醫院專業技術人員檔案管理及相關問題初探

盧玉媚 梁艷

摘 要：醫院專業技術人員檔案已成為醫院管理的一項重要工作，它是醫院人才結構的重要體現，更是人才培養方向的指引，對醫院發展起著舉足輕重的作用。而醫院有時對專業技術人員檔案管理缺乏充分的認識和足夠的重視，本文旨在探討本院專業技術人員檔案管理并分析其相關問題。

關鍵詞：醫院；專業技術人員；檔案管理

正所謂“十年樹木，百年樹人”，“栽下梧桐樹，方能引來金鳳凰”。可見人才培養工作任重而道遠，無論企事業單位還是國家政府機構，人才的培養是重中之重的任務，衛生醫療單位也不例外。醫院專業技術人員檔案則是醫院人才結構的重要體現，更是人才培養方向的指引，對醫院發展起著舉足輕重的作用。因此，明確認識醫院專業技術人員檔案管理的現狀和問題，切實改進醫院專業技術人員檔案管理，對醫院人才的合理開發和利用將起到十分重要的作用。

1 建立醫院專業技術人員檔案的意義及其重要性

在實際工作中，醫院需要培養高層次的醫、藥、護等方面的專業技術人才，醫院專業技術檔案則準確、全面、多方位提供各類衛生專業技術人員信息，更好地提高教學醫院的科教能力以及臨床業務水平，建立專業技術人員檔案，還可以促進醫院各類學科建設。[1]

另一方面，醫院專業技術人員檔案里面存檔著專業技術人員在崗時期的個人經歷、思想品德、獎懲等方面的原始記錄，是專業技術人員工作表現和個人品德的真實反映。也是他們在長期的醫療實踐和科研活動中積累而成的個人財富，是他們經過創造勞動所取得的，有醫學科學價值和經濟、社會效益的科學技術研究結果。這些資料微觀上記載了醫院專業技術人員業務發展的過程和的能勤績，宏觀上反映著醫院的整體醫療水平和科研能力，也可以說是醫院重要的財富。[2]

2 本院針對專業技術人員檔案的管理方法

2.1 醫院專業技術人員檔案的組成內容

醫院專業技術人員檔案涵括了專業技術人員的學歷學位、個人信息、專業技術資格、各類獎懲情況、科研成果、專業技術培訓、進修、繼續教育情況等。

2.2 醫院專業技術人員檔案的分類

本院針對不同專業的專業技術人員進行檔案分類，分為六大類：醫生、護理、醫技、藥劑、其他專業技術人員（包括審計專業、檔案專業、病案專業、計算機專業、工程專業等）、離退人員。

2.3 醫院專業技術人員檔案的收集

專業技術人員取得了專業技術資格和專業技術職稱起就要為其立檔：

1）建檔首先收集個人的學歷證書、身份證、醫師/護士執業證、專業技術人員資格證等復印件。

2）專業技術人員工作期間收集其公開發表的論文、科普文章、綜述、專著、科研申報書和成果證書、獲獎證書；被派出學習的學習證明、進修證書/成績單、進修鑒定表，進修或者出國學習或業務交流的小結。

3）每年收集專業技術人員的廣東省事業單位工作人員年度考核登記表、專業技術人員年度考核登記表、完成繼續教育證明。

4）晉升職稱的專業技術人員需要歸檔其晉升申報資料，其中醫生、護理、醫技、藥劑晉升還需要歸檔其在華醫網學習的學分證明。

2.4 醫院專業技術人員檔案的建立

1）歸檔時間為每項活動結束后，隨時歸檔，要求歸時必須保證證書、材料的完整，按專業類別和文件材料自然形成的先后順序立卷、歸入各自的檔案袋中。

2）對專業技術人員檔案進行編號排序工作，首先按照醫生、護理、藥劑、醫技、其他專業技術人員、離退人員分類，依次給各類別編號：I1、I2、I3、I4、I5、I6；再按入職先后以阿拉伯數字排序（如I1-1），若有在職專業技術人員退離，則抽取出來放入退離人員類別中，原來的編號則由來年入職人員替代。

