辦公自動化形勢下對文書檔案管理工作思考

曲健

摘 要：辦公自動化是一種現代性的辦公方式，集合了網絡通信技術、計算機技術與智能的辦公設備等技術新型發展成果。當前辦公自動化已經廣泛地運用到文書檔案領域，直接變革著文書檔案管理的方式與內容。本文立足辦公自動化為基礎，分析了辦公自動化形勢下文書檔案管理工作的特點與不足，結合實際工作有針對性地提出了促進文書檔案管理工作的措施，保障文書檔案管理在辦公室業務中可持續發展。

關鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；策略

文書檔案管理是檔案管理的重要內容，能夠直接地表達管理人員的中心思想，隨著互聯網技術的發展，文書檔案管理得到長足的發展。辦公自動化與自動化管理成為文書檔案管理的重要內容，依托辦公自動化技術針對文書檔案進行整理，不斷提升文書檔案管理的質量。在辦公自動化環境中，文書檔案的管理工作主要包含了電子文件歸檔與傳統紙質文件歸檔兩個部分，實現傳統檔案與電子檔案有機結合。這就要求文書檔案管理工作必須系統化的深入到文件生產、流轉、處理與歸檔全流程。實現文書檔案全流程管理直接為新時期文書檔案管理工作提出了更高地要求。

1 辦公自動化環境下文書檔案管理的特點

在辦公自動化環境下，文書檔案管理與運用實現了傳統與智能化管理雙向結合的管理格局，文書檔案管理呈現出新的特點，其主要表現在以下幾個方面：

文書檔案管理易制發：基于電子文件在辦公自動化系統環境下自動傳輸，有效地避免了檔案管理人員傳統的按照紙質文件的管理模式，減少了傳統審核、會簽、簽發等文書檔案形成與制作流程，辦公室文書檔案管理人員只要在智能化的辦公系統環境下就可以完成以上程序，形成全過程的電子文件運行流程，進而形成原始的文書檔案材料。尤其是文書檔案在基層的管理上，只需要在辦公系統中自動儲存就可以實現上級文件分類保存，形成文件傳閱系統。

文書檔案管理儲存性強：以電子文件的形式針對文書檔案進行有效管理，將傳網絡硬盤、磁盤、硬盤等數據儲存設備納入到電子文書檔案管理中去，不僅有效地提升了文書檔案的儲存安全，還有效地節省了文書檔案管理儲存空間。

文書檔案的使用與分享更便捷：傳統紙質文件記載了大量的信息，其復雜程度是依賴高強度的檔案管理實現，文書檔案的使用、交流等都需要消耗大量的人力、物力和財力等[1]。在辦公智能化、自動化運行系統實施以來，文書檔案的利用與分享等可以直接在網絡上進行。采取數據檢索與信息分類查詢的方式，能夠直接將需要的電子文書檔案納入使用進程中去。通過數字化的管理與現代化管理設備相結合，能夠直接促進交流共享，增強文書檔案的利用效率。實現電子文書檔案利用分級授權，文書檔案管理自動查詢與使用，減少檔案利用人力資源；打破文書檔案使用傳統空間限制，依托網絡實現雙向發展。

2 辦公自動化形勢下文書檔案管理的現狀

在辦公自動化形勢下，文書檔案依托信息系統，實現了數據歸檔與數據整合處理，直接提升了文書檔案管理效率，增強了文書檔案管理利用效率，但是在辦公自動化環境下，文書檔案管理依然存在一些問題，主要表現在以下幾個方面：

1）儲存介質不穩定。電子文書檔案管理更多的是硬盤、光盤等線下實體硬件措施的管理，對檔案管理的環境要求比較高，不能在磁場環境下保存，怕擠壓、彎折等。同時，此種介質的物理壽命相對較短，管理中需要及時更新，保證電子文書檔案管理的時效性，直接增加了電子文書檔案管理的難度。

2）文件原始認定困難。雖然當前辦公自動化系統實現了分級權限管理，根據個人的崗位實際情況實行相應地權限管理，但是基于種種原因，電子文書檔案的原始性認定是比較困難的。其主要表現在很多管理人員當前依然沿用通用的密碼，操作中人員界定不到位。同時，尚未建立嚴格的電子文書檔案管理制度，經常發生管理混亂。很多管理人員在崗位調整之后未及時收回相應地權限，直接造成管理風險。基于電子文件復制性強，進一步加大了文件的原始認定[2]。

