淺析高校檔案管理走向數字化的影響及策略

馬靜

摘 要：進入信息時代，各個領域都開始將信息技術作為有力的發展手段，高校檔案管理也不例外，逐漸從千百年來的紙質管理模式走向數字化管理模式，由此具備了更高的管理效率、更多元的管理方式、更長久的保存期。可以說，信息技術的崛起和持續演變，深刻地影響了高校檔案管理，進而影響著整個高校建設和高等教育的發展。圍繞此，本文展開具體探討，旨在厘清相互影響關系的基礎上，總結高校檔案管理應用信息技術走向數字化的有效方式。

關鍵詞：高校檔案管理；數字化；影響；策略

1 信息數字化對高校檔案管理的影響

在信息技術普遍滲透的當前時期，就高校檔案管理方面而言，一方面它縮短了檔案信息收集、歸納、存儲以及查閱的時間，并大大節省了人力、提高了準確度且降低了出錯率；另一方面，與傳統紙質檔案管理相比，它不需要過多的實地面積，即使數量龐大、信息復雜，也能集中收錄進容量巨大的虛擬數據庫中，且一經錄入后在沒有特殊外力的作用下，不受或極少受時間、環境與空間的影響，甚至能夠實現永久保存。從而使重要的檔案資料更加全面，并得到規范化和持續完善。另外，基于交互性優勢的數字化，本身就能夠進行信息的及時、有效獲取和傳遞，所以高校檔案管理也能因此在時間和內容跨度上同時兼具歷史性和現代性。依據信息數字化搭載互動平臺，全校人員還能了解高校檔案管理的實時動態，除了管理的相關內容之外，還包括辦學目的、教師課程、學生信息接收及相關的重要通知等[1]。同時，數字化有利于高校檔案管理相關工作變得透明化，督促相關工作人員規范自身行為和素質。

當然，數字化應用于高校檔案管理也存在一定的挑戰，從觀念上來說，它代表著新的管理模式與傳統管理模式的碰撞，受傳統管理理念和長期固定的管理環境影響較深的工作人員，需要一定的時間來接受、接觸、了解、學習和應用該技術；而從時間和工作量上來說，隨著高校發展歷史的延長，高校積累了大量紙質檔案資料信息且仍在持續增多，要將其逐一、細致、準確地數字化，是項龐大的工程，不僅要整體規劃，更需要專業人員投入足夠的精力、物力和財力以提供支持。

2 高校檔案管理走向數字化的影響

2.1 高校檔案管理走向數字化能使管理工作更高效

高校檔案管理走向數字化之后，管理工作將變得智能且便捷，尤其是能夠促使檔案管理工作中的檢索編碼自動生成，為檔案管理效率提升提供良好支持[2]。

數字化技術引入高校檔案管理工作，能夠將人力管理的重點從頻繁的跑動中轉移到集中的平臺管理上，只需要通過遠程操作，就能隨時隨地開展管理工作，簡化了工作流程，也使工作更加即時高效。另外，利用數字化技術，高效檔案管理及其資源情況更加清晰明了，各個檔案處于怎樣的狀態都能及時掌握，特別是當檔案在借閱過程中出現問題時，能夠第一時間將責任落實到人，從而保證檔案資源的完整性和管理效果的良好，減少遺失率和破壞率。

2.2 高校檔案管理走向數字化有利于管理更加多元化

高校檔案管理走向數字化之后，可通過更多方式來獲取檔案信息。首先，數字化技術有利于高校構建數字化檔案資源庫和管理系統，能夠為檔案的全面搜集整合和集中化管理提供良好的支持，切實增強檔案管理效果[3]。并且管理工作走向數字化，相關檔案資源的查閱權限將得到放寬，這意味著高校師生和其他人員能夠獲得更多檔案信息資源，以便更有效地開展教研、教學和學習。其次，當前高校檔案管理工作的突出問題在于，不少檔案資料被借閱之后，由于各種原因而延期歸還甚至不歸還。同時也存在部分人員拒絕、推遲提交、整理和歸檔檔案資料，阻礙檔案管理工作的正常進行。針對此，利用數字化技術之后，管理人員就能準確定位該群體，然后通過全面審查和多次通知來收集檔案資料，完成高校檔案管理工作任務。

