績效評價(jià)在人事檔案管理中的應(yīng)用初探

隨著社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，績效評價(jià)的應(yīng)用越來越運(yùn)用的各行各業(yè)。人才資源是第一資源，是社會發(fā)展的重要推動力。人事檔案管理的效果如何，是否發(fā)揮了應(yīng)有的服務(wù)人才的效能，對人事檔案管理能否采用績效評價(jià)值得研究與探討。

1 人事檔案管理績效評價(jià)的必要性

1.1 發(fā)揮人事檔案管理作用的“指揮棒”

人事檔案管理績效評價(jià)是對人事檔案管理情況監(jiān)督評定，它的實(shí)施，就是“分解目標(biāo)、落實(shí)責(zé)任”的一系列過程，具有鮮明地導(dǎo)向性，同時(shí)還具備一定的行為預(yù)期性。績效評價(jià)結(jié)果將直接影響未來檔案管理工作。

1.2 提升人事檔案管理工作的“推進(jìn)器”

為做好各項(xiàng)服務(wù)人才工作，就要加強(qiáng)人事檔案管理。在這樣的目標(biāo)導(dǎo)向下，人事檔案管理績效評價(jià)可以使人事檔案管理者能夠充分認(rèn)識到組織在架構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)運(yùn)作、組織管理、內(nèi)部控制、監(jiān)督等人事檔案管理各方面中的進(jìn)步和不足，從而做好人事檔案工作，提高管理水平。

1.3 增強(qiáng)人事檔案管理人員積極性的“催化劑”

績效評價(jià)的目的是為了反映管理工作的效果，從而最大限度地激發(fā)人事檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。通過績效評價(jià)我們可以發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中的進(jìn)步和疏漏，并以此來開展正向激勵(lì)和負(fù)向激勵(lì)，讓參與其中的每一個(gè)主體都有實(shí)實(shí)在在的獲得感。同時(shí)，反饋的評價(jià)結(jié)果能夠激發(fā)相關(guān)主體的潛能和主動性，主動學(xué)習(xí)知識、增強(qiáng)專業(yè)技能、改進(jìn)工作方法。

2 人事檔案管理績效評價(jià)的主體性

當(dāng)下，社會分工越來越細(xì)，人事檔案管理專業(yè)性越來越高，因此，要多元化設(shè)置評價(jià)主體，集思廣益、齊抓共管、抓出實(shí)效、管出質(zhì)量。

2.1 專業(yè)評價(jià)團(tuán)隊(duì)

專業(yè)評價(jià)團(tuán)隊(duì)一般是由評價(jià)單位聘請的第三方來完成的。作為第三方，專業(yè)評價(jià)團(tuán)隊(duì)既撇開了利益的桎梏，又具有專業(yè)性的特點(diǎn)，能夠以更高的眼界、更準(zhǔn)的評價(jià)視角來給人事檔案管理工作“把把脈”。所以專家評價(jià)法在多數(shù)的績效評價(jià)中都被采用。同時(shí)，第三方獨(dú)立性的地位和專業(yè)性的身份，也讓專業(yè)評價(jià)團(tuán)隊(duì)的評價(jià)結(jié)果也更具有針對性和說服力。

2.2 人事檔案管理工作人員

人事檔案管理工作涉及面廣，責(zé)任重大。人事檔案工作人員從建檔、保管、使用、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)，直接參與人事檔案的開發(fā)、使用和管控，掌握著第一手信息和數(shù)據(jù)，自然是最了解人事檔案管理的具體情況，最了解人事檔案管理的利用價(jià)值、管理價(jià)值和開發(fā)價(jià)值。

2.3 人事檔案管理服務(wù)對象

在人事檔案管理績效評價(jià)過程中，引入人事檔案管理服務(wù)對象的參與，不僅可以獲得最直接、最實(shí)在的績效評價(jià)數(shù)據(jù)評價(jià)，形成監(jiān)督管理的工作合力。根據(jù)人事檔案管理績效評價(jià)各主體各自的特點(diǎn)，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，揚(yáng)長避短，取長補(bǔ)短，協(xié)同配合。

