淺談檔案數字化管理的幾點建議

陳桂梅

摘 要：檔案數字化管理是當今社會進步的標志，是現代檔案管理發展的必由之路。利用信息化技術，可將檔案信息進行科學整合，從而實現檔案管理的現代化。本文就檔案數字化管理與建設的實踐進行分析，講述了檔案數字化管理的有效措施，為檔案管理提供有效的建議。

關鍵詞：檔案管理；檔案數字化；信息化技術；科學整合

隨著我國信息技術的長足進步，我們的檔案管理事業也正在不斷的進步與發展過程中。現代社會的發展與進步也要求著檔案事業必須朝著信息化、數字化方向發展。因此，要想提高檔案科學、有效的管理與建設就應該合理利用當前信息化平臺的技術，將檔案管理引進數字化、信息化，結合當前我國檔案發展的實際情況來實現我國檔案現代化的發展。

1 數字化建設下的檔案管理的主要內容

目前，檔案在管理過程中主要內容有以下幾點：

1）要進行數字化的檔案管理，就需要有相應的設備支持，包括相機、掃描儀、聲音和圖片采集系統等。

2）要對檔案相關的數據庫進行完善，包括各類資源的整合，以及按照檔案年份、代碼、檔案數據處理等各種信息進行分類，并錄入信息化平臺中，為查詢工作提供便捷服務。

3）要制定相應的檔案數字化管理規范與標準。數字化檔案建設是一個數據化的系統工程。要在安全、可靠的環境下才能順利運行，并需要制度與標準的制約，才能實現數字化檔案管理的合理、有效建設。

2 對檔案數字化管理與建設的幾點建議

2.1 檔案數字化集成系統的建設方向

在檔案數字化管理的建設過程中，首先要以數據庫為基礎，為檔案的搜索、建立、分類等操作提供便利的條件。其次，在集成系統內，對各類數字檔案的信息進行收集、整理和分類，并上傳至云端系統里。

以檔案集成系統的管理方式，借鑒檔案歸檔要求，將檔案按照使用年限等具有標志性特定的屬性進行分類。每大類別下，應細化小類別，并設置二級分類。

檔案集成系統的管理與構建，還可利用管理員的賬號開展相應得活動。同時，也可以通過集體的力量，在系統中將設置相應的檔案類別，讓用戶自行選擇，并直接填寫檔案的有關信息。并將檔案按照公開、私密兩種形式加以保存，公開檔案在公共平臺中可以被社會人士審閱，而私密信息只能用戶自行查看，自行編輯。通過該程序與流程，管理人員僅需要對已有檔案進行查閱，按照檔案的內容再次進行審批，分類就行。將大大節省檔案管理的時間，提升檔案管理效率。

2.2 將檔案數字化系統建成后臺的管理模塊

數字化下的檔案綜合管理系統中應構建綜合管理模塊，即管理員管理、維護平臺的可視化端口。在網頁中，后臺功能可分為用戶管理、檔案管理、數據統計等多個子模塊，管理員只需要通過后臺的權限，便能夠對頁面的訪問等操作進行監管。當用戶在建立空間，并在空間內上傳有關檔案的過程中，管理員可對此進行管理與審批。如果系統里存在違法、違規操作，管理人員可對其進行駁回處理。且管理人員可直接刪除違規的檔案，并對存在嚴重違法違規的用戶給予永久的凍結與暫時凍結賬號的處理方式。而用戶在注冊、填寫有關信息、上傳檔案時所產生的數據，都將在管理員后臺模塊進行統計，并根據預先設計的分類系統，將檔案按照屬性直接進行分類。該操作方式，大大縮短了操作時間，提升工作效率。且管理員通過可視化平臺，有效掌握用戶的以及檔案的有關數據與信息，而利用數字化管理又能夠實現檔案的直接分類。減少管理人員的工作量，實現檔案管理的現代化與信息化。

2.3 構建檔案數字化的專題網站

根據檔案的基本內容，將檔案的有關信息錄入其中，并指定管理人員為該網頁的管理者與使用者。網站采用的是“互聯網+網頁”的管理模式，將互聯網思維與傳統檔案管理相結合，為館員提供管理的平臺與搜索的平臺。網站內將上傳云端數據庫，以及根據檔案類型所建立的類型檔案信息。網站用戶的角色可分為：游客、管理人員、注冊人員、終端管理人員四種，游客主要可以瀏覽網頁中的公開信息；注冊用戶可瀏覽網頁內的公開檔案外，還可以在自己的空間內實施下載、上傳等各種操作。管理人員可通過賬號，登錄到網頁后臺，可對檔案數據、用戶管理、數據統計等模塊進行操作。而終端管理人員則具有所有權限以外的，注銷賬號權限、創建賬號權限等。該網站服務架應以最先進的編程語言進行開發，并利用SQL作為數據庫。

2.4 建設檔案數字化的交流模塊

在檔案數字化的管理網頁中設置交流模塊，注冊用戶以及游客可以在網頁中提出相關意見與建議。并設置敏感字符，對用戶的言論進行一定的限制。管理人員根據用戶所提出的有關要求與意見，直接在后臺進行管理與維護，并直接給出相對應的回答。建設瀏覽板塊，將不再是單純的檔案信息化管理與建設，而是一種社交平臺。用戶在使用的過程中，將受到檔案理念的影響，進而推進檔案管理的信息化建設，增加社會曝光率，提升檔案的管理力度。同時，利用交流模塊，實現信息的共享。以免檔案形成信息孤島現象，影響數字檔案建設的活力。交流模塊中增加檔案共享區域，用戶可通過該區域，實現檔案的上傳，分享操作，極大的推進了數字化檔案信息資源的建設與管理。

總而言之，要建立檔案數字化信息平臺，并在平臺中增加管理員管理模塊，以及管理員后臺可視化端口。通過對用戶行為的管理，實現檔案的自動分類、自動上傳，而管理員僅需要對違規的操作以及存在敏感信息的行為嚴加看管即可。實現了高效的自動化管理方式，數字化檔案建設。

參考文獻

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