財(cái)務(wù)檔案管理中的問(wèn)題及完善措施

王向生

摘 要：事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理在財(cái)務(wù)工作中至關(guān)重要，是事業(yè)單位開(kāi)展工作的基礎(chǔ)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和信息化技術(shù)進(jìn)步的背景下需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理中存在問(wèn)題進(jìn)行分析，并采取有效的完善措施，才能保證其他各項(xiàng)事務(wù)的有序開(kāi)展。本文對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題以及相應(yīng)完善措施進(jìn)行了研究和探討，希望能夠提供借鑒。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；問(wèn)題；完善措施

財(cái)務(wù)檔案包含的內(nèi)容較多，具體來(lái)說(shuō)有經(jīng)濟(jì)支出憑證、會(huì)計(jì)賬目、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行存款對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案以及電子版文件。其中電子版的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)需要及時(shí)存檔和備份，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也要定期進(jìn)行整理和維護(hù)，此外還有審核后的會(huì)計(jì)檔案和單位財(cái)務(wù)管理信息。財(cái)務(wù)檔案管理工作是事業(yè)單位在參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行整合和反饋，為單位的發(fā)展提供系統(tǒng)可靠的參考與必要支持。財(cái)務(wù)檔案管理工作包括記錄和保管財(cái)務(wù)信息，以及會(huì)計(jì)電算化檔案管理，在歸類和整理的過(guò)程中講究科學(xué)合理的原則。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，信息資源成為事業(yè)單位發(fā)展的重要助推器，財(cái)務(wù)檔案不僅能夠?qū)κ聵I(yè)的經(jīng)濟(jì)收支情況進(jìn)行客觀反映，還是事業(yè)制定發(fā)展決策的重要依據(jù)，保證管理層決策的科學(xué)性和落地性[1]。

1 目前財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

財(cái)務(wù)檔案管理中缺乏系統(tǒng)完善的標(biāo)準(zhǔn)，造成財(cái)務(wù)檔案管理秩序混亂。一方面，是財(cái)務(wù)檔案管理人員身兼數(shù)職，職責(zé)不明確，執(zhí)行力遲緩，每個(gè)工作人員的工作標(biāo)準(zhǔn)不同，造成檔案管理制度容易受到管理者主觀判斷的影響，使管理制度無(wú)法得到統(tǒng)一，對(duì)于有明確規(guī)定的內(nèi)容也無(wú)法及時(shí)有效的落實(shí)[2]。另一方面，雖然有先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)作為指導(dǎo)，但是對(duì)于實(shí)際工作，財(cái)務(wù)檔案管理仍然不夠細(xì)化，對(duì)財(cái)務(wù)檔案無(wú)法做到及時(shí)明確的分類和歸檔，不僅會(huì)給單位帶來(lái)違反法律規(guī)定的不良后果，還會(huì)造成商業(yè)機(jī)密的泄露，不利于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1.2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平落后

信息技術(shù)的發(fā)展在各行各業(yè)得到了普及，極大地提升了生產(chǎn)效率。雖然，財(cái)務(wù)檔案管理也在新形勢(shì)下得到了一定程度上的升級(jí)，然而仍然存在落后的管理方式。首先，部分財(cái)務(wù)檔案整理仍然是人為操作，由于工作人員的疏忽以及工作責(zé)任感的缺乏，很容易導(dǎo)致檔案未及時(shí)整理、歸檔以及無(wú)法妥善保存等問(wèn)題，信息的完整性和真實(shí)性大打折扣。其次，財(cái)務(wù)檔案管理人員不具備先進(jìn)的管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)方法與信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字資料的轉(zhuǎn)化和備份，使珍貴的資料無(wú)法保存。最后，財(cái)務(wù)檔案保存的環(huán)境較差，財(cái)務(wù)軟件沒(méi)有得到良好的維護(hù)，造成檔案損壞或者丟失現(xiàn)象，軟件的性能使財(cái)務(wù)檔案管理效率下降。

1.3 單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視

財(cái)務(wù)檔案管理工作制度的制定和有效落實(shí)需要事業(yè)單位的管理者和工作人員對(duì)工作足夠重視。然而，由于缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視，許多財(cái)務(wù)檔案管理者沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)就上崗，在工作過(guò)程中缺乏財(cái)務(wù)檔案管理的專業(yè)知識(shí)和實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法合理地解決在工作中遇到的問(wèn)題，同時(shí)由于財(cái)務(wù)檔案管理人員短缺，造成財(cái)務(wù)工作繁雜無(wú)法得到高效處理[3]。此外，事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的資金支持力度不夠，管理設(shè)施和技術(shù)落后，財(cái)務(wù)檔案管理者沒(méi)有專業(yè)設(shè)備和技術(shù)的支持，很難推進(jìn)財(cái)務(wù)管理工作的升級(jí)，造成事業(yè)發(fā)展與現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)的不匹配。

