信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究

張豐麗

摘 要：在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，企業(yè)要想獲得更加廣闊的發(fā)展空間，必須提高工作質(zhì)量和效率，以便提高企業(yè)的核心競爭力。為了實現(xiàn)此目標，企業(yè)必須加強信息化管理，采用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理模式，從而提高企業(yè)管理的整體質(zhì)量。本文立足于檔案管理工作，針對信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新進行分析和研究，闡述了具體的創(chuàng)新策略，希望為相關(guān)檔案管理人員提供一些參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

隨著社會的進步和科技的發(fā)展，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域中，推動了各項工作的信息化進程。檔案管理作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，對于企業(yè)的長期發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。在新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)的實際發(fā)展需要了，這就要求企業(yè)必須加強對檔案管理工作的創(chuàng)新，采取行之有效的管理辦法，從而為企業(yè)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，進一步推動檔案事業(yè)的信息化進程。

1 信息時代下檔案管理工作的概述

檔案管理是指對檔案信息進行搜集、整理、存儲、保管和編輯等工作，由于檔案信息具有較強的多樣性和復(fù)雜性，導(dǎo)致管理人員在管理工作中經(jīng)常需要花費大量的時間和精力進行管理工作。[1]隨著信息時代的到來，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案管理帶來了巨大的便利，不僅改變了其管理方式，而且還有效地提高了管理效率，同時還減少了工作失誤的發(fā)生。值得注意的是，為了確保檔案管理的有效性和可靠性，在應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理時，必須由統(tǒng)一的行政部門進行監(jiān)督和指導(dǎo)，以便為檔案管理工作的開展提供可靠的保障。在信息時代中，檔案管理主要具有兩個特點：第一，信息時代下檔案管理工作必須圍繞相關(guān)的法律法規(guī)開展，必須依靠相應(yīng)的行政部門有序進行；第二，信息時代下檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的實物存檔變?yōu)殡娮訖n案，企業(yè)、政府、學(xué)校的檔案管理逐步向信息化過渡。

2 信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 做好電子檔案信息的登記工作

目前，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作取得了一定的成效，但是，由于檔案管理系統(tǒng)建設(shè)較為分散，不利于統(tǒng)一管理，這也給檔案管理工作增加了許多難度。[2]鑒于此，有必要將所有的檔案進行登記造冊，做好登記工作之后再歸入總系統(tǒng)，以便提高檔案管理的質(zhì)量和效率，如果發(fā)生意外情況就不用擔(dān)心檔案資料的丟失與損毀，進一步確保檔案信息的真實性與完整性。即使發(fā)生自然災(zāi)害等不可抗力因素，造成部分機構(gòu)的信息損毀或者丟失也不需要緊張，在總系統(tǒng)可以找到相應(yīng)的檔案，總系統(tǒng)對每個檔案都有記錄與備份，不僅可以防止意外發(fā)生檔案的丟失，還可以對各個附屬機構(gòu)的工作安排提供幫助，對于各個部門出現(xiàn)的問題都可以及時有效的處理。計算機具有強大的存儲容量，自動化程度高，邏輯思維運行能力比較強，計算機管理功能是一項以數(shù)據(jù)庫為核心的運行模式，包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)加工以及數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)編排、數(shù)據(jù)檢索以及數(shù)據(jù)發(fā)布等多個方面的內(nèi)容，已經(jīng)廣泛應(yīng)用到信息檢索工作與圖書館管理領(lǐng)域中。因此，檔案管理人員可以充分利用計算機的這些強大功能，做好檔案信息的分類整理工作，便于日后的使用與查詢，從而為提高檔案管理工作的整體質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 不斷提高管理人員的創(chuàng)新意識

管理人員的工作態(tài)度與職業(yè)技能對檔案管理工作的影響是非常重要的，可以說在一定程度上決定著檔案管理工作的狀態(tài)。從事檔案管理工作的相關(guān)人員是第一線的人員，在平常管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題以及其他與檔案管理工作有關(guān)系的因素，都是值得深入探究與改進的地方。同時，相關(guān)各部分之間還需要多加溝通交流，針對檔案管理工作的實際問題與弊端進行探討，對于有創(chuàng)新意識的工作人員給以適當(dāng)?shù)莫剟睿⑼晟频莫剟顧C制，這樣可以大大調(diào)動員工的積極性與創(chuàng)造性，激發(fā)員工的熱情，也可以促進員工不斷改進自身的不足之處，修正自己的工作態(tài)度，逐漸完善自己。

2.3 提高檔案信息的共享性和系統(tǒng)性

傳統(tǒng)上各個部門都是自我經(jīng)營，分散問題比較嚴重，而且各個部門之間長期沒有交流溝通，信息資源流通不暢，別說信息共享性與系統(tǒng)性了。[3]沒有形成一個完整統(tǒng)一的系統(tǒng)，檔案信息隨處都可以找到，信息雜亂無章，檔案使用者在選擇資料的過程中沒有程序可言。所以檔案管理總部應(yīng)該帶頭引導(dǎo)與鼓勵各個部門之間進行交流，在必要的時候舉辦一些座談活動，統(tǒng)一部門之間的工作重點與中心，劃分各個部門之間的職責(zé)與工作內(nèi)容。分工合作，并相互監(jiān)督。在使用者利用相應(yīng)檔案資料的時候可以依照相關(guān)的程度進行，在資料上傳的過程中，要做好一系列工作，比如相關(guān)工作人員要標注清楚資料的來源以及資料是原件還是復(fù)印件，并且標注好資料原件的地點，這些信息必須標注清楚，以便日后方便使用者查詢與利用。

2.4 建立完善的檔案信息管理體制

檔案管理體制的創(chuàng)新是檔案信息化管理的重要途徑與方式。在信息化時代背景下，需要對檔案信息進行統(tǒng)一管理，建立全面的檔案信息管理體制，對信息資源進行充分分析與整合，提取有價值的信息，將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢與功能，不斷完善我國的檔案信息體制，加強對檔案信息管理的力度與監(jiān)督。傳統(tǒng)上我國的檔案信息系統(tǒng)不夠規(guī)范，系統(tǒng)比較分散，不利于硬件與軟件的選擇，經(jīng)常出現(xiàn)選擇上的事物，進而影響著檔案信息系統(tǒng)運行的可靠性與安全性，同時也給檔案信息管理帶來一定的困難。所以，需要對檔案信息制度進行優(yōu)化與完善，將每個部門都納入到檔案信息管理系統(tǒng)中，形成統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，不斷增強管理的自動性與智能性，統(tǒng)籌規(guī)劃，兼顧各個部門的內(nèi)部機構(gòu)與需求，以便集中管理。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息化時代背景下，只有不斷加強對檔案管理的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的整體水平，從而取得理想的管理效果。為此，檔案管理人員必須要樹立創(chuàng)新意識，采取創(chuàng)新性的管理手段，不斷完善檔案管理制度和體系，建立豐富的網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案管理工作與科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，切實做到信息化管理和現(xiàn)代化管理，從而為優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)創(chuàng)造良好的條件。

參考文獻

[1]呂歡弟.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中外企業(yè)家，2014（20）.

[2]姜麗華.基于信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新策略研究[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2017（23）.

[3]李小瑩.試論信息化時代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）.