信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新研究

于昌永

摘 要：檔案管理工作是行政事業(yè)單位最基本的工作，對于管理單位事務(wù)，促進(jìn)與社會各界的廣泛合作具有重要意義。隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷延伸，行政事業(yè)單位做好檔案工作越發(fā)離不開信息技術(shù)的支持。同時在技術(shù)升級中，卻又暴露出一些不適應(yīng)新發(fā)展和新變化的管理問題。為此，需要相關(guān)人員創(chuàng)新檔案信息化管理的思路，針對性解決目前存在的問題。

關(guān)鍵詞：信息化背景；行政事業(yè)單位；檔案管理工作；創(chuàng)新

信息資源能夠滿足人們的特殊需要，服務(wù)社會，具有極高的使用價值。這一認(rèn)識已經(jīng)逐漸成為社會各個領(lǐng)域的共識。作為信息的一種，檔案的價值卻容易被忽視。檔案管理工作看似簡單，實則具有相當(dāng)?shù)募夹g(shù)性[1]。因此，相關(guān)人員必須提高重視程度，保證檔案工作科學(xué)高效，切實提升檔案管理工作的科學(xué)化信息化水平。

1 行政事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的問題

1.1 對檔案管理工作的重視程度不高

當(dāng)前行政事業(yè)單位對于檔案管理工作的意義已經(jīng)有了正確的認(rèn)識，但相較于發(fā)達(dá)國家而言，還停留在一個較低的水平上。領(lǐng)導(dǎo)提出加強檔案管理工作后，實際執(zhí)行情況卻缺乏力度，不能對其進(jìn)行充分的利用。一些員工只能認(rèn)識到檔案管理的表面作用，甚至?xí)⒅畾w類到日常瑣事中。對現(xiàn)有檔案資源的利用存在較為嚴(yán)重的形式化。又因為缺乏制度建設(shè)，導(dǎo)致部門間職責(zé)不清，互相推諉的情況產(chǎn)生。

1.2 檔案管理工作的現(xiàn)代化水平不高

隨著現(xiàn)代化建設(shè)的程度不斷加深，行政事業(yè)單位率先引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備用于日常工作之中。檔案管理工作因此獲得極大的便利。但實際工作中，相關(guān)人員對這些設(shè)備的使用停留在粗淺的程度，許多功能得不到充分利用。整體檔案管理工作中存在著盲目性和隨意性。缺乏統(tǒng)一的管理制度、管理手段和方法相對落后，現(xiàn)代化管理意識不足，仍然在采用傳統(tǒng)的方法。這就導(dǎo)致檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)水平不高。

1.3 管理人員素質(zhì)相對不高

一方面檔案學(xué)是一門綜合性的學(xué)科，對檔案工作者的知識面和專業(yè)素質(zhì)都有著較高的要求。隨著新技術(shù)和新知識的不斷產(chǎn)生，檔案人才的培養(yǎng)速度已經(jīng)跟不上檔案管理發(fā)展的需要。另一方面，我國行政事業(yè)單位中的檔案管理只是日常工作的一部分，地位不高，人員配置并不專業(yè)，往往是從其他部門抽調(diào)而來。這就使得從業(yè)人員在專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)方面都存在很大不足。不僅缺乏專業(yè)能力而且工作熱情也不高。

2 信息時代科技檔案管理發(fā)展的方向

信息時代對檔案管理工作的要求是更符合現(xiàn)代化要求，即將現(xiàn)代化的手段應(yīng)用到日常管理工作中去。下文將簡述其中三個最為主要的發(fā)展方向。

2.1 無紙?zhí)摂M化發(fā)展方向

計算機技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理實現(xiàn)了無紙化辦公，改變了檔案管理工作的模式。無紙化可以更快捷方便的實現(xiàn)信息資源的共享。虛擬化可以通過互聯(lián)網(wǎng)連通無時間區(qū)域界線的特點，實現(xiàn)檔案全球范圍內(nèi)的共享，從而豐富檔案信息資源。資金投入少、可存儲容量大，資源占用面積小是無紙?zhí)摂M化的優(yōu)勢，同時可以使得檔案管理工作更加方便，用戶檢索也更加快捷[2]。

2.2 微縮數(shù)字化發(fā)展方向

微縮數(shù)字化即將微縮攝影與數(shù)碼影像技術(shù)等手段應(yīng)用在檔案管理中。從表面看，這一手段是對檔案利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行信息處理，將其轉(zhuǎn)變成電子檔案。在完成處理后，可以通過計算機設(shè)備設(shè)想智能化搜索，提高檢索效率。通過對舊文檔進(jìn)行處理，可以壓縮占用面積，而用數(shù)碼影像技術(shù)處理影像后，可以實現(xiàn)高保真。通過電子文件的積累形成數(shù)據(jù)庫，可以有效地減少實體空間占用。實現(xiàn)長期保存、實時查找。因而具有顯著的可塑性和高效性。相比紙質(zhì)文件具有無法比擬的優(yōu)越性。

