規(guī)范高校信訪檔案工作淺析

陳群

摘 要：信訪檔案與信訪工作息息相關(guān)，是一種專門檔案，它是信訪活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，它的完整性直接關(guān)系到以事實(shí)為依據(jù)的信訪工作的客觀公正性。信訪檔案管理作為信訪工作中的一項(xiàng)重要的、基礎(chǔ)性工作，要充分發(fā)揮信訪檔案為高校信訪工作服務(wù)的作用。本文就如何規(guī)范高校信訪檔案工作做了進(jìn)一步的分析。

關(guān)鍵詞：高校；信訪檔案；規(guī)范；淺析

高校信訪工作是高校聯(lián)系廣大師生員工的橋梁和紐帶，其工作開展好壞，直接關(guān)系到學(xué)校的和諧穩(wěn)定。高校信訪在化解矛盾糾紛，為信訪人排憂解難，維護(hù)高校和諧穩(wěn)定和師生切身利益，促進(jìn)高校健康發(fā)展等方面發(fā)揮了積極作用。

1 高校信訪檔案的特點(diǎn)

1）信訪檔案渠道多樣化。與傳統(tǒng)紙質(zhì)信訪檔案不同，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校信訪檔案具有渠道多樣化的特點(diǎn)，信訪反映渠道由以往的來(lái)訪、來(lái)信、來(lái)電等形式發(fā)展到電子郵箱、校園網(wǎng)論壇、高校信訪工作平臺(tái)等網(wǎng)絡(luò)形式。而今，各院校都設(shè)立了“書記信箱”“校長(zhǎng)信箱”“舉報(bào)箱”等，在重要節(jié)假日或重大活動(dòng)期間各院校都會(huì)安排信訪接待日，渠道的暢通，加深了廣大師生員工與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)密切聯(lián)系。信訪內(nèi)容和信訪數(shù)量逐年提高，帶來(lái)的信訪壓力和難度也在逐年加大。

2）信訪檔案對(duì)象多元化。就近幾年我們收集整理的信訪案件分析，信訪人群主要為在校學(xué)生、在職教職工、退休職工或其家屬。但現(xiàn)在由于高校每天要和社會(huì)無(wú)縫接觸，很多事件不再是校園內(nèi)部事務(wù)，凡是與學(xué)校有關(guān)聯(lián)和各行各業(yè)人員都可能是信訪對(duì)象。

3）信訪檔案內(nèi)容復(fù)雜化。教職工信訪涉及的內(nèi)容主要集中于職稱評(píng)審、干部任用、工作作風(fēng)、政治紀(jì)律、組織紀(jì)律、收入分配、民生問題和歷史遺留問題等方面；學(xué)生信訪多涉及獎(jiǎng)懲、收費(fèi)、文憑、食宿等內(nèi)容；其他人員多為與教職工或?qū)W生產(chǎn)生的糾紛或在高校內(nèi)行走、活動(dòng)或因業(yè)務(wù)關(guān)系產(chǎn)生的糾紛等。

2 高校信訪檔案工作的作用

1）信訪檔案的憑證和依據(jù)作用。信訪檔案產(chǎn)生于高校內(nèi)各信訪對(duì)象在信訪過程中發(fā)生、發(fā)展及其形成過程中演變的一個(gè)歷史材料，同時(shí)又貫穿于各系（部）、各處（室）教育教學(xué)工作及其各組織管理運(yùn)行過程中形成的系列環(huán)節(jié)材料。是一種不可再生的重要信息資源，是高校信訪案件調(diào)處的重要?dú)v史資料。信訪檔案能真實(shí)地記錄和反映信訪人所要反映的真實(shí)面貌，對(duì)重訪戶和老上訪戶可以提供有利的證據(jù)。

2）信訪檔案的參考和借鑒作用。 信訪檔案是信訪工作的一部分，通過查閱信訪檔案，可使接訪單位掌握更詳實(shí)的歷史資料，了解這起信訪發(fā)生的規(guī)律，有利于作出正確的分析和判斷，有效地避免隨意性和失誤現(xiàn)象，也為貫徹有關(guān)政策和規(guī)定、指導(dǎo)相關(guān)工作提供了歷史依據(jù)和處理問題的借鑒案例。同時(shí)信訪檔案具有原始性和可靠性特點(diǎn)，處理過程中會(huì)記錄當(dāng)事人的意圖，留下當(dāng)事人痕跡，反映當(dāng)時(shí)歷史狀況，對(duì)處理歷史遺留問題、重訪和老訪戶上訪案件時(shí)，在查考、爭(zhēng)辯研究和處理信訪問題方面，信訪檔案的依據(jù)性和完整性將起到很大的參考作用。

3 高校信訪檔案管理

3.1 高校信訪檔案的收集整理內(nèi)容

1）紙質(zhì)信訪原件，網(wǎng)絡(luò)來(lái)信打印件，來(lái)訪和來(lái)電的時(shí)間、地點(diǎn)、事情經(jīng)過以及關(guān)聯(lián)人和事的原始記錄，上級(jí)相關(guān)信訪部門的信訪轉(zhuǎn)辦單及相關(guān)材料。