1.4 操作不符合財(cái)相關(guān)法律法規(guī)要求

國(guó)家對(duì)于事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理制定了《檔案法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，其中對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作有明確的規(guī)定。然而，由于管理者對(duì)法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)不夠深入，缺乏操作自覺(jué)性，在操作環(huán)節(jié)中無(wú)法將規(guī)章制度落實(shí)。此外，財(cái)務(wù)檔案管理的法律法規(guī)不健全，導(dǎo)致在工作執(zhí)行中會(huì)出現(xiàn)借由人情繞過(guò)層層審批的現(xiàn)象，降低了檔案的保密性，加大了安全風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)檔案管理沒(méi)有外在的制度約束，很難做到有序化。

2 財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)完善措施

2.1 統(tǒng)一財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)是建立一套完善統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在具體實(shí)施過(guò)程中需要對(duì)國(guó)家的檔案管理規(guī)定進(jìn)行深入研究，在國(guó)家規(guī)定的基礎(chǔ)上，根據(jù)事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)工作需要進(jìn)行豐富和調(diào)整；此外，還要參考先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)施過(guò)程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作嚴(yán)格執(zhí)行，并設(shè)立監(jiān)督部門對(duì)檔案管理工作的落實(shí)情況進(jìn)行檢查，保證事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作有序開(kāi)展。

2.2 提升財(cái)務(wù)檔案管理的信息化水平

隨著信息技術(shù)在單位管理中的廣泛應(yīng)用，財(cái)務(wù)檔案管理轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，適應(yīng)新形勢(shì)的變化。在財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中，首先，事業(yè)單位要加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和軟件操作系統(tǒng)[4]。其次，要對(duì)工作人員的信息化操作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，提升工作人員的信息化操作水平，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)將重要信息及時(shí)、規(guī)范、合理的歸檔以及備份，提高原有的工作效率和工作質(zhì)量。最后，要建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度，使新上崗的工作人員能夠快速熟悉系統(tǒng)操作規(guī)范和流程，還要請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)信息系統(tǒng)軟件定期進(jìn)行維護(hù)，并安裝好防火墻和殺毒軟件，做好系統(tǒng)防護(hù)、權(quán)限規(guī)定以及文件加密工作，如果需要借閱財(cái)務(wù)檔案需要經(jīng)過(guò)政府監(jiān)察部門批準(zhǔn)，否則不能夠隨意借閱，單位內(nèi)部查閱需要經(jīng)過(guò)管理層批準(zhǔn)，并明確查閱的用途。提升財(cái)務(wù)檔案管理的安全性。

2.3 提升事業(yè)管理者對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的認(rèn)知

首先，單位要完善財(cái)務(wù)檔案管理培訓(xùn)與考核制度，對(duì)新上崗以及在崗的工作人員要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和考核，將考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤，保證事業(yè)內(nèi)部人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容和規(guī)章制度熟記于心，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。其次，在實(shí)際工作過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)不規(guī)范草屋檔案操作行為的懲處力度，下調(diào)工資，并按照規(guī)章進(jìn)行問(wèn)責(zé)；對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作突出者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，上調(diào)工資，通過(guò)這種方法激發(fā)工作人員的積極性和自覺(jué)性。最后，為了保證財(cái)務(wù)信息能夠得到高效處理，事業(yè)管理者要學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和設(shè)備，根據(jù)具體工作需要保證種類齊全，數(shù)量充足。此外，還要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理崗位的人員配備，明確工作人員的職責(zé)與分工。

2.4 深入研讀財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)

單位管理者要深入研讀國(guó)家的《檔案法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，按照規(guī)章制度完善事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，并且在執(zhí)行層面加大監(jiān)督力度，對(duì)崗位的設(shè)計(jì)要保證互相牽制，權(quán)責(zé)清晰，獎(jiǎng)懲分明，每位員工都可對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行反映，形成良好的事業(yè)內(nèi)部規(guī)章監(jiān)督機(jī)制，保證工作開(kāi)展的效率和有序性。此外，國(guó)家也要完善相關(guān)法律法規(guī)，隨著社會(huì)的進(jìn)步和新問(wèn)題的凸顯要制定相應(yīng)的解決方案，才能提高財(cái)務(wù)檔案工作質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，單位在財(cái)務(wù)檔案管理工作中要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)，在實(shí)際工作過(guò)程中對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部制度進(jìn)行改革與完善，統(tǒng)一財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提升財(cái)務(wù)檔案管理的信息化水平，提升管理者對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的認(rèn)知，深入研讀財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，完善財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中存在的問(wèn)題，才能提高工作效率和有序性。

參考文獻(xiàn)

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