信息化時代創新檔案管理服務模式探究

梁喆強

摘 要：隨著時代的發展和科技的進步，計算機已經滲透到人們的日常工作和生活中，各種信息都可以借助計算機網絡迅速找到。信息化時代對檔案管理模式有巨大的意義，而信息化時代創新檔案管理模式就顯得尤為重要。筆者就簡要分析在信息化時代下檔案管理工作存在的問題以及創新檔案管理服務模式的一些舉措。

關鍵詞：信息化 檔案管理 創新

隨著我國進入了新時代，檔案管理服務工作已經越來越得到重視為了順應信息化時代的發展和進步，應該積極探索創新檔案管理工作的模式和方法，充分讓檔案管理工作能夠高效有序的進行，充分提高檔案管理工作的效率和質量。因此在信息化時代創新檔案管理服務模式已經迫在眉睫。

1 信息化時代創新檔案管理服務工作的重要作用和意義

如今，隨著我國經濟和科技的發展，傳統的信息化檔案管理工作模式已經不能適應時代的發展速度和方向。傳統的檔案管理模式主要是紙質檔案管理占著主體作用，這樣不僅降低管理工作的效率，還可能增加產生錯誤的幾率，增加檔案管理工作人員的工作負擔和工作質量。并且在日常生活和自然作用的影響下，紙質檔案可能在空氣中受到腐蝕和火災的破壞，失去的數據和信息可能無法修復，對管理工作造成嚴重的工作負擔，為了避免這種情況的發生而保持檔案的完整性就需要對檔案管理工作投入大量的人力和物力資源。并且紙質檔案管理的存在繁瑣的信息管理和信息查詢的過程，需要進行大量的搜索和尋找才能得到有效的數據和信息，增加檔案管理工作的工作量。而在信息化時代創新檔案管理工作模式可以充分的保證檔案數據的有效保存，減少檔案管理工作的人力和物力，提高檔案管理工作者的工作效率，有效的減少檔案管理工作者的工作量。當然，創新檔案管理工作的模式和方法和可有有效的保證檔案管理服務工作的正常進行，充分提高檔案管理服務工作的質量。

2 在信息化時代檔案管理服務工作存在的一些問題

2.1 檔案管理工作人員不能有效的轉變思想觀念

如今，隨著進入信息化時代，檔案管理工作在信息化時代的影響下工作質量和工作效率得到一定的進步和改善。然而，盡管在信息化高速發展的今天，檔案管理工作也存在著許多問題和不足，如檔案管理工作者缺乏創新意識是檔案管理工作產生問題的重要原因。檔案管理用作者繼續采用傳統的工作模式和方法，受著傳統觀念的影響和束縛，不能及時的對檔案管理工作模式和方法進行創新思考。同時無法勇于打破傳統的思想觀念，而傳統的管理思維和觀念嚴重的阻礙著檔案管理工作的有序進行和發展，嚴重的降低檔案管理工作的效率和質量。大量的檔案管理工作者缺乏一定的創新意識，不敢勇于突破傳統觀念的阻礙從而在進行檔案管理工作時過于死板和機械，無法有效的保證檔管理工作的正確進行。

2.2 部分檔案管理仍然是實體檔案為主缺乏統一信息化管理

盡管在如今信息化高度發展的今天，許多檔案管理大都采用信息化手段進行檔案管理，但是仍然存在許多以實體檔案為主的管理模式，忽視對檔案管理模式的創新和完善，這樣極大的降低了檔案管理的工作質量和效率，同時在搜集和搜索檔案的時候需要大量的工作量，對檔案管理工作高效和有序的進行有著嚴重的阻礙作用。而且檔案管理缺乏信息化的統一管理，可能讓檔案數據失去一定的時效性和真實具體性從而無法及時的獲得相關數據。在如今的大量的檔案管理工作中，因為各種各樣的原因和因素，如不同的工作環境，各種部門之間的工作聯系和資金的投入都對檔案管理工作的規范性和工作質量都有著重要的影響，可以有效的提升檔案管理工作效率，并且缺乏統一的信息化管理可能讓檔案管理工作失去一定的時效性和真實性從而無法達到預想的效果。

