提升檔案管理人員素質(zhì)推進(jìn)檔案管理科學(xué)化

周榮

摘 要：隨著我國檔案管理事業(yè)的迅猛發(fā)展，各大檔案管理單位發(fā)展規(guī)模越來越大，檔案管理的內(nèi)容越來越復(fù)雜，隨之而來的就是檔案管理人員的素質(zhì)問題。所以，提高檔案管理人員的素質(zhì)是推進(jìn)檔案管理科學(xué)化的重要基礎(chǔ)，對我國檔案事業(yè)的發(fā)展也起到不容小覷的作用。因此，如何提高檔案管理員的素質(zhì)和責(zé)任感，是推進(jìn)我國檔案管理科學(xué)化的核心問題。本文就目前我國檔案管理人員的素質(zhì)問題和如何提高管理員的素質(zhì)以及帶來的積極意義作出了深入的探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；素質(zhì)；科學(xué)化發(fā)展；管理人員

檔案是記錄信息的重要手段之一，為當(dāng)代社會(huì)人們的工作和生活提供了便捷的條件，在提高人們的工作效率的同時(shí)，還便利了人民的生活方式。檔案管理人員素質(zhì)的高低，很大程度上影響到了檔案管理工作的質(zhì)量。我國檔案管理工作正在逐步走向正規(guī)化和科學(xué)化，作為這項(xiàng)工作的實(shí)際執(zhí)行者，檔案管理工作者素質(zhì)的要求只會(huì)越來越高。所以本文對如何提高檔案管理工作管理人員的素質(zhì)進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

1 檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

1）個(gè)別人員缺乏較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和政治素養(yǎng)。檔案管理工作需要管理人員有較好的政治素養(yǎng)和責(zé)任感。但是由于檔案管理工作量大，任務(wù)繁重，費(fèi)心費(fèi)力，檔案管理人員容易出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象，對檔案信息的管理不細(xì)心，導(dǎo)致檔案中記錄信息缺乏準(zhǔn)確性[1]。同時(shí)，檔案管理工作更需要很強(qiáng)的政治素養(yǎng)。但現(xiàn)實(shí)工作中，管理人員常常缺乏對檔案信息政治性的了解，缺乏對檔案信息的保密意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作素養(yǎng)較為薄弱，因此阻礙檔案工作科學(xué)化的進(jìn)程。

2）檔案管理人員大多缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)技能。檔案信息的管理需要管理人員擁有過硬的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。只有全面熟練地掌握了檔案管理的知識(shí)和業(yè)務(wù)，才能保證檔案管理工作的正常運(yùn)行，才能促進(jìn)我國檔案管理的正規(guī)化進(jìn)程。但往往由于許多新上崗的管理員工，沒有經(jīng)過檔案管理工作的專業(yè)培訓(xùn)，一代代管理人員僅憑工作交接時(shí)的口口相傳或者“交代”開展工作，從而使他們沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的科學(xué)性、專業(yè)性和服務(wù)性的特點(diǎn)，使他們在后面的工作中會(huì)出現(xiàn)亂丟、損壞檔案信息的行為，同時(shí)還會(huì)浪費(fèi)大量的人力和物力，減少工作人員有效的工作時(shí)間。因此，專業(yè)的檔案管理技能和業(yè)務(wù)能力是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)條件之一。

3）缺乏正確的服務(wù)意識(shí)。良好的服務(wù)意識(shí)，在每個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。檔案管理工作對管理人員的服務(wù)意識(shí)要求更高。但往往管理人員在長期繁瑣、枯燥的工作中，會(huì)缺乏對信息整理的耐心，端正不了自身的工作態(tài)度，對上級領(lǐng)導(dǎo)派發(fā)的任務(wù)沒有積極完成的態(tài)度，消極怠工，甚至出現(xiàn)遲到早退的不良現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)不了檔案管理工作的服務(wù)的最終目的。因此，提高檔案工作管理人員的服務(wù)意識(shí)就成為提高工作素質(zhì)中的重要環(huán)節(jié)。

2 提升檔案管理人員素質(zhì)、推進(jìn)檔案管理科學(xué)化的重要性

1）有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。推進(jìn)檔案管理科學(xué)化，有利于檔案管理工作有質(zhì)量的進(jìn)行。檔案管理人員的素質(zhì)提高和科學(xué)化的檔案管理機(jī)制，有利于建立有效的檔案管理體系。檔案的科學(xué)化管理是檔案工作中不可或缺的一部分[2]。通過科學(xué)的管理檔案，可以使各單位的工作有序的進(jìn)行，通過檔案記錄的方法，有利于檔案的管理更加方便、直觀。提高檔案管理人員的素質(zhì)，有利于建設(shè)一支高效、專業(yè)的工作隊(duì)伍，從而提高檔案管理質(zhì)量，提高各種門類和載體檔案的管理，實(shí)現(xiàn)交通檔案辦公的自動(dòng)化，提高檔案管理工作的效率。