2）呈送上級(jí)部門的請(qǐng)示，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批示，信訪處理單，處理信訪事項(xiàng)過程中的有關(guān)材料（筆錄、資料復(fù)印件、相關(guān)單位或個(gè)人出具的書面材料、證明、取證材料等），調(diào)查處理經(jīng)過記錄，協(xié)調(diào)會(huì)議記錄，調(diào)查報(bào)告，給信訪人的書面答復(fù)，調(diào)查結(jié)案材料，信訪處理單閱辦登記本，信訪工作平臺(tái)中生成的有數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)等。

3）上級(jí)下發(fā)的有關(guān)信訪工作的文件資料，領(lǐng)導(dǎo)講話、情況通報(bào)、工作交流、信訪信息類刊物等文字材料。

3.2 高校信訪檔案管理工作存在的問題

1）檔案管理工作收集不齊全，沒有與信訪案件同步進(jìn)行。高校信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。在整理信訪件時(shí)，感覺收集文書檔案齊全，案件檔案不齊全。有些信訪案件有可能接訪人換了一批又一批，這類信訪件從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過程拉鋸時(shí)間長(zhǎng)，經(jīng)過的部門多，處理的環(huán)節(jié)多，因而形成的檔案種類多、數(shù)量大，其中一個(gè)環(huán)節(jié)沒收集齊全，就會(huì)嚴(yán)重影響信訪案件處理的真實(shí)性和可靠性。如何做好此類檔案收集、整理、保管工作，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，需要本著同步進(jìn)行的原則，分期分類進(jìn)行科學(xué)歸檔。但在接訪過程中，往往會(huì)忽略或不重視前期材料的收集和整理，造成了有關(guān)材料缺失現(xiàn)象。在實(shí)際處理問題時(shí)，由于把主要精力放在如何說(shuō)服信訪者方面，到信訪案件結(jié)束時(shí)，才開始著手進(jìn)行檔案資料的收集整理，結(jié)果有些過程材料因?yàn)闆]有留存而造成檔案嚴(yán)重缺失。一旦信訪戶不服重上訪，會(huì)造成比較被動(dòng)的局面。

2）檔案管理部門不規(guī)范。由于信訪件牽涉面多、時(shí)間跨度長(zhǎng)，接訪人員不固定，檔案資料分流在各接訪人手中，檔案資料各自為陣，沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，出現(xiàn)人走檔案走，人走檔案沒人管或被無(wú)辜處理的現(xiàn)象。

3）檔案管理人員專業(yè)水平不足。我院檔案管理人員均為兼職人員，存在接訪人即為信訪檔案管理人員現(xiàn)象。他們普遍檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理知識(shí)不熟悉，缺乏管理技能，只管收集不管整理，造成了檔案的缺失和不完整，也不利于查找利用。

3.3 高校信訪檔案的管理措施

1）制定制度完善管理手段。制定信訪檔案工作制度，將信訪工作納入學(xué)校考核體系，落實(shí)各處（室）、系（部）信訪工作責(zé)任。對(duì)原有信訪檔案進(jìn)行重新整理、鑒定、編目；對(duì)正在辦理的信訪件按信訪檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范管理。

2）健全工作機(jī)制，提高管理效能。將信訪工作與學(xué)校安全穩(wěn)定工作有機(jī)結(jié)合，重視信息收集、報(bào)送和分析研判。為了能夠及時(shí)掌握師生中的各種信息，掌控事件處理的預(yù)見性和主動(dòng)性，確保做到有事早發(fā)現(xiàn)、早處理，把事情處理在萌芽狀態(tài)，組建一支信息員隊(duì)伍。制定信息員職責(zé)、信息報(bào)送制度，落實(shí)信息報(bào)送的責(zé)任制和責(zé)任追究制。同時(shí)制定對(duì)重大事件和敏感時(shí)期的分析研判制度。

在信訪處理過程中，落實(shí)一名具體負(fù)責(zé)人專門負(fù)責(zé)檔案收集整理工作。檔案管理人員平時(shí)做到主動(dòng)上門收集材料，給信訪處理部門列出需歸檔的清單，確保檔案材料齊全。如對(duì)案件檔案需要信訪部門把從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過程中形成的具有保存價(jià)值的材料要收集齊全；對(duì)文書檔案需要信訪部門把在信訪工作中自身形成的、上級(jí)下發(fā)的文件和資料收集齊。

3）加大培訓(xùn)力度，提高信訪檔案管理水平。對(duì)各處（室）、系（部）要明確一名信訪檔案管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案的收集整理工作。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期或不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理人員的素質(zhì)和綜合管理水平，為建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

4）加強(qiáng)信訪檔案安全管理。檔案工作者除對(duì)信訪檔案管理工作做到“十防”（防盜、防火、防水、防潮、防霉變、防塵、防鼠、防蟲、防光、防破壞）外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息損毀的預(yù)防、失密泄密的預(yù)防，在查閱利用過程中堅(jiān)持做好登記、保密等工作，切實(shí)維護(hù)信訪檔案的完整與安全。

在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體制改革和城市化進(jìn)度日益加強(qiáng)的背景下，高校信訪矛盾和問題也日益突出，信訪檔案工作的重要性不斷的突顯，加強(qiáng)對(duì)信訪檔案工作的管理，有利于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)和諧。