2.3 缺乏檔案管理系統的聯結機制

隨著我國信息化時代的不斷深入和發展，雖然檔案管理工作也進行了一定的信息化處理和改善，創造了許多的檔案管理系統和機制，但是如今的檔案管理系統也存在著許多的問題和缺陷，比如缺乏檔案管理系統之間的相互聯結通道，各種檔案管理軟件之間不能充分結合，缺乏一定的空間通用作用，不能將大數據充分融合到檔案管理中，這樣將大大增加檔案管理工作的工作量，增加檔案管理工作的復雜程度，在這種情況下將不能高效的運轉檔案管理工作，降低檔案管理工作的服務水平。同樣缺乏檔案管理系統的通用機制將無法保證檔案管理的工作效率。

3 信息化時代創新檔案管理服務模式的相關策略和方法

3.1 充分培養和提高檔案管理工作者的專業能力和素質

隨著信息化時代的不斷深化和發展，對檔案管理人員的專業素質和綜合能力的要求越來越高，這不僅要求檔案管理人員需要掌握傳統的檔案管理知識和基礎專業知識，還需要培訓檔案管理工作人員的信息化處理能力，充分掌握和利用信息化手段進行檔案管理工作。同時需要正確的認識到檔案管理工作人員是信息化時代創新檔案服務的主體，提升全體員工的計算機和軟件知識，提高員工利用現代信息技術對檔案管理進行系統管理。進一度加強檔案管理人員的綜合素質，同時及時定時定量的培養和提高檔案管理人員的創新管理能力，如此可以進一步保證檔案管理工作的正確和順利進行。當然檔案管理人員應該積極響應相關機構組織的培訓和學習活動，積極參加，主動努力提升自身的專業技能和計算機知識，更應該充分調動主觀能動性適應新時代對檔案管理工作產生的變化。

3.2 創新檔案管理信息資源利用率和服務機制

如今信息化時代最顯著的特點就是充分體現資源利用率從而有效的提高信息化的應用價值，想要提高檔案管理信息資源利用率，就要求充分體現資源共享和有效的檔案管理體制。檔案管理工作是一項枯燥和乏味的工作，為了提高工作人員的積極性和工作熱情，就需要完善當前的管理機制和制度。對表現良好的員工應該及時的提出表揚和晉升的機會，樹立優秀的模范作用，充分調動工作人員對于檔案管理工作的熱情，同時激發出管理人員對于學習信息化的積極性。有一些機構缺乏創新意識，對于自身的信息資源利用率和機制沒有及時得到進行完善和創新，也沒有正確了解到信息化檔案處理對于檔案管理服務的重要作用和意義。因此通過在信息化時代下創新檔案管理的資源利用率和服務機制可以進一步的提升檔案管理工作的服務水平和質量。

3.3 加強檔案管理信息系統之間的聯結通道

想要充分的提升檔案管理工作人員的工作效率和工作質量，需要及時加強檔案管理系統的各種軟件。在科技的不斷進步中，檔案人員需要充分的認識到技術支撐對于管理工作的重要性，良好的檔案管理信息系統可以根據客戶的需求及時準確的提供相關數據和信息，良好的檔案管理工作離不開良好的信息管理系統，可以進一步加強檔案管理工作的時效性和真實性。同時，加強檔案管理工作的信息系統的聯結通道可以從根本上突破傳統的檔案管理模式，傳統的檔案管理模式已經不能順應時代的潮流，根據實際的需要創新檔案管理的信息系統和機制，有效的體現出檔案數據的價值。同時，這也為檔案管理提供了正確的發展方向，可以將大數據充分融合在檔案中從而持續的提升檔案管理信息和歷史價值。

4 結束語

在信息化不斷發展的今天，檔案管理服務工作需要處理大量的信息，在這種新形勢下，檔案管理的工作量是非常巨大的，因此在新信息化時代下創新檔案管理服務模式是大勢所趨，創新檔案管理服務模式可以充分的提升檔案工作的效率和質量，從而進一步加強檔案管理服務工作的服務水平和社會影響力。

參考文獻

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