信息化環(huán)境下單位財務會計檔案管理的創(chuàng)新

李曉健

摘 要：21世紀是一個信息化時代，隨著網絡化技術的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代信息技術已經滲透到了生活的方方面面，單位財務會計檔案管理受到信息化的影響也面臨著新機遇和新挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的單位財務會計檔案管理模式已經失去了其適用性，為滿足單位財務會計檔案管理的需求、提升檔案管理水平，就必須實現(xiàn)單位財務會計檔案管理的信息化，對單位財務會計檔案管理實行創(chuàng)新。本文就傳統(tǒng)的單位財務會計檔案管理模式的弊端，結合筆者的工作經驗，提出了幾點實用有效的措施。

關鍵詞：信息化環(huán)境；單位財務會計檔案管理；創(chuàng)新

在信息化的大背景下，人們需要處理的信息和數(shù)據(jù)越來越多，也越來越復雜，對各行業(yè)的工作都提出了更高的要求。檔案是事業(yè)單位發(fā)展的重要內容，檔案管理工作的有效程度決定了事業(yè)單位的發(fā)展前景，同時與員工的個人利益有重要關系，單純依靠傳統(tǒng)的管理方法不能保證檔案工作的正確性和有效性。然而要使單位財務會計檔案管理跟上時代的步伐，就務必要對其進行改革創(chuàng)新，這需要檔案工作者的自覺轉變觀念，嚴格按照新的實行方案，不斷改善檔案管理方案。

1 傳統(tǒng)單位財務會計檔案管理模式的弊端

1.1 傳統(tǒng)紙質會計檔案難以長期完好保存

單位財務會計檔案是記錄單位的會計憑證、賬簿，與單位財務報告有很大關系，同時也記錄了單位經濟業(yè)務的關鍵證據(jù)，一言以蔽之，其對單位的發(fā)展有著重要作用，因此，單位會計檔案需要長期保存用以日后的調閱。然而，傳統(tǒng)的會計檔案記錄方式以紙質為主，而這些數(shù)據(jù)保存不到一年就會淡化，字跡變得模糊很難識別，容易造成數(shù)據(jù)的丟失。原始憑證數(shù)據(jù)的消失會給事業(yè)單位信息的查詢造成了很大的障礙，而且如果有人有不軌之心想利用這一點時，會給事業(yè)單位的財務部門帶來巨大風險。

1.2 傳統(tǒng)會計檔案調閱難度很大

事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)模在日益擴大，所擁有的數(shù)據(jù)也在不斷增多，在事業(yè)單位進行各項經費的調查時，財務部門會計檔案管理人員要調閱并復印大量的相關會計檔案。如果按照傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，僅是調閱會計檔案就可以讓會計檔案管理人員花費大量時間和精力，令他們頭疼不已，近年來，事業(yè)單位各項經費的收支數(shù)量與金額一直在增長，為促進會計檔案管理人員的工作效率，務必要對事業(yè)單位會計檔案進行創(chuàng)新。

1.3 傳統(tǒng)會計檔案易泄漏信息

事業(yè)單位會計檔案的定義中指出會計檔案包括各類原始憑證、賬單、工作報表等，包含了很多與單位信息有關的資料，會計檔案管理有一套完整的移交程序，而且移交之后還有一個漫長的存檔過程，該過程非常的復雜，而且由于會計檔案數(shù)量巨大，而人力、物力、財力有限，監(jiān)管力度難達到其所需要的程度，如果有人從中抽取部分檔案則很難被發(fā)現(xiàn)，所以很容易造成會計檔案信息的泄漏，一旦發(fā)生資料外泄現(xiàn)象，則會給事業(yè)單位帶來巨大風險。

2 信息化環(huán)境下管理工作創(chuàng)新方法

2.1 運用多種會計檔案載體

會計檔案信息化的含義就是利用現(xiàn)代信息技術將會計檔案以數(shù)據(jù)的形式保存在計算機中，將會導致大量電子文件的產生。為促進會計檔案信息化進程，我們要想出辦法改變傳統(tǒng)的單一會計檔案載體模式，運用多種會計檔案載體，例如以數(shù)碼的形式將會計檔案信息儲存在光碟、磁盤、光盤等載體中，當檔案管理人員需要調閱會計檔案資料時，直接借助計算機等數(shù)字設備閱讀查閱。這樣一來，不僅解決了傳統(tǒng)紙質會計檔案不易保存的問題，還大大減少了檔案管理人員的工作量。隨著會計信息化的發(fā)展，事業(yè)單位的會計檔案管理也在趨向信息化，越來越多的軟件和數(shù)字設備被用作信息載體。

2.2 完善財務會計檔案資料，規(guī)范財會管理體系

完善財會檔案資料、規(guī)范財會管理體系是使財務會計檔案適應信息化環(huán)境的重要途徑之一。由于事業(yè)單位財務會計檔案信息量巨大，在一定程度上加大了財會管理的難度，而且檔案處理周期性較強，如果在收集資料的過程中出現(xiàn)了什么錯誤，就可能導致重要財會檔案信息的丟失，給事業(yè)單位帶來巨大經濟損失和風險。但是如果加強財務會計檔案的信息化建設，利用先進的現(xiàn)代化信息技術完善事業(yè)單位財務會計檔案資料，則可以有效提升事業(yè)單位財務會計工作管理人員的工作效率以及提高財務會計工作的質量。其次，在信息化大背景下財會管理能夠通過較為科學合理的管理逐步使財會管理走向規(guī)范化，改進較為落后的人力管理以及檔案管理方式，一方面，在一定程度上降低了財務會計檔案管理人員，另一方面，規(guī)范財會管理體系，還能有效改善他們的工作環(huán)境。

2.3 實現(xiàn)財務會計的共享服務

以大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網等現(xiàn)代信息技術為基礎，我們可以建立一個財務共享服務中心，實現(xiàn)會計檔案的數(shù)字化和網絡化，使得檔案信息的接受、傳遞、存儲、運用一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，使檔案管理更加高效快捷。以財務共享云平臺為載體，檔案管理人員在其中形成規(guī)范的會計檔案業(yè)務流程，建立符合事業(yè)單位實際運行情況的電子會計檔案管理體系并制定相關制度，事業(yè)單位可以利用該平臺進行電子會計檔案分析處理工作，如此一來，可以大大減輕事業(yè)單位檔案管理人員的工作負擔同時提高檔案管理的效率。信息技術隨著社會經濟水平的不斷提高逐漸滲入傳統(tǒng)財會管理工作中，尤其是對事業(yè)單位財務會計管理工作產生了巨大的影響，對信息化環(huán)境下的財務會計管理創(chuàng)新研究，其主要目的就是了解創(chuàng)新性財務會計管理工作的重要作用，通過對這一平臺的實踐應用，可以充分發(fā)揮信息化技術在傳統(tǒng)財務會計中的應用。

3 結語

信息化環(huán)境給事業(yè)單位財務會計檔案管理人員帶來機遇與挑戰(zhàn)，同時又暴露出來傳統(tǒng)事業(yè)單位財務會計管理工作的弊端，在信息化飛速發(fā)展的時代里，需要處理的數(shù)據(jù)信息越來越多，社會對事業(yè)單位管理人員相關工作的要求越來越高，對于事業(yè)單位檔案管理人員而言，需要做好的是結合時代背景，搞好檔案管理的創(chuàng)新工作，更好地滿足社會發(fā)展需求。

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