提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化

周榮

摘 要：隨著我國檔案管理事業的迅猛發展，各大檔案管理單位發展規模越來越大，檔案管理的內容越來越復雜，隨之而來的就是檔案管理人員的素質問題。所以，提高檔案管理人員的素質是推進檔案管理科學化的重要基礎，對我國檔案事業的發展也起到不容小覷的作用。因此，如何提高檔案管理員的素質和責任感，是推進我國檔案管理科學化的核心問題。本文就目前我國檔案管理人員的素質問題和如何提高管理員的素質以及帶來的積極意義作出了深入的探究。

關鍵詞：檔案管理；素質；科學化發展；管理人員

檔案是記錄信息的重要手段之一，為當代社會人們的工作和生活提供了便捷的條件，在提高人們的工作效率的同時，還便利了人民的生活方式。檔案管理人員素質的高低，很大程度上影響到了檔案管理工作的質量。我國檔案管理工作正在逐步走向正規化和科學化，作為這項工作的實際執行者，檔案管理工作者素質的要求只會越來越高。所以本文對如何提高檔案管理工作管理人員的素質進行了詳細的分析。

1 檔案管理人員的素質現狀

1）個別人員缺乏較強的責任意識和政治素養。檔案管理工作需要管理人員有較好的政治素養和責任感。但是由于檔案管理工作量大，任務繁重，費心費力，檔案管理人員容易出現消極怠工的現象，對檔案信息的管理不細心，導致檔案中記錄信息缺乏準確性[1]。同時，檔案管理工作更需要很強的政治素養。但現實工作中，管理人員常常缺乏對檔案信息政治性的了解，缺乏對檔案信息的保密意識，嚴謹負責的工作素養較為薄弱，因此阻礙檔案工作科學化的進程。

2）檔案管理人員大多缺乏專業的業務技能。檔案信息的管理需要管理人員擁有過硬的專業知識和業務能力。只有全面熟練地掌握了檔案管理的知識和業務，才能保證檔案管理工作的正常運行，才能促進我國檔案管理的正規化進程。但往往由于許多新上崗的管理員工，沒有經過檔案管理工作的專業培訓，一代代管理人員僅憑工作交接時的口口相傳或者“交代”開展工作，從而使他們沒有認識到檔案管理工作的科學性、專業性和服務性的特點，使他們在后面的工作中會出現亂丟、損壞檔案信息的行為，同時還會浪費大量的人力和物力，減少工作人員有效的工作時間。因此，專業的檔案管理技能和業務能力是做好檔案管理工作的基礎條件之一。

3）缺乏正確的服務意識。良好的服務意識，在每個行業領域中都發揮著至關重要的作用。檔案管理工作對管理人員的服務意識要求更高。但往往管理人員在長期繁瑣、枯燥的工作中，會缺乏對信息整理的耐心，端正不了自身的工作態度，對上級領導派發的任務沒有積極完成的態度，消極怠工，甚至出現遲到早退的不良現象，實現不了檔案管理工作的服務的最終目的。因此，提高檔案工作管理人員的服務意識就成為提高工作素質中的重要環節。

2 提升檔案管理人員素質、推進檔案管理科學化的重要性

1）有利于提高檔案管理工作的質量。推進檔案管理科學化，有利于檔案管理工作有質量的進行。檔案管理人員的素質提高和科學化的檔案管理機制，有利于建立有效的檔案管理體系。檔案的科學化管理是檔案工作中不可或缺的一部分[2]。通過科學的管理檔案，可以使各單位的工作有序的進行，通過檔案記錄的方法，有利于檔案的管理更加方便、直觀。提高檔案管理人員的素質，有利于建設一支高效、專業的工作隊伍，從而提高檔案管理質量，提高各種門類和載體檔案的管理，實現交通檔案辦公的自動化，提高檔案管理工作的效率。

2）有利于提高檔案管理上游工作的質量。加強檔案管理人員的素質，有利于倒推檔案管理上游工作的質量和水平。檔案的科學化管理，能夠更好地服務于各級機構的實際工作。保證檔案質量的管理，還可以規范各級工作者的工作態度，增強他們的服務意識，從而提高我國的各項事業的標準和水平，為建立和完善各類工作制度提供有利的條件。

