng)審表、工資表等歸檔材料，這些材料應(yīng)該由用人單位人事管理人員完成，再交由人事代理機(jī)構(gòu)，過(guò)程十分繁瑣，浪費(fèi)了人事檔案管理人員大量的時(shí)間，嚴(yán)重影響了工作效率；此外人事代理機(jī)構(gòu)和用人單位職責(zé)不清楚，對(duì)大量的檔案管理工作互相推諉，出現(xiàn)問(wèn)題后互相指責(zé)，不利于人事檔案管理工作的運(yùn)行。

人事檔案內(nèi)容單一、陳舊，且檔案存檔不合規(guī)定，目前各單位的人事檔案普遍存在政治性材料多而反應(yīng)職工業(yè)績(jī)和歷史性材料較少，很多老職工還存在著檔案不真實(shí)，前后矛盾等問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)麻煩；此外，在檔案歸檔時(shí)，檔案的用紙、書寫、折疊、粘貼等方面不合規(guī)定，使檔案在長(zhǎng)時(shí)間保存后出現(xiàn)掉色、字跡擴(kuò)散等問(wèn)題，不利于檔案長(zhǎng)期保持。

人事檔案管理的科技含量較低，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)手段的日新月異，盡管計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在人事檔案管理中得到應(yīng)用，人事檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)比較普遍，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)在不斷提高，一些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有得到充分發(fā)揮，計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的還不是很廣泛，從一定程度上影響了人事檔案管理的效率，容易造成資源的不合理浪費(fèi)。

3 人事檔案的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，舊的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足發(fā)展要求，人事檔案管理改革勢(shì)在必行，人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1）人事檔案信息化管理的不斷發(fā)展。我國(guó)人事檔案信息化管理存在諸多弊端，未來(lái)的發(fā)展必須抓住信息化管理這一方針，從檔案收集、歸檔和利用等均改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式，實(shí)行電子化運(yùn)行，統(tǒng)籌規(guī)劃，清楚自身存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，建立全面的信息化管理系統(tǒng)，人事檔案管理的信息化裝備水平一定會(huì)越來(lái)越高，這也是人事檔案管理發(fā)展的不懈目標(biāo)。

2）人事檔案管理“三化”發(fā)展，即規(guī)范化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是人事檔案管理信息化發(fā)展的必由之路，是進(jìn)一步發(fā)展檔案管理數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)等的核心問(wèn)題；規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，目的是要改變現(xiàn)有檔案書寫管理不規(guī)范、裝訂不整齊、用料不統(tǒng)一等問(wèn)題，這需要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)約束；標(biāo)準(zhǔn)化是加強(qiáng)人事檔案現(xiàn)代化的必要環(huán)節(jié)，這主要體現(xiàn)在載體標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和格式標(biāo)準(zhǔn)等方面，形成人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

3）“互聯(lián)網(wǎng) +”的六大特征是跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、重塑結(jié)構(gòu)、尊重人性、開(kāi)放生態(tài)、連接一切，其面對(duì)的是一個(gè)更加開(kāi)放、多元、鼓勵(lì)創(chuàng)新、以人為本的世界，將“互聯(lián)網(wǎng)”與“人事檔案”相加，邁入高度整合的數(shù)據(jù)化，促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案”更好的結(jié)合。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是人力資源管理中的一項(xiàng)重要的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，我國(guó)人事檔案管理還存在著很多問(wèn)題和弊端，現(xiàn)有的人事檔案管理方式其深度和廣度都難以滿足社會(huì)的需要。本文針對(duì)一些典型問(wèn)題提出了一些有效的解決措施，對(duì)我國(guó)人事檔案管理目標(biāo)、改革方向進(jìn)行了詳細(xì)的分析，為做好人事檔案工作提供了方式方法。只有不斷摸索和改進(jìn)，清晰的認(rèn)識(shí)到自身的問(wèn)題并有效的解決，才能使人力工作向前發(fā)展，為我國(guó)檔案事業(yè)做出貢獻(xiàn)。