3 人事檔案管理績效評價(jià)的原則性

3.1 實(shí)用性原則與多維度評價(jià)的原則

要從定性和定量兩方面進(jìn)行具體化分析，盡可能降低乃至消除人為因素的影響。績效評價(jià)除了人事檔案管理的任務(wù)方面，還應(yīng)包括人事檔案管理者的自主價(jià)值選擇與行為取向，要重視對“人”的因素的考量與考核。

3.2 結(jié)果導(dǎo)向與過程管控相結(jié)合的原則

進(jìn)行績效評價(jià)時(shí)，對目標(biāo)的完成結(jié)果進(jìn)行評估必不可少，但在實(shí)際工作中，還或多或少存在著人事檔案管理規(guī)章制度不健全，人事檔案多處存放、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，對人事檔案重視程度不夠、工作不負(fù)責(zé)，人事檔案信息化層次低等情況，這就要求結(jié)果導(dǎo)向兼顧過程管控。

3.3 動態(tài)性原則與靈活性評價(jià)的原則

現(xiàn)實(shí)生活中，人員的流動性隨經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展而不斷增強(qiáng)，人事檔案管理工作也要隨之而變，做出相應(yīng)調(diào)整，要?jiǎng)屿o態(tài)相結(jié)合。與之相對應(yīng)，進(jìn)行定期與不定期相結(jié)合的人事檔案管理績效評價(jià)。

4 人事檔案管理績效評價(jià)指標(biāo)的體系性

4.1 檔案的保管安全性和歸檔的及時(shí)性

維護(hù)檔案的安全是檔案工作的底線。保管好人事檔案是檔案人員的重要職責(zé)和做好人事檔案管理工作的基本前提。對在人事管理中形成的文件材料的及時(shí)歸檔也是確保檔案安全的一種約束措施，因此，要求檔案人員要提高檔案形成及時(shí)性認(rèn)識。對其評價(jià)主要涉及檔案裝具、檔案包裝材料、安全檢查制度、按期歸檔情況等。

4.2 檔案的齊全完整性和整檔的有序性

檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)。當(dāng)前，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕薄Ｈ藱n分離，棄檔不用的人越來越多，出現(xiàn)就業(yè)后不及時(shí)辦理檔案提取手續(xù)，進(jìn)修后不及時(shí)更新檔案等情況，因此，要重視人事檔案的收集工作。同時(shí)，按照有關(guān)規(guī)定規(guī)范地進(jìn)行組卷、編制目錄。對其評價(jià)主要涉及材料收集的系統(tǒng)系完整性、檔案的損壞率、分類組卷的正確性等。

4.3 檔案的服務(wù)利用和利用的全面性

檔案利用服務(wù)工作是檔案工作的根本目的和中心任務(wù)。人事檔案只有利用才會發(fā)揮作用，所以，要加強(qiáng)人事檔案的利用體系建設(shè)，深入挖掘檔案價(jià)值，積極發(fā)揮其作用，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對其評價(jià)主要涉及人事檔案服務(wù)態(tài)度、服務(wù)理念、服務(wù)效率、服務(wù)對象的滿意度等。

4.4 人事檔案的管理效能和監(jiān)督的全面性

檔案管理是一項(xiàng)管理，人事檔案管理也不例外。人的因素始終是極其重要的，這也是能不能服好務(wù)的關(guān)鍵所在。一方面，要關(guān)注檔案的保管安全性和歸檔的及時(shí)性、檔案的齊全完整性和整檔的有序性、檔案的服務(wù)利用和利用的全面性等；另一方面，也要重視對人事檔案管理者自身效能的表現(xiàn)性評價(jià)指標(biāo)，包含人員的業(yè)務(wù)能力、理論素質(zhì)、奉獻(xiàn)精神、職業(yè)道德、創(chuàng)新及學(xué)習(xí)能力等。

總之，隨著績效評價(jià)在各行各業(yè)工作中的廣泛運(yùn)用，其激勵(lì)功能和監(jiān)督功能日益凸顯，發(fā)揮著越來越大的作用。然而，客觀的說，包括人事檔案管理績效評價(jià)在內(nèi)，當(dāng)下的績效評價(jià)主要還是以定性評價(jià)為主，可量化的指標(biāo)比較少；績效評價(jià)工作又是動態(tài)的、系統(tǒng)的，所以人事檔案管理績效評價(jià)還需要加緊研究、不斷完善、深入探索。

作者簡介

趙霞（1978-），漢族，山東海陽，館員，檔案管理。