3 提升檔案管理人員的素質，推進檔案管理科學化的有效對策

1）提高檔案管理員的專業技術和業務能力。檔案工作者尤其是管理人員，不僅要在上崗前進行專業知識的學習，在工作中以及以后的工作過程中，都需要繼續提升自身的綜合業務能力和素養，樹立起終身學習的意識，讓自己的檔案管理素養達到專業的水平，不斷地接受再教育，更新和學習更多專業能力和技巧。與此同時，隨著現在科學技術的發展，高效的互聯網技術已經被廣泛應用到各大行業領域當中。其中，檔案的管理更需要借助信息技術的力量，來更好地推進檔案管理的科學化。因此，檔案管理人員還要提升自身的科學技術素養，通過網絡媒體等途徑進行學習，以滿足檔案管理科學化的需要，達到利用科學技術提高檔案工作效率的效果。多方面、多途徑提升檔案管理人員的自身素養，從而推進檔案管理的科學化進程。

2）提高檔案管理人員的文化素養和寫作能力。基本的寫作能力是管理好檔案的基礎，所以管理人員要提高自身的文化修養，擁有基本的寫作能力[3]。在檔案資料的分析、整理、歸檔等工作中，難免會需要管理人員進行簡單的編寫和排版，比如對年鑒和檔案目錄的撰寫，就需要檔案管理人員較強的書面表達能力和撰寫基礎，從而保證檔案資料的完整性和清晰性，在提高管理員自身文化水平的同時，還推進了檔案管理的科學化進程，達到事倍功半、一舉兩得的效果。

3）提高檔案管理員的溝通和組織協調能力。檔案管理人員在工作時，要對所有基本工作有組織協調的能力。首先，在檔案查閱者對檔案信息進行查閱時，檔案管理員要及時與查閱者進行溝通，根據檔案管理的規章制度，查閱者在翻閱檔案過程中需要注意的問題，以及檔案的歸還方法等等需要查閱者注意的地方，檔案管理者都要對其進行耐心的解說和告知。其次，在查閱者查閱檔案的時候，檔案管理員應該在旁守候，當查閱者遇到問題時，可以及時地給予幫助，從而大大地提高管理員的工作效率。最后，在查閱者查閱檔案完畢之后，檔案管理員要詢問查閱者的感受和情況，在檢查被查閱過的檔案保存完好的情況下，更應該注重查閱者的感受，并將每一個問題記錄下來，登記在冊，對于查閱者指出的不足加以反思和改正。

4）各級領導要高度重視檔案管理的質量。在檔案管理科學化進程中，不僅需要檔案管理人員提高思想認知，履行服務的義務，檔案工作的相關領導對檔案的管理也應該發揮重要的作用。有關領導應該將檔案管理的科學化納入工作范圍內，建立健全科學化管理檔案的規章制度[4]。比如，領導們可以去檔案管理室進行考察，通過詢問檔案管理員的近期情況和工作人員的工作心得體會，從中了解到最基層的檔案管理情況，之后，通過開會討論的方式，根據實際情況，制定相應的應對策略。同時，領導還要建立員工獎勵制度，對檔案工作中表現優異的管理人員進行實質性的獎勵，例如設立季度獎，提高工資待遇和工作環境，從而調動檔案管理人員的積極性，讓員工們更加努力工作，從而為檔案工作實現科學化提供有利條件。

4 結束語

綜上所述，提高檔案管理人員的素質，推進檔案管理的科學化進程，是我國檔案管理的必然趨勢和要求。檔案管理科學化將為檔案的管理提供更加合理、科學、高效的檔案管理方式。在提高檔案管理人員素質的探究中，我們知道了要對管理人員的素質進行全面的提高，提高他們的思想認知和服務意識，提高溝通和協調組織能力，提高檔案管理人員的文化水平和基本的文章撰寫能力。在提高檔案管理人員素養的同時，檔案相關部門領導也應該發揮他們的領導作用。

參考文獻

[1]蔡威娜.以提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化[J].赤子（上中旬），2017（11）：279-279.

[2]劉佳.以提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化[J].黑龍江史志，2018（9）：279-279.

[3]古罡輝.淺議如何有效提高檔案管理科學化水平[J].卷宗，2018（12）：52-53.

[4]胡春紅.以提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化[J].小作家選刊，2017（8）：79-80.