信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新研究

于昌永

摘 要：檔案管理工作是行政事業單位最基本的工作，對于管理單位事務，促進與社會各界的廣泛合作具有重要意義。隨著信息技術應用的不斷延伸，行政事業單位做好檔案工作越發離不開信息技術的支持。同時在技術升級中，卻又暴露出一些不適應新發展和新變化的管理問題。為此，需要相關人員創新檔案信息化管理的思路，針對性解決目前存在的問題。

關鍵詞：信息化背景；行政事業單位；檔案管理工作；創新

信息資源能夠滿足人們的特殊需要，服務社會，具有極高的使用價值。這一認識已經逐漸成為社會各個領域的共識。作為信息的一種，檔案的價值卻容易被忽視。檔案管理工作看似簡單，實則具有相當的技術性[1]。因此，相關人員必須提高重視程度，保證檔案工作科學高效，切實提升檔案管理工作的科學化信息化水平。

1 行政事業單位檔案管理工作普遍存在的問題

1.1 對檔案管理工作的重視程度不高

當前行政事業單位對于檔案管理工作的意義已經有了正確的認識，但相較于發達國家而言，還停留在一個較低的水平上。領導提出加強檔案管理工作后，實際執行情況卻缺乏力度，不能對其進行充分的利用。一些員工只能認識到檔案管理的表面作用，甚至會將之歸類到日常瑣事中。對現有檔案資源的利用存在較為嚴重的形式化。又因為缺乏制度建設，導致部門間職責不清，互相推諉的情況產生。

1.2 檔案管理工作的現代化水平不高

隨著現代化建設的程度不斷加深，行政事業單位率先引進先進的設備用于日常工作之中。檔案管理工作因此獲得極大的便利。但實際工作中，相關人員對這些設備的使用停留在粗淺的程度，許多功能得不到充分利用。整體檔案管理工作中存在著盲目性和隨意性。缺乏統一的管理制度、管理手段和方法相對落后，現代化管理意識不足，仍然在采用傳統的方法。這就導致檔案管理工作的現代化建設水平不高。

1.3 管理人員素質相對不高

一方面檔案學是一門綜合性的學科，對檔案工作者的知識面和專業素質都有著較高的要求。隨著新技術和新知識的不斷產生，檔案人才的培養速度已經跟不上檔案管理發展的需要。另一方面，我國行政事業單位中的檔案管理只是日常工作的一部分，地位不高，人員配置并不專業，往往是從其他部門抽調而來。這就使得從業人員在專業技能和職業素養方面都存在很大不足。不僅缺乏專業能力而且工作熱情也不高。

2 信息時代科技檔案管理發展的方向

信息時代對檔案管理工作的要求是更符合現代化要求，即將現代化的手段應用到日常管理工作中去。下文將簡述其中三個最為主要的發展方向。

2.1 無紙虛擬化發展方向

計算機技術的發展使得檔案管理實現了無紙化辦公，改變了檔案管理工作的模式。無紙化可以更快捷方便的實現信息資源的共享。虛擬化可以通過互聯網連通無時間區域界線的特點，實現檔案全球范圍內的共享，從而豐富檔案信息資源。資金投入少、可存儲容量大，資源占用面積小是無紙虛擬化的優勢，同時可以使得檔案管理工作更加方便，用戶檢索也更加快捷[2]。

2.2 微縮數字化發展方向

微縮數字化即將微縮攝影與數碼影像技術等手段應用在檔案管理中。從表面看，這一手段是對檔案利用現代化手段進行信息處理，將其轉變成電子檔案。在完成處理后，可以通過計算機設備設想智能化搜索，提高檢索效率。通過對舊文檔進行處理，可以壓縮占用面積，而用數碼影像技術處理影像后，可以實現高保真。通過電子文件的積累形成數據庫，可以有效地減少實體空間占用。實現長期保存、實時查找。因而具有顯著的可塑性和高效性。相比紙質文件具有無法比擬的優越性。