2）有利于提高檔案管理上游工作的質(zhì)量。加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，有利于倒推檔案管理上游工作的質(zhì)量和水平。檔案的科學(xué)化管理，能夠更好地服務(wù)于各級機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作。保證檔案質(zhì)量的管理，還可以規(guī)范各級工作者的工作態(tài)度，增強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)，從而提高我國的各項(xiàng)事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和水平，為建立和完善各類工作制度提供有利的條件。

3 提升檔案管理人員的素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理科學(xué)化的有效對策

1）提高檔案管理員的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力。檔案工作者尤其是管理人員，不僅要在上崗前進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，在工作中以及以后的工作過程中，都需要繼續(xù)提升自身的綜合業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)，樹立起終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，讓自己的檔案管理素養(yǎng)達(dá)到專業(yè)的水平，不斷地接受再教育，更新和學(xué)習(xí)更多專業(yè)能力和技巧。與此同時(shí)，隨著現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高效的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各大行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中。其中，檔案的管理更需要借助信息技術(shù)的力量，來更好地推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。因此，檔案管理人員還要提升自身的科學(xué)技術(shù)素養(yǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)媒體等途徑進(jìn)行學(xué)習(xí)，以滿足檔案管理科學(xué)化的需要，達(dá)到利用科學(xué)技術(shù)提高檔案工作效率的效果。多方面、多途徑提升檔案管理人員的自身素養(yǎng)，從而推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程。

2）提高檔案管理人員的文化素養(yǎng)和寫作能力。基本的寫作能力是管理好檔案的基礎(chǔ)，所以管理人員要提高自身的文化修養(yǎng)，擁有基本的寫作能力[3]。在檔案資料的分析、整理、歸檔等工作中，難免會(huì)需要管理人員進(jìn)行簡單的編寫和排版，比如對年鑒和檔案目錄的撰寫，就需要檔案管理人員較強(qiáng)的書面表達(dá)能力和撰寫基礎(chǔ)，從而保證檔案資料的完整性和清晰性，在提高管理員自身文化水平的同時(shí)，還推進(jìn)了檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程，達(dá)到事倍功半、一舉兩得的效果。

3）提高檔案管理員的溝通和組織協(xié)調(diào)能力。檔案管理人員在工作時(shí)，要對所有基本工作有組織協(xié)調(diào)的能力。首先，在檔案查閱者對檔案信息進(jìn)行查閱時(shí)，檔案管理員要及時(shí)與查閱者進(jìn)行溝通，根據(jù)檔案管理的規(guī)章制度，查閱者在翻閱檔案過程中需要注意的問題，以及檔案的歸還方法等等需要查閱者注意的地方，檔案管理者都要對其進(jìn)行耐心的解說和告知。其次，在查閱者查閱檔案的時(shí)候，檔案管理員應(yīng)該在旁守候，當(dāng)查閱者遇到問題時(shí)，可以及時(shí)地給予幫助，從而大大地提高管理員的工作效率。最后，在查閱者查閱檔案完畢之后，檔案管理員要詢問查閱者的感受和情況，在檢查被查閱過的檔案保存完好的情況下，更應(yīng)該注重查閱者的感受，并將每一個(gè)問題記錄下來，登記在冊，對于查閱者指出的不足加以反思和改正。

4）各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理的質(zhì)量。在檔案管理科學(xué)化進(jìn)程中，不僅需要檔案管理人員提高思想認(rèn)知，履行服務(wù)的義務(wù)，檔案工作的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理也應(yīng)該發(fā)揮重要的作用。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理的科學(xué)化納入工作范圍內(nèi)，建立健全科學(xué)化管理檔案的規(guī)章制度[4]。比如，領(lǐng)導(dǎo)們可以去檔案管理室進(jìn)行考察，通過詢問檔案管理員的近期情況和工作人員的工作心得體會(huì)，從中了解到最基層的檔案管理情況，之后，通過開會(huì)討論的方式，根據(jù)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的應(yīng)對策略。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)還要建立員工獎(jiǎng)勵(lì)制度，對檔案工作中表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的獎(jiǎng)勵(lì)，例如設(shè)立季度獎(jiǎng)，提高工資待遇和工作環(huán)境，從而調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，讓員工們更加努力工作，從而為檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化提供有利條件。

4 結(jié)束語

綜上所述，提高檔案管理人員的素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程，是我國檔案管理的必然趨勢和要求。檔案管理科學(xué)化將為檔案的管理提供更加合理、科學(xué)、高效的檔案管理方式。在提高檔案管理人員素質(zhì)的探究中，我們知道了要對管理人員的素質(zhì)進(jìn)行全面的提高，提高他們的思想認(rèn)知和服務(wù)意識(shí)，提高溝通和協(xié)調(diào)組織能力，提高檔案管理人員的文化水平和基本的文章撰寫能力。在提高檔案管理人員素養(yǎng)的同時(shí)，檔案相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該發(fā)揮他們的領(lǐng)導(dǎo)作用。

參考文獻(xiàn)

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[3]古罡輝.淺議如何有效提高檔案管理科學(xué)化水平[J].卷宗，2018（12）：52-53.

[4]胡春紅.以提升檔案管理人員素質(zhì)推進(jìn)檔案管理科學(xué)化[J].小作家選刊，2017（8）：79-80.