關于職業院校檔案管理工作的思考

巫麗嬌

摘 要：近年來，隨著我國職業教育的快速發展，高職院校越來越重視學校的內部管理。檔案管理是學校內部規范化管理的重要環節。本文分析了目前我國職業院校檔案管理工作中存在問題，并提出了優化檔案管理工作的相關策略。

關鍵詞：職業院校；檔案管理；檔案安全

學校檔案管理是高職院校常規管理中的一個重要環節。隨著科技的進步與網絡信息技術的普及，學校檔案管理工作也在進行不斷地改革與創新。本文分析了目前我國職業院校檔案管理工作中存在的問題，并提出了優化措施，為實踐提供參考。

1 職業院校檔案管理工作現狀分析

檔案管理工作是學校管理工作中既基礎又重要的一個環節。傳統的學校檔案管理工作主要信息的記錄與匯總，現代的檔案管理工作增加了數據分析與信息歸納的功能。目前，我國職業教育飛速發展，高職院校越來越重視學校的內部管理，建立健全校園管理制度。但是，作為學校日常管理重要環節的檔案管理工作仍然存在一定的不足之處。

1）職業院校管理體系不完善。隨著我國建國以來，國家對教育越來越重視，建立、培養了許多高等教育基地。但是，在高等教育逐漸發展的同時，卻沒有足夠重視職業教育，對職業教育投入資源少，民眾普遍對職業教育存在偏見，導致我國職業院校缺乏建設資源，職業教育建設發展緩慢。在職業院校中一個突出的問題就是——學校教學體系與管理體系不完善。而檔案管理作為學校管理體系中的重要環節，同樣面臨缺乏管理系統的問題。首先，學校領導層缺乏對檔案管理工作的重視，導致學校在檔案管理方面缺乏資金、人力資源的投入，無法建立起規范的檔案管理系統。其次，檔案管理人員缺乏檔案管理工作的專業能力，缺乏管理思路的創新，制約了工作效率。另外，資金的缺乏也導致了學校檔案管理設備落后，制約了工作人員的工作效率。學校內部從上到下對檔案管理的不重視，導致學校無法建立規范、合理的檔案管理系統，是檔案管理工作浮于表面，嚴重制約了檔案管理工作的發展。

2）檔案信息化管理建設落后。隨著科技的進步與網絡信息技術的普及，目前，許多職業院校都在建設信息化檔案管理系統，便于學生信息的整合、分析與保存。但是一些職業院校經濟水平相對落后，對信息系統的資金與技術投入不足，導致學校的信息系統建設落后。許多學校的檔案信息系統經常出現過載、宕機的現象，甚至出現數據丟失的問題，不能滿足當前的檔案管理需求，使檔案信息系統流于形式，不能發揮其作用。另外，很多學校也缺乏對檔案管理人員技術能力的培養，在工作過程中，不能正確的使用信息化的檔案平臺，浪費了設備資源。

3）高素質檔案管理人才匱乏。從本質上來講，檔案管理工作是一項信息收集、歸納、整理的專業性工作。但是，目前許多職業院校對這項工作的專業性認識不足，許多學校的檔案管理人員都是非科班出身，不具備檔案管理相關的專業知識與技能，在工作過程中，無法建立起規范、合理的檔案管理系統。同時，學校也缺乏對檔案管理人員培養，沒有形成完整的檔案管理團隊，不利于檔案管理工作的展開。

4）檔案管理存在安全問題。目前，許多職業院校的檔案管理工作都存在安全問題，尤其是網絡信息平臺安全隱患尤為突出。檔案管理中存在的安全問題主要包括兩方面：一方面是管理人員安全意識單薄。在一些職業院校中，檔案管理人員缺乏對檔案信息的安全保護意識。曾發生過檔案數據丟失等信息保存不當的問題，甚至有工作人員將學生信息在網絡中倒賣獲取利益。對檔案安全的忽視會導致學生的隱私權受到嚴重侵害，對學生生活造成嚴重影響。另一方面是學校技術力量薄弱。當下網絡社會混亂，網絡黑客與電腦病毒層出不窮。2017年爆發的“比特幣”勒索病毒入侵了大量學校、機關的網站，造成了數據丟失、個人信息外泄等嚴重后果。目前很多學校都存在信息技術薄弱的問題，導致信息平臺安全保護系統不完善，無法抵御電腦病毒的入侵，造成數據外泄等問題。