2.3 信息網絡化發展方向

我國正在走一條高度信息化的發展道路，網絡技術被廣泛地應用到人們的生活、工作、學習之中。同樣，為檔案管理工作的發展奠定了技術基礎。目前網絡在企事業單位中覆蓋率極高且完善。隨著技術的進步，文件資料信息的安全得到增強，且因為電子文件簽署具有鮮明的“印記”特征而能更容易的進行身份驗證，從而保證了真實性。隨著網絡建設的發展和電子文件工作的完善，檔案資源的利用程度將大大提高。

3 促進行政事業單位檔案信息化管理的創新思路

3.1 健全完善檔案管理工作制度，提升管理水平

針對目前行政事業單位檔案管理方式和模式的落后現象，必要有針對性的制定完善的檔案管理工作制度，健全檔案管理措施。立足單位實際發展狀況，制定發展目標和計劃，進一步提升管理水平。

3.2 促進檔案管理人員信息化檔案管理意識是樹立

行政事業單位檔案管理人員樹立信息化檔案管理意識，可以從主觀能動性方面提高檔案信息化管理的效率。首先可以調動相關人員的工作熱情，促使其不斷進行專業技能和職業素養的提升。其次，在對傳統檔案的管理工作中，積極的進行創新。自覺地應用數字化、智能化、科學化的管理技術提升檔案信息化管理水平和能力。

3.3 加強檔案人才培養機制

提升答案信息化管理水平人才是關鍵，針對目前行政事業單位檔案管理人員素質較低的情況，需要將檔案隊伍建設，提高檔案管理人員素質放在首位。加強人員培訓，提高信息化管理意識和實踐能力，鼓勵創新。同時，注重考核和監督。各業務部門設立應設立專職檔案員，細化分工，明確職責，嚴格審查。建立糾錯機制，確保檔案信息真實準確。

3.4 大力推進信息化檔案管理進程

實現檔案管理的信息化和現代化是時代發展的必然要求。因此，行政事業單位應結合自身工作實踐有效融合現代信息技術推進信息化檔案管理。首先要對檔案信息資源的交換、共享進行統一管理，保證其安全性和規范性，借此不斷積累檔案信息資源庫。受無紙化、數字化辦公的趨勢的影響，行政事業單位應加快文書的數字化進程，減少人力、物力、財力的浪費，同時可以提高檔案信息的準確性和安全性[3]。

3.5 切實發揮數字化、信息化檔案管理的服務功能

隨著時代的進步，檔案資源的載體呈現出了多元化的趨勢[4]。數字檔案可以解決舊檔案保存、管理、使用的困難。對于一些貴重檔案的保存十分重要。同時，面向客戶需求時，可以通過計算機技術對檔案信息進行歸類，方便進行查詢。減少了工作人員的工作量和借閱所需要的時間，提高了辦理手續的效率。行政事業單位在推行檔案信息化時，需要不斷完善資源共享、異地查詢、統計分析等功能。同時要不斷豐富資源數據庫，及時更新檔案狀態，加強公共服務功能。真正發揮檔案為單位管理提供專業、科學、準確的數據資料的功能，從而提升整個行政事業單位的管理水平和綜合實力。

4 結束語

在信息化背景的今天，行政事業單位檔案管理工作結合網絡信息技術，能夠切實提高工作的流程規范性、提高檔案管理工作的效率，實現了檔案資源的高效利用。因此，行政事業單位檔案管理人員需要加快信息化檔案的建設工作。推進檔案管理的科學化和信息化的進程。

參考文獻

[1]黃瑩.信息化背景下事業單位檔案管理工作創新[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2019（01）：15-16.

[2]武曉強.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作的創新研究[J].蘭臺內外，2017（04）：68.

[3]岳暢.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新研究[J].蘭臺世界，2017（S1）：148.

[4]張曉晨.信息化背景下行政事業單位檔案管理路徑初探[J].辦公室業務，2017（13）：112.