3）給各檔案袋制作封面，并編制目錄，方便查找。封面注明檔案編號，專業技術人員的學歷、職稱、專業、及其取得的時間，卷內文件目錄，署立卷人和立卷時間。

3 醫院專業技術人員檔案管理的現狀及問題

3.1 檔案管理工作重視不夠

醫院專業技術人員檔案的應用不能普及化，數據也得不到合理利用，主要原因是專業技術人員檔案管理工作得不到領導的足夠重視，覺得有人事檔案存在，專業技術人員檔案可有可無。檔案管理員也是身兼數職，沒有足夠的時間去整理專業技術人員檔案，使之缺乏正規的整理和妥當的保存。醫院專業技術人員檔案也就起不到原有的作用，也就大大影響了醫院的發展。

3.2 檔案資料內容不規范

《三級綜合醫院評審標準實施細則》中明確了醫院的專業技術人員檔案的具體內容，主要體現他們資質的認定、聘用、考核、評價管理體系，也就是說，需要收集前文提及的所有資料，但種種原因，如沒有專門人員負責收集管理，沒有統一規范等，導致了檔案資料內容的收集難度增大，資料內容不規范，檔案不完善，人才數據得不到統計。

3.3 檔案管理缺乏信息化，使檔案數據得不到合理利用

近年來，醫院不斷更新臨床上的電腦系統，當然，臨床一線工作理應值得重視，但也不能忽略對醫院其它有價值資源的開發利用。醫院對專業技術人員檔案資料還是缺乏了信息化的管理，檔案得不到信息化、規范化的管理，其數據也就得不到合理利用，不能為醫院創造有用的價值。

4 針對現狀問題的對策

1）取得醫院領導的重視，制定健全的管理制度，完善管理體系，并加以落實。把對檔案從收集、整理到歸檔的一系列工作制定一套完善的工作流程，同時完善保存制度、庫房管理制度、檔案的使用制度和統計制度。在醫院文件中落實管理制度，使得檔案管理有制度可依，體現醫院對專業技術人員檔案的重視程度，引起醫院各部門的專業技術人員對自己檔案的重視，配合完成檔案管理工作。

2）提高檔案管理員的素質。醫院專業技術人員檔案應由指定的檔案管理員負責，并要求檔案管理員接受正規的培訓和每年接受專業相關的繼續教育，提高其對檔案管理意識，加強檔案管理的專業能力和責任心，確保檔案管理工作能規范、統一、高效地進行下去。

3）實現檔案管理電子化、信息化。首先是系統架構，在醫院內100M以上速率的局域網中應用適宜的網絡架構，并采用TCP/IP協議進行網絡傳輸工作[3]，對檔案的管理進行信息系統建設。

其次是系統管理內容，根據醫院工作的需要，立足于醫院的未來發展，在制定信息管理內容時需要根據各級醫生的考核標準和培養計劃，確定電子檔案的具體條目，實現對科教、人事和醫務部門的合并管理，建立具有統一性和通用性的管理標準。[3]

檔案管理員要對信息化管理的硬件和軟件進行定期維護，確保其隨時可用，并且及時備份數據，以防意外導致數據庫數據丟失。

5 結語

醫院專業技術人員檔案跟人事檔案大不相同，它是醫院專門為專業技術人員設置的檔案，是資質認定、科研、聘用、考核等信息集中存放的載體，具有針對性強、統計方便、富有研究價值等優點，也是醫院運行與發展的重要基礎。實現對專業技術人員檔案的高質量管理，利用好專業技術人員檔案的信息資源，充分發揮其作用，不斷擴大其應用領域，使醫院制定合理的人才培養計劃，醫院也能長遠持續發展。

參考文獻

[1]姚媛.如何加強我院專業技術檔案管理的探討[J].理論研究，2016（04）：109.

[2]李艷.醫院衛生專業技術科技檔案管理[J].中國社區醫師：醫學專業，2007，9（11）：156.

[3]張杰.醫院個人專業技術檔案的管理及利用探究[J].中國衛生產業，2018（07）：87.