試論實現檔案管理信息化的途徑與方法

王翠萍

摘 要：檔案管理信息化主要是在現代計算機以及網絡技術基礎之上建立的，可以說是一種全新的檔案管理模式，只有對現代信息技術以及科學手段進行應用才能促使檔案管理工作在真正意義上實現智能化、技術化以及規范化。本文主要對檔案管理信息化的途徑與方法進行探究，這對檔案管理工作的進步與發展打下堅實基礎。

關鍵詞：檔案管理；信息化；途徑；方法

1 國內檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 館藏檔案存儲的問題

館藏檔案信息化工作處于起步階段，其主要儲存介質是紙張，磁帶以及影像帶等主要作為輔助介質存在。紙質文件在實際進行保存時會受到各種客觀因素的影響，很難做到長久保存以及備份，多數館藏的主要介質都是紙質文件。在數量不斷增加的情況下倉儲費用以及管理成本也呈現出不斷增加的趨勢。

1.2 檔案管理模式的問題

現階段檔案館在實際對檔案進行管理時主要以手動模式為主，計算機只是其輔助管理模式。其中主要包括檔案接受、整理以及保管等工作，需要注意的是上述工作都是通過手工改的形式完成。這種工作方式會在一定程度上造成工作效率的降低，檔案資源的價值與意義也不能在這一過程中實現最大限度的發揮。

1.3 信息查詢困難的問題

在實際對檔案信息進行檢索時也主要通過手工的形式，檢索流程主要從檢查案卷目錄開始一直到辦理相關手續結束，其中還包括查文件目錄，在庫房中查找檔案存放位置以及通知庫房調卷等。紙質文件會在一定程度上給檢索調閱工作帶來難度。同時在實際進行檢索工作時普遍面臨查全率低、查準率低以及容易出現文件丟失等現象，政府不能對檔案資源進行充分利用，同時也不能將良好的服務提供給人民。

2 實現檔案管理信息化的途徑與方法

2.1 配備統一、專業的管理設備

為在真正意義上促使檔案資源成為有生命力的資源，必須借助科學的手段以及措施促使檔案信息逐漸實現向信息化信息的轉變。在實際開展上述工作時需要得到網絡技術的支撐，同時還需要統一的管理設備，促使計算機對檔案部門進行全面的覆蓋。只有在結合實際情況的基礎上對科學技術進行合理應用才能在真正意義上實現對檔案自動全文檢索與儲存，最終促使文檔一體化管理目標的實現。對計算機規格以及型號進行統一就是將硬件保障提供檔案管理工作，對該工作的順利開展有積極意義。

2.2 建立科學的安全管理制度

從本質上來說檔案管理具有一定的服務性，這也決定檔案部門應該對檔案信息進行盡可能的開發，這可在一定程度上提升利用的方便程度。檔案信息利用功能的最大化就是在這一過程中實現，最終促使檔案資源共享目標的形成。在實際進行檔案管理工作時首先需要滿足的條件就是建立健安全管理制度，并將信息化檔案作為基礎實現對安全措施的合理制定。從細節著手促使整體實現優化的目標。

2.3 健全與檔案管理信息化相關的標準與規范

促使用戶對檔案數據庫中的信息進行高效快捷的獲取是檔案信息化建設的目的與實質，這對檔案數據信息的規范化與標準化提出較高要求，也就是說為在真正意義上實現上述目標必須在對其規范化與標準化進行不斷的提高。檔案資源的重復開發以及利用率低等問題會在這一過程中實現有效的避免，同時為檔案資源共享目標的實現打下堅實基礎。

2.4 加強高素質檔案管理人員的培養和引進

檔案信息化建設的核心內容，就是開發利用檔案信息資源，并與檔案管理工作有機整合。檔案信息化建設是一門專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感。良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能，全面了解和自覺執行檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準。因此.面對新的形勢，迫切需要造就一支高素質檔案隊伍。

3 我國檔案管理信息化建設的發展方向

隨著全球信息化、信息化技術的發展，信息的信息化可共享程度要求也越來越高。我國的檔案管理正在向著全面的信息化發展.所謂的全面信息化不僅僅是讓檔案資料成為電子化文檔.而是要利用網絡和計算機技術讓檔案信息化資料成為可利用、可開發、可共享的優質化信息資源。因此在信息化建設中應當著重建立規范的統一的信息化轉化、管理、利用的標準。以此便于信息化檔案資料能夠被合理的利用和開發。檔案管理信息化建設的發展方向是建設信息化檔案館。所謂的信息化檔案館，不是單指某一個檔案館，而是通過計算機網絡連接在一起的若干檔案館群體。信息化檔案館將使檔案信息與其他各類信息更為緊密地結合在一起，成為—個有機的整體，從而對信息處理的標準化、管理過程的—體化和服務對象的社會化等提出更高的要求。建立信息化檔案館的最終目的是方便人們能最大限度地利用檔案信息，為經濟建設服務，實現對人民生活水平以及生活質量的提高。

參考文獻

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