內蒙古鄂爾多斯X縣政府干部人事檔案電子化研究

黃瑞生

摘 要：內蒙古鄂爾多斯X縣政府檔案管理部門要依國家干部檔案管理規范，將大量的干部檔案電子化。當前這項工作存在工作周期長、工作人員使用的技術落后、工作流程不科學的問題，這導致這項工作的質量和效率難以保證。政府部門必須做好這項工作的基礎建設，為人事檔案電子化工作建立工作優勢，然后再通過優化人事檔案電子化措施，來全面的推動工作高效的、優質的進行。

關鍵詞：干部人事檔案；電子化；信息建設；檔案管理

內蒙古鄂爾多斯X縣政府檔案管理部門要依國家干部檔案管理規范，將干部檔案電子化。開展這項的目的，是為了發揮信息技術的優勢，開展高效的人事檔案管理；應用電子化檔案易復制、易傳播、無紙化的優勢，減少管理的成本；在將檔案管理信息化的過程中，讓檔案管理制度向規范化、科學化的方向發展。

1 人事檔案管理現狀

當前內蒙古鄂爾多斯X縣政府干部人事檔案共有5600冊，在將這些人事檔案資料電子化的過程中，人事檔案電子化的工作經常出現以下的問題：第一，信息入庫的周期過長，縣政府干部人事檔案冊數多，數字化處理的周期長、圖片化處理的時間長，大量的干部檔案都還沒有轉換成數字檔案，這帶來《干部檔案管理信息系統》出現了有系統框架，卻無數據或數據不全的問題。第二，工作人員的作業方法落后，當前很多工作人員只會應用傳統的方法錄入數據、處理圖片，因為工作人員缺乏先處的進理技術，導致人事檔案數字化的周期變長。第三，缺乏一套科學的工作流程，當前很多工作人員在處理人事檔案的時候，都是應用各自為政的方法處理檔案，這導致人事檔案處理的質量參差不齊，工作缺乏協作，從而工作的質量和效率都難以保證。

2 人事檔案電子化優勢

1）建立科學的工作框架。在開展人事檔案電子化工作時，要建立一套科學的框架，發揮流程化的工作優勢。當前人事檔案電子化工作應當制訂一個檔案核對、檔案掃描、文本校對、文檔排版、質量監督的工作流程。應用這樣的方法，可以讓每個崗位的工作人員都能應用統一化的標準完成工作，并且能夠應用批量化工作的方法提高工作的質量。

2）建立完善的工作機制。干部人事檔案涉及的內容很多，如果沒有一套完善的工作機制，那么在工作中可能會存在各種問題。為了讓每個崗位的工作人員都能履行自己的職責，人事檔案部門要做好頂層設計，建立完善的工作制度。比如要建立文件檢索制度、檔案查閱審批制度、用戶責任權限制度、數字化監督保密制度、安全管理制度等。只有開展這樣的工作，才能促進人事檔案電子化的工作。

3）建立崗位激勵制度。為了確保人事檔案電子化的質量與安全性，人事檔案管理部門要建立一套激勵制度。比如如果工作人員高效的、優質的完成了自己的崗位工作，那么可以獲得相應的激勵；反之，如果因為工作人員在工作中出現了錯誤，導致出現了人事檔案電子化質量的問題，則要追問崗位責任，或者如果工作人員沒有保質保量的完成工作，也要被追問責任。應用這樣的方法，可以提高干部人事檔案的工作質量及工作效率。

4）建立工作人員培訓制度。為了讓工作隊員能夠應用現代化的信息技術設備開展工作，及能夠應用現代化的軟件開展工作，單位應當對工作人員進行培訓。單位要讓工作人員全面了解工作制度，依制度和規范開展工作。單位要讓工作人員意識到，他們的技術水平與他們的工作質量與效率緊密掛勾，而他們的工作質量與效率又與他們的薪酬緊密掛勾。應用這樣的方法，提以提高工作人員的水平。