2.3 信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展方向

我國正在走一條高度信息化的發(fā)展道路，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到人們的生活、工作、學(xué)習(xí)之中。同樣，為檔案管理工作的發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。目前網(wǎng)絡(luò)在企事業(yè)單位中覆蓋率極高且完善。隨著技術(shù)的進(jìn)步，文件資料信息的安全得到增強，且因為電子文件簽署具有鮮明的“印記”特征而能更容易的進(jìn)行身份驗證，從而保證了真實性。隨著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的發(fā)展和電子文件工作的完善，檔案資源的利用程度將大大提高。

3 促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案信息化管理的創(chuàng)新思路

3.1 健全完善檔案管理工作制度，提升管理水平

針對目前行政事業(yè)單位檔案管理方式和模式的落后現(xiàn)象，必要有針對性的制定完善的檔案管理工作制度，健全檔案管理措施。立足單位實際發(fā)展?fàn)顩r，制定發(fā)展目標(biāo)和計劃，進(jìn)一步提升管理水平。

3.2 促進(jìn)檔案管理人員信息化檔案管理意識是樹立

行政事業(yè)單位檔案管理人員樹立信息化檔案管理意識，可以從主觀能動性方面提高檔案信息化管理的效率。首先可以調(diào)動相關(guān)人員的工作熱情，促使其不斷進(jìn)行專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)的提升。其次，在對傳統(tǒng)檔案的管理工作中，積極的進(jìn)行創(chuàng)新。自覺地應(yīng)用數(shù)字化、智能化、科學(xué)化的管理技術(shù)提升檔案信息化管理水平和能力。

3.3 加強檔案人才培養(yǎng)機制

提升答案信息化管理水平人才是關(guān)鍵，針對目前行政事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)較低的情況，需要將檔案隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)放在首位。加強人員培訓(xùn)，提高信息化管理意識和實踐能力，鼓勵創(chuàng)新。同時，注重考核和監(jiān)督。各業(yè)務(wù)部門設(shè)立應(yīng)設(shè)立專職檔案員，細(xì)化分工，明確職責(zé)，嚴(yán)格審查。建立糾錯機制，確保檔案信息真實準(zhǔn)確。

3.4 大力推進(jìn)信息化檔案管理進(jìn)程

實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化是時代發(fā)展的必然要求。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身工作實踐有效融合現(xiàn)代信息技術(shù)推進(jìn)信息化檔案管理。首先要對檔案信息資源的交換、共享進(jìn)行統(tǒng)一管理，保證其安全性和規(guī)范性，借此不斷積累檔案信息資源庫。受無紙化、數(shù)字化辦公的趨勢的影響，行政事業(yè)單位應(yīng)加快文書的數(shù)字化進(jìn)程，減少人力、物力、財力的浪費，同時可以提高檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性[3]。

3.5 切實發(fā)揮數(shù)字化、信息化檔案管理的服務(wù)功能

隨著時代的進(jìn)步，檔案資源的載體呈現(xiàn)出了多元化的趨勢[4]。數(shù)字檔案可以解決舊檔案保存、管理、使用的困難。對于一些貴重檔案的保存十分重要。同時，面向客戶需求時，可以通過計算機技術(shù)對檔案信息進(jìn)行歸類，方便進(jìn)行查詢。減少了工作人員的工作量和借閱所需要的時間，提高了辦理手續(xù)的效率。行政事業(yè)單位在推行檔案信息化時，需要不斷完善資源共享、異地查詢、統(tǒng)計分析等功能。同時要不斷豐富資源數(shù)據(jù)庫，及時更新檔案狀態(tài)，加強公共服務(wù)功能。真正發(fā)揮檔案為單位管理提供專業(yè)、科學(xué)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料的功能，從而提升整個行政事業(yè)單位的管理水平和綜合實力。

4 結(jié)束語

在信息化背景的今天，行政事業(yè)單位檔案管理工作結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠切實提高工作的流程規(guī)范性、提高檔案管理工作的效率，實現(xiàn)了檔案資源的高效利用。因此，行政事業(yè)單位檔案管理人員需要加快信息化檔案的建設(shè)工作。推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和信息化的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]黃瑩.信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（01）：15-16.

[2]武曉強.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].蘭臺內(nèi)外，2017（04）：68.

[3]岳暢.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].蘭臺世界，2017（S1）：148.

[4]張曉晨.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理路徑初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：112.