信息化時代檔案管理創新策略研究

馮春梅

摘 要：經濟不斷發展的今天，互聯網時代為信息的發展提供了更多便利，給很多行業帶來了積極的影響。檔案管理屬于信息資源中比較重要的部分，互聯網技術的發展為檔案管理帶來了許多的創新。檔案管理有復雜性，多樣性的特點，它的管理涉及到的信息內容比較龐大，想要在管理工作中的效率與質量不斷的提高，就需要利用現在的互聯網技術，讓檔案管理呈現創新性的發展。本文主要介紹檔案管理在信息化時代下的主要優勢，筆者也將提出有效的關于檔案管理的創新性研究。

關鍵詞：新時代；檔案管理；創新

檔案是一種記錄國家和社會組織以及個人在社會中的一種信息方式，它一般通過文字，圖片和視頻的形式記錄保存下來，在社會中的作用是十分重要的。管理是一種存在很長時間的一種記錄方式，在信息化不斷發展的今天，傳統檔案管理模式受到較大的沖擊。想要使其能夠不斷的創新，就必須與互聯網技術相結合，將檔案管理變成一種可持續發展的方式。內蒙古海拉爾地區也要將信息管理不斷的創新，這樣能夠有效的將本地區的信息記錄，對于本地區的檔案管理起到了非常積極的作用。

1 信息化時代下進行檔案管理的必要性

以往的檔案管理都是需要進行人工操作的，它的主要流程分為八個，分別為采集，整理，歸納，鑒定，保管，檢索，統計和編著。在以往的檔案管理中，對于檔案的保存是非常注重的，由于是紙質性的檔案方式，在檔案使用的過程中就會非常的麻煩，會造成許多檔案沒有發揮出它的實際用途。以往的檔案管理主要是按照檔案的接收，保存，閱覽和回收的單一方式進行工作，這樣實際上人們已經忽略了它的實際用途，檔案在存放的過程中可能會受到外力的影響，許多檔案就會消失不見，這就會給檔案管理造成了一些不必要的損失。對于人力和物力的要求是十分嚴格的，同時人們查詢檔案也十分不便，所以這時候信息化的管理對于檔案整理非常的有利。

2 檔案管理時運用信息技術存在的優勢

在以往的檔案管理中，大多都是以文字，圖片和視頻為主的，現在信息化時代的信息載體發生了改變，通過電子網絡可以將信息進行儲存，我們可以利用光盤或者是U盤，將許多信息保存起來，而且存儲的數量是非常龐大的。現在通過互聯網技術能夠將不同的信息進行分類，可以按照不同的要求進行儲存，同時人們想要了解什么信息，可以根據關鍵詞進行搜索，現在人們對信息的了解越來越便捷。現在檔案的使用和查找是十分方便的，流程沒有以往那么復雜，這樣可以有效的減少檔案管理人員的工作量，并且現在的檔案存儲是十分安全的也不容易丟失。信息化時代讓檔案之間的聯系越來越靈活，這樣可以更好的展現檔案存在的價值，互聯網技術可以加強檔案之間的聯系密切，同時可以智能地將檔案進行分類整理，這樣可以更好的滿足人們的需求，將檔案存在的價值無限放大。

3 信息化時代下的檔案管理創新策略

3.1 有全新的檔案管理理念

應該將傳統的檔案管理工作的觀念進行改變，檔案不再僅僅發揮其憑證價值，而應該發揮它的更多價值。在信息化時代下，應該將檔案進行共享，在以往的檔案管理中，檔案的存在價值不斷地被開發，在當下檔案的信息一般是不可以被公開的。在信息化時代下，我們應該更好地研究怎樣提高文件的公開和開放，政府應該提出相關的政策和法律。在以往我們的認知中都覺得檔案管理是一項十分容易的工作，沒有對檔案管理人員的技術水平進行要求，現在的大數據時代下，網絡信息技術的不斷發展以及知識的不斷創造，現在的檔案信息的建立，需要檔案工作人員有相應的知識儲備，所以需要檔案工作人員要有不斷學習的精神。

3.2 讓檔案信息管理更加正規

檔案信息更加正規，主要是檔案信息在收集和整理的時候，要求檔案信息的網絡和軟件更加正規。檔案信息化的程度越高，就要求檔案管理工作各方面更加嚴格，這時候最需要檔案信息網絡更加正規。想要檔案信息更加正規，就需要相關的部門制定有效的檔案信息管理制度，并且對于檔案信息錄入的格式也要有一定的規定，這樣可以保證檔案信息能夠讓更多人使用，可以更好的進行信息交換，并且在檔案管理網絡出現問題的時候，檔案信息還可以是處在一種安全的狀態下，這樣可以讓檔案信息管理更好的發展。

3.3 使用新的檔案管理模式

檔案信息化的建設主要是想要將分散的信息進行整合，并且將許多地理信息轉化成數字的形式與網絡連接起來，這樣可以更加方便人們的獲取和應用。同時，檔案的信息化建設還可以利用到檔案室中，可以將檔案室中的許多文件通過數字化的方式進行處理，這樣可以確保檔案不丟失，這對于檔案管理工作者來說是一種非常好的應用，并且檔案管理工作者可以不斷的開發新的信息，檔案信息化手段對檔案管理進行創新性研究，讓檔案信息化建設能夠更好的發展。

3.4 不斷發展檔案信息服務

檔案管理部門應該減少以前獨立工作的方式，利用本身所具有的優勢將網絡信息資源進行不斷的優化使用，這樣可以更好的掌握網絡形勢下的變化。其他部門合作，一起研究出更好的檔案管理發展模式，讓一些公共管理信息能夠被人們更好的了解，強化檔案信息編排和提升開發的質量，不斷的發掘檔案信息化的服務模式，讓檔案信息管理部門可以更好的持續性發展，并且讓檔案管理部門更好的為民眾服務，發展成一個可以利國利民的好部門。

4 結束語

通過筆者對檔案管理的描述，以及對現在檔案管理中存在的問題進行說明后，我們可以更好的了解到在信息時代下檔案管理的工作發展面臨的問題與要求，現在檔案管理的工作必須要與時代相結合，檔案管理的不斷創新，能夠讓內蒙古海拉爾地區更好的發展。同時，我們應該充分的認識到，在對檔案管理進行創新性研究的同時，也要更好地維護人民大眾的利益，保證即使在互聯網的情況下，大眾的信息也能夠被更好的保護。將檔案管理與社會進行更好的結合，這樣可以推動檔案信息化的建設，能夠更好地將檔案進行信息化管理，并且希望海拉爾地區可以在信息時代下對檔案管理的工作能夠進行更好的創新研究。筆者通過本文的說明，希望能夠更好的為海拉爾地區的檔案管理提供一定的參考與幫助。

參考文獻

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