加強水務檔案管理的有效措施

張興

摘 要：水務檔案管理的復雜化、任務的艱巨化、要求的現代化，促使水務檔案必須再上一個新臺階。傳統的檔案（紙質）和管理工作越來越難以適應新形勢的要求。水務檔案的現代化管理新特點決定了它的新的管理方法。只有了解和掌握水務現代化檔案的新特點，應用新的管理方法，才能更好的為水務檔案的現代化管理服好務。下面，筆者僅就水務檔案的新特點和新的管理方法談點淺見，僅供參考。

關鍵詞：水務檔案；管理；有效措施

隨著水務一體化管理的開展及深入，水務檔案管理工作出現了一些新特點，特別是城市供水管理、城市規劃區地下水開發利用管理、市政排水與污水處理設施管理等，為水務檔案的建設管理增加了新的內容。水務檔案管理的復雜化、任務的艱巨化、要求的現代化，促使水務檔案必須再上一個新臺階。傳統的檔案（紙質）和管理工作越來越難以適應新形勢的要求。下面，筆者僅就水務檔案的新特點和新的管理方法談點淺見，僅供參考。

1 明確水務檔案的新特點

1.1 含義新

水務檔案是對水務工程建設和水務事業發展有價值信息的記錄，也是記錄水務信息的載體。要克服對水務檔案認識的傳統觀念，不能認為只有經過檔案專業管理部門鑒定和整理過的認為有保管價值的原始的白紙黑字的文件或資料，才能稱為檔案。有很多檔案的原始資料的載體不是紙，內容也不是描述的，但是還需要存檔的。如影像資料、音像資料、工程資料電子版儲存等。

1.2 形式新

檔案的主要屬性是原始性，即保留其形成時的原來形式。現代化檔案形成的原始的信息，不是由手工書寫和繪制而形成的，它的表現形式也不一定是文字或圖形，而是多種多樣的。水務檔案也是如此，新增了數字符號、圖像、聲音等形式。

1.3 內容新

由于社會的進步和發展以及經濟體制的改革，水務發展速度極快，水務一體化管理、“BOT”的應用等都是水務事業發展的象征和表現。如計算機技術、微電子的應用、通信技術、光電技術、遙感技術等。為這些新事物和新科技服務的檔案必然也會增加許多新內容。同時，水務事業的發展離不開先進技術的應用。

1.4 載體新

傳統的記錄檔案信息的載體大多為紙質，但從檔案的發展趨勢看，由于要進行信息保護和記錄不同信息的需要，現代化檔案載體的種類也將日趨多樣化。如塑料制品、半導體存儲器、磁介質存儲器和光盤等。

1.5 屬性新

水務檔案除了具有傳統檔案的屬性外，還具一種新的屬性——多態性，即以多種形態存在，以多種方式保存，以多種形式存在，以多種途徑體現利用價值。

2 推進水務檔案的信息化管理進程

在水務檔案管理工作中，應科學合理地應用好計算機，要克服盲目性，少走彎路，減少浪費，并注意以下問題：一要統籌規劃，加強指導。由于水務部門的檔案專業技術力量參差不齊，若都各自為戰，對硬件選型、軟件配置等放任自流，就有可能造成很多的損失浪費，尤其是在微型機換代頻繁的情況下，后果更不堪設想。另外，選擇什么樣的機型和什么樣的軟件更適合檔案管理，不能受市場炒作的影響，如UNIX操作系統和ORACLE數據庫軟件等都能很好地適合于檔案管理。二要搞好長遠規劃。相對于檔案的生存期，計算機軟硬件的有效生存期就短很多，微型機操作系統和應用軟件一般幾年就升級換代一次。必須搞好計算機應用與檔案管理相適應的長遠規劃。三要組織推廣水務檔案現代化管理應用研究的技術及方法。目前，在水務工作人員中，從事檔案工作的鮮有懂計算機管理專長，而會計算機的專家又不熟悉檔案管理。檔案管理人員又很難花費主要精力專心致志地去研究現代化管理技術，因此，搞好水務檔案管理人員的適用技術培訓已迫在眉睫。

3 應采取的保障措施

水務檔案具有重要的利用價值，如何才能適應新特點和新的管理方法的要求，要從以下四個方面做起。

3.1 要建立集中統一的檔案管理網絡

加強對檔案工作的集中統一管理、是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。我們遵照統一領導、統一制度、分級管理的原則，成立檔案工作領導小組、統一協調檔案管理工作，由總工程師主管檔案情報工作，成立檔案情報室、設立專職檔案員，在各業務部門指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員，形成了全部的檔案管理網絡。同時，完善制度建設，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。

3.2 要有超前管理意識

要根據水利工程復雜性的特點，拓寬檔案收集渠道。追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程、檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息、并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質量也比較高，但花費的人力、物力較大。分階段收集。這種方法適用于建設周期長的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續性、完整性。強制性收集。對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位，我們采用收取檔案資料押金的做法。當一項水利工程報建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工。施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的施工單位具有—定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

3.3 要及時歸檔立卷

根據實際情況，制定檔案管理文件。堅持以規范化的作業方式，把應該收集舊檔的文件資料進行分類整理，立出預備案卷。可以裝訂成正規卷的，及時把它們裝訂成正規卷，使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化。

3.4 要強化檔案人員的業務培訓，提高檔案管理水平

水利工程檔案具有不可回復性的特點，客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關的一些專業類別檔案、懂不同類別的檔案的分類整理。因此，為達到水利工程檔案整理規范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓，講解水利工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔，并講解具體的歸檔范圍。同時，按照我們檔案整理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化作詳細的講解。使大家對檔案內容提前了解，在工作中更好的發揮，注意積累資料。這種培訓將檔案管理工作和工程同步進行。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有—個切實的保障。