事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

李瑋

摘 要：現階段，快速發展的社會主義經濟，極大的增加了事業單位檔案的數量與種類，而隨之而來便暴露出事業單位在檔案管理方面存在的諸多問題。事業單位必須將這些問題產生的原因弄清楚，并有效解決這些問題方可順利進行與發展事業單位檔案管理。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作與諸多內容有關，諸如人才的選拔、考核、資金利用與其他活動的有序開展等均包括其中，借助有效的檔案管理工作能夠將所需數據信息查詢到，從而順利完成工作。現階段，我國事業單位的檔案管理工作很有很多問題存在，進而使事業單位無法有序的開展相關工作[1]。所以，為促進檔案管理工作效率和利用率的提升，事業單位一定要以積極的態度將問題解決，創新檔案管理工作模式，采取行之有效的解決措施，從而有序開展事業單位的各項工作。

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 事業單位檔案管理所受重視程度不夠

目前，一些事業單位并未深入學習我國現行法律規范，更沒有將其有效貫徹落實，所以便導致檔案管理工作長期被忽視，認為其無關緊要。簡單而言，事業單位檔案管理沒有受到足夠的重視，使得檔案管理工作很長一段時間均處在一種無序的階段，十分混亂。

一直以來，困擾事業單位檔案管理的一個重要問題便是重視程度，部分事業單位的管理與領導人員未清晰全面地認知檔案管理，片面的認為檔案管理其實就是整理資料，堆砌信息，以致于事業單位并未以充足的資金支持檔案管理，也沒有對其引起足夠的重視，幾乎以漠視的態度對待事業單位檔案管理。

1.2 事業單位檔案管理制度不健全

事業單位缺乏先進的檔案管理工作模式，以至于檔案管理工作毫無科學性、技術性可言。加之一些事業單位僅為對自身效益予以注重，沒有重視管理檔案部門，且檔案管理制度也存在弊端，沒有完善的管理依據用以管理人員，使之工作自由散漫，存在較大的隨意性。不僅如此，沒有第一時間在規章制度中加入檔案信息歸檔的范圍、要求、手續和實踐，檔案管理缺乏有效監督和執行，讓事業單位檔案管理工作效率嚴重降低。

1.3 檔案管理信息化程度較低

如今，信息化時代已經來臨，各行各業的發展均與信息技術密切相關。在檔案管理工作中引入信息技術，具有明顯的優勢。第一，借助現代信息技術為管理工作提供幫助，可將工作效率和質量提高，使誤差有效減少；第二，能夠更加方便快捷的查詢、提取和整理檔案；第三，檔案的安全性隨著檔案管理信息化程度的提高也得到了顯著提升。另外，檔案管理信息化還可使成本大大節約，與如今的環保理念契合，可在更重要之處應用資金。現階段，對于信息技術帶給檔案管理的眾多好處，大多數事業單位并未意識到，在管理檔案上還是沿用傳統方法，使工作的效率和質量受到了嚴重影響。

1.4 檔案管理人員不專業

如今，大部分事業單位均沒有安排專門的人員負責管理檔案，幾乎都是由行政人員兼任，檔案管理人員缺乏較高的專業素質，沒有接受過系統的學習與培訓，不了解檔案管理分類、利用、保護等專業知識。檔案管理工作看似輕松，其實不然，其與諸多知識有關，所以，受諸多因素的影響，大多數檔案管理人員都不具備較高的專業素質，沒有從專業角度對檔案進行管理。

2 事業單位檔案管理的對策分析

2.1 提高事業單位全體人員對檔案管理的重視程度

檔案管理保密是開展事業單位檔案管理工作最為重要的一項內

容[2]。站在這一層面上來講，在對檔案管理庫房的位置進行選擇以及后期建造過程中，均應嚴格參照我國現行相關標準和規范，以讓檔案管理涉及的各個部分（庫房、辦公室、閱覽室）在空間區域劃分中的獨立性得到保證。同時，還應系統的培訓保密檔案管理工作人員，提升其專業技能，使之可以嚴格管理保密檔案。

