事業單位人事檔案的信息化管理

王娟娟

摘 要：現階段，信息技術得到了迅猛發展，在社會各個領域計算機網絡技術得到了廣泛應用，我們的生活由此受到了影響和改變，信息化建設已成為事業單位人事檔案管理工作發展的必然趨勢。要想使事業單位人事檔案的信息化管理得到深入推進，將人事檔案工作在信息化中的重要作用充分發揮出來，就應該科學結合網絡信息技術和人事檔案管理技術，最終實現人事檔案管理的科學化和信息化。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；信息化

最近幾年，計算機網絡技術的應用越來越廣泛，促使檔案信息管理步入現代化管理之中，并有效保障了檔案信息管理的順利開展，在此形勢下，傳統的事業單位人事檔案管理方式面臨著諸多問題。為了將檔案工作在信息社會中的重要作用充分發揮出來，事業單位應積極結合信息技術和檔案管理技術，為檔案的信息化管理奠定堅實的基礎。

1 加大管理人員隊伍建設力度

相較于傳統的紙質化檔案信息管理，信息化的人事檔案對管理人員的素質提出了更為嚴格的要求。事業單位的檔案管理人員要將自己的思想轉變，確保自己的思想可以和時代的發展保持同步，從而保證自己不會被社會淘汰。管理人員要積極學習信息化管理知識，促進自身工作質量和技能的提升。第一，檔案管理者要將人事檔案管理的重要性充分認識到，不斷學習計算機知識和管理知識。第二，政治素質是檔案管理者必須具備的素質，人事檔案管理人員要增強自身的安全意識，做好檔案安全工作。此外，檔案管理人員還需要掌握相關的信息技術，這樣才可以把檔案的維護工作做好。

2 建立健全人事檔案信息化管理的規范和制度

要想促進人事檔案信息化管理水平的提升，事業單位在開展人事檔案管理工作的時候，需要和自身的實際情況相結合，把完善的人事檔案信息化管理制度構建起來，并對健全相關規范，對人事檔案信息化管理制度進和相關規范的落實情況進行大力監督，特別是在實際中要把人事檔案管理的收集工作做好，這直接影響著人事檔案信息化管理的效率進而質量。在開展人事檔案信息收集工作的過程中，要嚴格按照具體的標準和規范，并將認真辨別和歸納工作做好，使人事檔案信息材料更加真實、完整和準確[1]。

3 增強人事檔案信息資源的安全性

在建設人事檔案信息化的時候，可能會受到病毒、黑客等的入侵，進而丟失或損壞信息資源，就此問題，第一，需要把嚴格的安全保障制度構建起來，對人事檔案管理行為和流程予以規范。第二，將完善的人事檔案數據備份和恢復機制構建起來，對節約行為進行嚴格規范，使檔案的安全性得到保證。第三，對人事檔案信息化管理人員加大安全教育力度，促進其安全管理意識提高，可以將工作中存在的安全問題發現，并運用相應的措施進行改善，第四，將存儲介質的安全性增強，這要求在實際管理中可以分開存儲紙質檔案和數字檔案，同時有效分開存儲和使用數字檔案，借助物理手段確保可以安全利用信息資源。

4 加快硬件建設

在信息化建設中，硬件設施的關鍵，其可以確保更加順利地開展事業單位人事管理信息化建設工作，在網絡時代背景下，利用網絡，突顯信息化管理的優勢[2]。在實際操作的過程中，建設硬件設施需要做好下述兩點：第一，計算機系統硬件建設，立足于事業單位人事管理工需要，確保硬件設施的完善性；第二，網絡硬件建設，主要內容有內部局域網建設、互聯網硬件建設等，在內部局域網建設中，事業單位人事管理和所有員工的利益息息相關，借助完善局域網，可以有效整合各類資源，促進人事管理效率的提升，在互聯網硬件建設方面，在市場競爭激烈性不斷加強的形式下，對事業單位人事管理提出了更高的要求，借助硬件設施，有機結合人事信息和網絡環境，從傳統人事管理限制中走出來，使市場發展需要得到滿足。

5 完善軟件系統

現階段市場上存在的諸多人事管理軟件系統均是就企業設計的的，不能使事業單位人事管理工作的需求得到滿足，在此形勢下，事業單位應積極開發利用專用信息化軟件平臺，使自身的各種需求得到滿足。詳細而言，首先，應加大對規范化的人事信息代碼進行的推廣力度，引導各事業單位積極在事業管理領域展開密切合作，對信息和資源進行共享；其次，應注重現代信息技術的引進，和事業單位自身的人事管理特點相結合，把相應的信息平臺開發出來，以讓人事管理的一些特殊要求得到滿足。除此之外，需要把完善的安全系統構建起來，使機密信息得到有效保護。

6 結語

總而言之，事業單位加大人事檔案信息化管理力度既有十分重大意義，其可以促進工作效率的提高，將檔案資料的作用充分發揮出來。對此，事業單位要引起高度重視，逐漸加大資金投入力度，對各項管理制度予以完善，為人事檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎。而檔案管理人員也要不斷學習，把先進信息技術用好，使主動服務意識增強，以促進事業單位的良好發展。

參考文獻

[1]徐青.新形勢下事業單位人事檔案管理信息化探討[J].辦公室業務，2018，No.293（12）：172.

[2]明浩利.事業單位人事檔案信息化管理問題與對策[J].辦公室業務，2017（16）：94-94.