2 職業院校檔案管理工作優化策略

1）檔案管理規范化。（1）建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度是職業院校規范檔案管理工作的基礎。首先，學校領導要加強對檔案管理的重視。意識的進步帶動實踐的發展。其次，學校檔案管理人員要建立起檔案管理的制度，在制定過程中，參考其他學校的優秀案例，根據自身的實際情況進行具體調整。建立起適應本校情況的檔案管理制度，是檔案管理工作規范化、系統化、專業化。（2）引入專業的檔案管理人才。檔案管理作為一門應用學科，具有其系統性和專業性。在職業院校的檔案管理系統建設過程中，應該加強對專業檔案管理人才的引進。在檔案管理過程中，采用多元化的管理思路，創新管理模式，是學校的檔案管理工作適應時代的發展，滿足當前的管理需求。

2）檔案管理信息化。（1）培養信息化的檔案管理模式。隨著社會的發展與科技的進步，信息化已逐步深入各領域工作中。在學校的檔案信息管理工作中，也要信息化的管理意識與管理手段。首先，領導要了解信息化的重要性，重視信息化的管理模式。其次，在檔案管理工作中，建立起信息化的檔案管理系統，充分利用信息技術與工具，完成檔案信息的收集、整理、保存，提高檔案管理工作效率。（2）完善信息化檔案平臺建設。目前很多職業院校都在進行信息化的檔案平臺搭建，利用網絡工具完成學生檔案的收集與保存，但是很多學校的信息化平臺建設不完善，功能過于簡單或服務器無法支撐日常工作。因此，學校需要加強信息平臺建設方面的資金投入，在信息平臺搭建過程中進行技術的創新，使平臺達到最大化的使用，便于學校管理工作的展開。（3）加強技術培養。習總書記曾說過“人才是21世紀最寶貴的資源”。因此，學校在建設信息化檔案管理平臺的過程中，一定要加強對技術人員的引入，進行平臺的搭建與維護，確保信息平臺的正常使用。另外，學校也應該加強對檔案管理人員的技術培養，使檔案管理人員學習新的管理模式，運用新的管理技術，采用新的管理手段，提高檔案管理的工作效率。

3）保障檔案信息安全。（1）培養檔案管理人員安全意識。在技術發展的過程中，信息化的檔案管理模式逐漸取代了傳統的檔案管理模式。但是信息化平臺只是完成檔案管理工作的工具，管理人員仍然需要嚴謹的工作態度與專業的工作技能保證檔案信息的安全。在工作過程中，可以了解其他學校所采取的保障信息安全的措施，加以學習借鑒，并根據實際情況進行調整、運用，保證學校的檔案信息安全。（2）提升信息系統的安全建設。在信息化的檔案管理平臺中，安全性是最重要的要求之一。保證信息平臺的安全性，一方面要提升工作人員的安全意識，在使用信息平臺的過程中，不要隨意點擊可以網頁，不要在電腦上下載其他軟件或使用有安全風險的外接硬件，避免信息系統收到病毒的入侵。另一方面，信息平臺本身需要加強自身安全保護系統建設。在電腦系統中搭建堅固的“防火墻”，定期進行系統的補丁修復，更新系統的病毒防御庫，避免黑客或木馬病毒的襲擊，提升系統安全性。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作作為學校日常管理工作的重要環節，越來越受到學校的重視。隨著技術的發展，信息化的檔案管理平臺也逐漸趨于完善。但是，目前職業院校的檔案管理工作建設仍面臨很多的問題。職業院校需要繼續加強檔案管理制度規范建設，優化檔案信息管理平臺，保護檔案信息安全，提高檔案管理工作效率，促進學校管理良性發展

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