應讓相關領導與管理人員對事業單位檔案管理的價值有一充分認識，讓其將事業單位檔案管理的積極價值給了解到，以把檔案管理工作聯系起事業單位經濟效益和社會效益的取得，除了思想上引起重視外，并從條件與環境上給予支持，營造一個寬松的氛圍和良好的支持環境給事業單位檔案管理。

2.2 建立完善的事業單位檔案管理制度

檔案管理工作涉及內容非常多，且十分復雜，不僅需要各部門相互配合，且完善的事業單位檔案管理制度也不可缺少，以促進檔案管理科技含量的提升，有效落實檔案管理制度。比如，檔案管理部門應結合實際情況，以檔案管理人員為著手點，對單位目標管理考核的各項指標予以完善，認真記錄各類型人員的檔案，包括就職人員、新聘人員、離職人員、退休人員，并按照提檔程序轉接轉調管理人員的檔案，第一時間對其進行編號歸類，有效保護檔案信息。除此之外，還應將有關檔案管理的歸檔、管理、銷毀、調閱制度制定出來，安排專人進行保管，使檔案完整性得到保證，并制定與本單位管理相關的規章制度，有條不紊地管理檔案信息。

2.3 加強檔案管理現代化、信息化

事業單位必須對檔案管理信息化的重要性以及必然性有一充分認識[3]。不斷發展的社會與時代，讓檔案管理信息化成為大勢所趨。所以，單位需對檔案管理科技加大投入，從政策、資金上支持檔案信息化管理，對信息化管理的相關設備進行完善，將檔案管理的安全性提高，讓檔案管理更加現代化、信息化。與此同時，也要在計算機科學方面加強培訓指導相關人員，讓他們能夠將使用現代科技進行改造的技巧快速掌握，熟練的以信息化設備完善管理檔案。除此之外，還應重視維護信息化檔案管理，定期排查相關系統與設備，一旦發現隱患馬上處理，將問題發生的幾率有效降低。

2.4 加強培訓，提高檔案管理人員素

檔案管理效果直接受到管理人員素質高低的影響，所以提高事業單位檔案管理水平的重要途徑就是加強學習培訓，事業單位領導應在人才培訓計劃中納入進檔案人員的培訓工作，把檔案管理人員的素質全面提高。除此之外，單位領導在安排人員管理檔案上應深思熟慮，選擇的人員必須要具備較強的邏輯性且具有嚴謹的工作態度，在進行檔案管理時能夠嚴格按照相應的規章制度行事，如此才能有序開展檔案管理工作。

2.5 對檔案進行保護，及時更新其信息

目前，我國事業單位的檔案管理人員應妥善保存檔案信息內容，定期檢查其內容的完整情況，第一時間解決工作中經常出現的問題。由于事業單位的檔案管理工作復雜程度較高，所以便要求工作人員在態度上應做到謹慎、細致，如此方可把相應的檔案管理工作做好。不斷進步發展的社會，讓事業單位的信息出現了較多的變更和增加，檔案管理人員應充分掌握這樣新型的檔案信息內容，及時更新檔案內容，從而使事業單位實際情況符合其檔案信息內容，讓檔案信息可供參考和利用的價值更高。

3 結語

總之，事業單位檔案管理中的諸多問題嚴重影響到了事業單位各項工作的順利開展，而只要將這些問題解決了，方可使事業單位整體工作效率與質量得到提升。為此便需要事業單位相關管理人會員對事業單位運行過程中，檔案管理工作所起到的重要作用有一充分認識，并引起高度重視，加快建設檔案管理信息化，將檔案管理制度進一步完善，讓檔案管理的作用得到充分發揮，進而有序開展檔案管理工作，為事業單位的穩定發展保駕護航。

參考文獻

[1]劉莉.事業單位檔案管理中的基本問題與對策探析[J].經濟研究導刊，2012（31）：219.

[2]毛羽豐.試論我國事業單位檔案管理的規范化途徑[J].經濟生活文摘（上半月），2012（11）：52.

[3]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014，05：127-128.