3）管理人員綜合素養有待提升。在辦公自動化形勢下文書檔案管理對于工作人員的要求進一步加大，當前文書檔案管理人員有著基本的知識了解與掌握，但是檔案管理理念與技能更新并不及時，無法適應新形勢下電子文書檔案管理的根本需求，尤其在檔案管理技術與檔案需求多重背景的影響下，強化管理人員綜合素養的提升成為電子文書檔案管理的必然趨勢。

4）電子文件安全性受到挑戰。網絡是電子文件賴以生存的主要陣地，是電子文件傳輸的主要環境，雖然電子文件的傳輸主要基于內部網絡，但是在互聯網技術環境下，難免受到病毒等環境的破壞。當前已經采取了多項技術保證電子文件安全性，但是一旦發生泄露，沒有對應的技術進行修補，導致無法辨別檔案的真偽，使得電子文件的安全性受到威脅[3]。

3 辦公自動化形勢下增強文書檔案管理的策略

1）運用新技術實現文件長遠保存。一方面建立健全線上檔案儲存系統。將云計算等新型儲存系統納入到電子文件保存中來，形成長效發展的根本保障，促進電子文書檔案持續發展。增強電子檔案安全保障環境，增強電子檔案的線上與線下使用安全。另一方面建立健全線下檔案儲存系統。保障檔案儲存系統適應文書檔案的保存，包括檔案室溫度環境、濕度環境和通風系統等基礎環境建設，增加新技術，建立自動恒定檔案保存系統。

2）建立健全檔案管理制度。電子文件是一項新興的檔案管理模式，不僅自身在發展中存在固有的缺點，在運行中相應地管理制度也無法滿足文書檔案管理。因此，必須不斷建立健全檔案管理制度，才能保障電子文件的形成、處理與歸檔等流程標準化發展。進一步促進電子文書檔案規范化運行，保證不同類型、不同權限的電子文件都能通過自動化系統形成流程化管理模式。

3）增強管理人員綜合素養。隨著電子文書檔案現代化管理的發展，網絡技術已經成為管理中重要的方向之一，必須不斷強化電子文書檔案現代化管理，增強工作效率。因此，面對新形勢下電子文書檔案管理的發展，必須不斷強化內部檔案管理人員培訓，將檔案管理技術與現代化技術統籌起來，形成長效發展的根本原則。進一步掌握文書檔案自動化管理，進一步增強辦公的自動化程度。以崗位培訓、職業教育相結合的形式增強檔案管理人員的綜合技能，確保檔案管理能力與自動化發展水平一致。

4）不斷增強文書檔案管理的安全性。信息技術是一把雙刃劍，在為文書檔案管理帶來便捷化的同時也存在一定的安全隱患。電子文書檔案在常態化傳輸進程中將直接存在一定的網路風險，因此必須不斷強化電子檔案管理的安全性。定期做好文書檔案儲存系統維護與檢修，保證儲存系統的安全性質。采取雙重加密的方式保障網絡傳輸文件安全，最大限度地保證電子文書檔案在網絡傳輸過程中的安全性。例如：如采取防火墻、網絡防病毒、身份認證與授權等技術。使用相關文件時，必須要嚴格落實數字化檔案管理的相關規定，不得擅自進行電子文件的下載與修改，確保文件的安全性。

4 結語

辦公自動化形勢下文書檔案管理工作是衡量單位內部檔案管理水平的重要標準。文書檔案管理水平的高低直接影響電子檔案管理質量與效益，在辦公自動化背景下我們應該積極主動地探索新型管理方式，結合實際情況，有針對性地促進信息化時代下文書檔案管理工作。

參考文獻

[1]嚴文枝.基于辦公自動化環境下文書檔案管理的思考[J].辦公室業務，2017（24）：181-181.

[2]王興源.論辦公自動化系統對文書檔案管理工作的影響[J].辦公室業務，2017（6）：167-167.

[3]黃偉瑛.如何做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作[J].內蒙古科技與經濟，2018（7）：31-31.