2.3 高校檔案管理走向數字化將實現檔案資源共享

高校檔案管理走向數字化，依托的是不斷突破革新的信息技術，再加上經過發展，檔案工作已經形成成熟且覆蓋了整個高校的管理體系，因此相對來說基礎比較扎實，有利于檔案資源的普及保護和普遍共享的開展。也就是說，以信息技術為支撐而構建技術安全防范系統，能夠有效確保高校檔案資源的完整行和安全性，這是高校檔案管理工作優化升級的前提。另外，高校檔案資源的全面覆蓋性和網絡的全面覆蓋性相結合，后者能夠將前者共享到集中在該平臺之上的所有人員之處，從而提高了檔案資源的應用率和應用及管理實效性。同時，這也是將檔案管理的工作細節展現在全校人員面前，每個高校人員都由此成為檔案資源的監督者和管理者，針對檔案管理數字化過程提出構建和完善建議，發現問題和不足，并給出合理的解決方案，也就是集中眾人智慧共建數字化檔案管理平臺。如此一來，高校檔案數字化管理除了實現資源共享及利用之外，保護力度也得到大大提升，同時基于大眾觀點而優化的管理過程，所取得的管理成果也更能令人信服。

3 高校檔案管理走向數字化的策略

3.1 關注技術發展，強化基礎建設

信息技術處于動態發展之中，因此數字化對于高校檔案管理來說，始終是一種新手段，為此高校應持續關注信息技術的發展趨勢，并以此為基礎不斷構建和完善檔案創新管理體系。結合各個高校長期以來的發展實況和檔案資料管理現狀，從全局和統籌兼顧層面出發，構建與本校相貼合的數字化管理平臺。同時，高校檔案管理的標準也要在參考省級檔案管理標準的前提下制定，保持兩者的統一，從而確保其權威性。

3.2 提供全面的保護環境

檔案資料屬于重要隱私信息，加之當前網絡存在較高的安全風險，因此高校檔案數字化管理的安全性得到切實保證是首要重點。除了信息獲取和傳播過程中的安全之外，也要保證系統軟硬件的安全。為此，建議高校定期排查用于檔案管理的計算機軟硬件，及時發現安全隱患并有效解決。同時，可啟動資料自動備份功能，以防丟失，并為檔案資料設置加密保護，以防泄露。當然，也要引進其他信息技術，如網絡安全技術等，降低和控制管理過程中的風險。

3.3 科學規劃并整合檔案管理資源

數字化技術的突出特征之一就是交互、共享，為給使用檔案資料的高校人員更好的共享體驗，建議檔案管理人員按照相應的標準和原則整合檔案信息資源，并根據不同的種類規劃相應的版塊，合理總結歸納，然后將其展示在校園網以及各種即時媒體客戶端主頁面上，方便高校人員根據自己的需求查閱、瀏覽和借閱。

3.4 為高校檔案管理數字化儲備優秀人才

高校檔案數字化管理需要專業人員來操作，為此，一方面在檔案管理專業開設與此相關的計算機技術課程，使其掌握系統的檔案數字化管理理論及技能；另一方面，針對正處于檔案管理崗位的工作人員，可通過相關培訓使其具備數字化管理素質。在招聘檔案管理人員時，也要重點考慮其是否具備一定的數字化實操技能。人才是保證高校檔案管理成功走向數字化并取得良好管理實效的核心力量。

4 總結

總的來說，高校檔案管理走向數字化是時代所向，也是高校創新發展的重點表現之一，不僅有利于檔案管理工作的優化，更便利了工作人員的日常管理和全校師生的使用。為此，高校應加大構建檔案數字化管理體系的力度，同時保證檔案資料的安全和完整。

參考文獻

[1]靳紅.信息數字化對高校檔案管理的影響[J].電子技術與軟件工程，2018（21）：239.

[2]季軒.高校檔案管理創新及檔案管理數字化探索[J].產業與科技論壇，2016（15）：209-210.

[3]羅瑤.高職教學檔案管理工作芻議[J].科學大眾（科學教育），2015（10）：151.