績效評價在人事檔案管理中的應用初探

隨著社會的進步和經濟的快速發(fā)展，績效評價的應用越來越運用的各行各業(yè)。人才資源是第一資源，是社會發(fā)展的重要推動力。人事檔案管理的效果如何，是否發(fā)揮了應有的服務人才的效能，對人事檔案管理能否采用績效評價值得研究與探討。

1 人事檔案管理績效評價的必要性

1.1 發(fā)揮人事檔案管理作用的“指揮棒”

人事檔案管理績效評價是對人事檔案管理情況監(jiān)督評定，它的實施，就是“分解目標、落實責任”的一系列過程，具有鮮明地導向性，同時還具備一定的行為預期性。績效評價結果將直接影響未來檔案管理工作。

1.2 提升人事檔案管理工作的“推進器”

為做好各項服務人才工作，就要加強人事檔案管理。在這樣的目標導向下，人事檔案管理績效評價可以使人事檔案管理者能夠充分認識到組織在架構設置、業(yè)務運作、組織管理、內部控制、監(jiān)督等人事檔案管理各方面中的進步和不足，從而做好人事檔案工作，提高管理水平。

1.3 增強人事檔案管理人員積極性的“催化劑”

績效評價的目的是為了反映管理工作的效果，從而最大限度地激發(fā)人事檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。通過績效評價我們可以發(fā)現人事檔案管理中的進步和疏漏，并以此來開展正向激勵和負向激勵，讓參與其中的每一個主體都有實實在在的獲得感。同時，反饋的評價結果能夠激發(fā)相關主體的潛能和主動性，主動學習知識、增強專業(yè)技能、改進工作方法。

2 人事檔案管理績效評價的主體性

當下，社會分工越來越細，人事檔案管理專業(yè)性越來越高，因此，要多元化設置評價主體，集思廣益、齊抓共管、抓出實效、管出質量。

2.1 專業(yè)評價團隊

專業(yè)評價團隊一般是由評價單位聘請的第三方來完成的。作為第三方，專業(yè)評價團隊既撇開了利益的桎梏，又具有專業(yè)性的特點，能夠以更高的眼界、更準的評價視角來給人事檔案管理工作“把把脈”。所以專家評價法在多數的績效評價中都被采用。同時，第三方獨立性的地位和專業(yè)性的身份，也讓專業(yè)評價團隊的評價結果也更具有針對性和說服力。

2.2 人事檔案管理工作人員

人事檔案管理工作涉及面廣，責任重大。人事檔案工作人員從建檔、保管、使用、移交等各個環(huán)節(jié)，直接參與人事檔案的開發(fā)、使用和管控，掌握著第一手信息和數據，自然是最了解人事檔案管理的具體情況，最了解人事檔案管理的利用價值、管理價值和開發(fā)價值。

2.3 人事檔案管理服務對象

在人事檔案管理績效評價過程中，引入人事檔案管理服務對象的參與，不僅可以獲得最直接、最實在的績效評價數據評價，形成監(jiān)督管理的工作合力。根據人事檔案管理績效評價各主體各自的特點，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，揚長避短，取長補短，協同配合。

3 人事檔案管理績效評價的原則性

3.1 實用性原則與多維度評價的原則

要從定性和定量兩方面進行具體化分析，盡可能降低乃至消除人為因素的影響。績效評價除了人事檔案管理的任務方面，還應包括人事檔案管理者的自主價值選擇與行為取向，要重視對“人”的因素的考量與考核。

3.2 結果導向與過程管控相結合的原則

進行績效評價時，對目標的完成結果進行評估必不可少，但在實際工作中，還或多或少存在著人事檔案管理規(guī)章制度不健全，人事檔案多處存放、標準不統一，對人事檔案重視程度不夠、工作不負責，人事檔案信息化層次低等情況，這就要求結果導向兼顧過程管控。

3.3 動態(tài)性原則與靈活性評價的原則

現實生活中，人員的流動性隨經濟的不斷發(fā)展而不斷增強，人事檔案管理工作也要隨之而變，做出相應調整，要動靜態(tài)相結合。與之相對應，進行定期與不定期相結合的人事檔案管理績效評價。

4 人事檔案管理績效評價指標的體系性

4.1 檔案的保管安全性和歸檔的及時性

維護檔案的安全是檔案工作的底線。保管好人事檔案是檔案人員的重要職責和做好人事檔案管理工作的基本前提。對在人事管理中形成的文件材料的及時歸檔也是確保檔案安全的一種約束措施，因此，要求檔案人員要提高檔案形成及時性認識。對其評價主要涉及檔案裝具、檔案包裝材料、安全檢查制度、按期歸檔情況等。

4.2 檔案的齊全完整性和整檔的有序性

檔案收集是檔案管理的基礎。當前，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕薄Ｈ藱n分離，棄檔不用的人越來越多，出現就業(yè)后不及時辦理檔案提取手續(xù)，進修后不及時更新檔案等情況，因此，要重視人事檔案的收集工作。同時，按照有關規(guī)定規(guī)范地進行組卷、編制目錄。對其評價主要涉及材料收集的系統系完整性、檔案的損壞率、分類組卷的正確性等。

4.3 檔案的服務利用和利用的全面性

檔案利用服務工作是檔案工作的根本目的和中心任務。人事檔案只有利用才會發(fā)揮作用，所以，要加強人事檔案的利用體系建設，深入挖掘檔案價值，積極發(fā)揮其作用，為利用者提供優(yōu)質服務。對其評價主要涉及人事檔案服務態(tài)度、服務理念、服務效率、服務對象的滿意度等。

4.4 人事檔案的管理效能和監(jiān)督的全面性

檔案管理是一項管理，人事檔案管理也不例外。人的因素始終是極其重要的，這也是能不能服好務的關鍵所在。一方面，要關注檔案的保管安全性和歸檔的及時性、檔案的齊全完整性和整檔的有序性、檔案的服務利用和利用的全面性等；另一方面，也要重視對人事檔案管理者自身效能的表現性評價指標，包含人員的業(yè)務能力、理論素質、奉獻精神、職業(yè)道德、創(chuàng)新及學習能力等。

總之，隨著績效評價在各行各業(yè)工作中的廣泛運用，其激勵功能和監(jiān)督功能日益凸顯，發(fā)揮著越來越大的作用。然而，客觀的說，包括人事檔案管理績效評價在內，當下的績效評價主要還是以定性評價為主，可量化的指標比較少；績效評價工作又是動態(tài)的、系統的，所以人事檔案管理績效評價還需要加緊研究、不斷完善、深入探索。

作者簡介

趙霞（1978-），漢族，山東海陽，館員，檔案管理。