3 人事檔案電子化措施

1）明晰人事檔案電子化功能。開展人事檔案電子化的目的，是為了便于干部信息管理系統能夠自主的接收檔案材料，片主生成目錄，便于做好便閱檔、借檔、轉檔、名冊管理，可方便工作人員上報接收資料、記錄工作日志、安全管理、系統管理等，使干部人事檔案電子化信息能夠被共享。如果要電子化人事檔案的質量達到這樣的要求，人事檔案管理部門便要制訂一套統一化、規范化、科學化的人事檔案電子化標準，使工作人員能依此標準完成人事檔案電子化的

作業。

2）制訂人事檔案電子化標準。為了控制人事檔案電子化生成的質量，人事檔案管理部門要結合干部人事檔案系統管理的需求，建立人事檔案電子化模板，讓工作人員能依此標準建立工作模板，使工作人員可批量化的完成作業：第一，定制專業的目錄打印模板，檔案部門要制訂統一的紙紙規格，統一生成頁眉、頁角、頁碼表示方法、生成統一的字間距與行間距、生成標準的字體大小、設置統一的字體，設制統一的圖片大小，設置統一的圖片質量標準等，應用這樣的方法，可以確保干部人事檔案處理的質量，并且便于工作人員打印人事檔案資料或開展后續的檔案管理。第二，定制文檔生成的格式等，統一文檔標題生成文法、索引生成方法等，因為當前人們閱覽干部人事檔案的軟件很多，有些單位會應用EXCEL打開表格、有些單位會應用WPS打開表格；有些單位會應用office2007處理文檔，有些單位會應用office2013處理文檔等，如果不能統一文檔生成的格式，則其它單位在應用人事檔案電子化資料時，可能會出現亂碼或者不兼容的現象。為此，檔案部門要合理的制訂文檔生成的格式，在制訂生成的格式時，不能一味的追求應用最新的文檔標準生成文件，而要考慮文檔使用的兼容性。第三，做好人事檔案文檔與原始檔案的關聯，干部人事檔案中的圖片文件，或者某些文字文件是經過處理的文件，有時工作人員需要查閱原始文檔，此時要做好人事檔案電子文檔與原始文件的關聯工作，讓工作人員可以在獲得人事檔案電子版本的同時也獲得關聯文件。

3）優化人事檔案電子化的流程。在人事檔案電子化的工作中，應當分解崗位，應用流程化的方法開展工作。開展流程化的工作有以下幾個目的：第一，應用流程化的工作，可以提高工作效率。比如負責掃描的工作人員可以專心負責掃描工作，應用這樣的方法，工作人員可以在單位時間里完成大量的拋描工作。同理，負責校對的工作人員可以專心校對工作，發揮自己專業優勢，從而提高工作效率。第二，便于批量化的開展工作，比如人事檔案管理人員在完成了拋描的工作以后，可以完成其它的工作，應用這樣的方法，可以批量化的開展工作，優化人力資源配置。第三，便于建立激勵制度，應用這樣的方法，便于量化工作的成果，并且易于控制工作的質量，比如如果負責排版的工作人員出現了排版錯誤以后，最后負責監督的工作人員發現出現了質量問題，可以即時幫助排版的工作人員發現問題，避免負責排版的工作人員繼續犯錯。

4）優化信息技術的應用。為了提高工作的效率，工作人員必須掌握先進的信息技術應用方法。比如應用手工錄入漢字的方法，效率低，并且不適合批量化的開展工作。工作人員可以在掃描紙質文檔時，可以應用具有OCR識別漢字功能的掃描儀工作，這樣可以應用現代化的掃描技術完成漢字的錄入，避免應用手動錄入漢字。在轉換檔案時，可以應用迅捷檔案轉換器，把現有的PDF文件等批量化的轉換為圖文文檔。

4 總結

為了建立信息化的人事檔案管理系統，當前內蒙古鄂爾多斯X縣政府要將大量的干部人事檔案轉換成電子化文化。當前這項工作存在工作周期長、工作人員使用的技術落后、工作流程不科學的問題，這導致這項工作的質量和效率難以保證。政府部門必須投入更多的人力、物力、財力，做好這項工作的基礎建設，為人事檔案電子化工作建立工作優勢，然后再通過優化人事檔案電子化措施，來全面的推動工作高效的、優質的進行。

參考文獻

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