論事業單位檔案管理信息化建設問題

吳巧玲

摘 要：隨著我國社會經濟的快速發展，我國逐漸的邁入到信息和網絡時代，事業單位作為社會發展過程中極為重要的組成部分，必須要重視事業單位檔案管理的信息化建設，才能夠緊跟時代發展的步伐，促進事業單位的可持續性發展，更好的為社會服務。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

隨著信息時代和網絡時代的來臨，對于事業單位的檔案管理工作提出了更高的要求，傳統檔案管理本身存在著諸多的弊端，比如管理難度大、儲存難等諸多問題，隨著信息時代的來臨，通過先進的信息技術和網絡技術能夠實現紙質檔案轉變為電子檔案，提高了管理效率和水平。

1 事業單位檔案管理信息化概念及意義

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化的基本概念就是指國家檔案行政管理部門的統一組織和規劃工作中，開展檔案管理的時候應該積極的應用到計算機信息技術，對檔案信息資源進行管理、處置以及提供便捷的使用服務。組紫紅實現檔案管理模式逐漸的由傳統的檔案實體管理轉變為檔案實體的數字化信息模式，從根本上提高服務能力。所以，從本質上來講，檔案管理信息化建設主要就是指檔案管理模式和工作方式逐漸的由傳統檔案實體保管轉變為更為先進、現代化的信息數字化儲存、轉送以及服務。

1.2 檔案管理信息化的意義

隨著新時代的來臨，信息化管理能夠從根本上提高事業單位檔案管理的工作效率和水平，計算機技術在進行應用的時候應該貫徹落實檔案立卷制度，傳統的檔案資料十分的零散，在進行管理的時候存在著諸多不安全性以及不可靠性。信息技術的快速發展，能夠通過部門內部的密碼實現保密工作，避免檔案資料出現泄漏的現象發生，從根本上提高了事業單位檔案管理的安全性和可靠性。為了能夠保證檔案收集的完整性，事業單位檔案管理部門必須要將檔案資料等錄入到計算機中，能夠方便后續的檔案查閱工作，也能夠提高日后的編目效率，有效避免了檔案出現遺失以及疏漏的現象發生，最終保證檔案的完整性。通過先進的信息技術和網絡技術，積極的選擇最為適合的檔案處理軟件，能夠從根本上提高檔案的處置效率，提高檔案管理的工作效率。信息技術能夠提高檔案的利用效率，積極的通過計算機技術應用能夠實現對檔案的整理和分類工作，并且實現歸檔和利用，有效提高利用效率。檔案管理部門在接收檔案的同時能夠實現對信息進行二次開發工作，能夠充分的發揮出其作用和功能，事業單位的檔案管理部門積極的應用計算機技術可以實現檔案種類的準確分類，通過大數據技術能夠對數據庫內的不合格檔案進行調整，從根本上保證檔案的質量，減少了人力、物力資源的浪費。

2 事業單位檔案信息化建設工作進行之中存在著的問題和不足

2.1 檔案信息化建設體系還不夠完善

檔案信息化建設體系在檔案管理工作中充當著十分重要的作用，目前事業單位所選擇的檔案信息化建設體系在運行的時候還存在著諸多不規范的問題，其主要原因就是因為電子文件監督力度不夠，缺少相應的法律法規，并且安全體系還存在著一定弊端，最終造成了事業單位檔案信息化管理工作的順利開展。

2.2 針對性不足

事業單位檔案管理工作開展的過程中，大部分事業單位并不具有自主建設信息化檔案管理系統的能力，往往需要選擇具有一定資質的軟件研發公司進行設計工作，但是一部分軟件公司本身并沒有真正的了解事業單位發展的實際情況，不能熟悉事業單位本身的管理特色以及業務流程等內容，最終在進行軟件開發設計的時候照搬照抄，并沒有針對性開展設計工作，導致軟件與事業單位本身的契合度不夠，實用價值無法得到有效的保證，最終會影響到信息化管理的實際效果和效率，對于事業單位的檔案管理信息化建設開展十分的不利，甚至還會成為阻礙因素。

2.3 檔案信息化建設平臺更新速度較慢

目前的事業單位檔案信息化建設工作開展的時候雖然具有比較完整的職工檔案信息管理系統作為基礎條件，但是在實踐過程中受到的重視程度還是比較欠缺的，大部分單位內部的檔案管理信息化平臺模塊更新速度比較慢，一部分新入職的員工信息并沒有得到及時錄入和更新，從而為人才的優化和管理帶來了一定阻礙。必須還要重視檔案信息化平臺建設使用效率比較低，無法真正的發揮出信息平臺的作用和價值。

2.4 工作人員的職業能力不強

檔案信息化建設管理工作的實施進度往往會受到工作人員本身綜合素質和專業技術水平的影響，目前我國大部分事業單位積極的應用信息化管理檔案，但是在實踐建設過程中一部分工作人員遠遠無法滿足工作的需求，管理經驗并不是十分的豐富，最終無法勝任事業單位檔案管理工作的責任。

3 提升事業單位檔案管理信息化建設水平的良好方式

3.1 優化檔案信息化管理體系

必須要不斷的優化事業單位檔案信息化建設管理體系，結合內部的相關規章制度進行不斷的完善和創新，尤其要結合事業單位自身的實際特色和先進的管理理念，才能夠為檔案信息化建設打下牢固的基礎條件。必須要重視電子文檔的監督力度，事業單位應該積極的從檔案信息化建設平臺出發，對電子文檔的權限以及管理規范等諸多方面的細節進行規定，并且做好借閱指導工作。事業單位必須要建立自身相關的檔案信息化建設的管理制度，將管理制度落實到每個管理環節中，才能夠有效的避免各種問題的出現。

3.2 提升檔案管理信息化建設平臺的維護和更新工作

定期做好檔案管理信息化建設平臺的更新工作，從根本上提高平臺的應用效率。事業單位必須要定期的開展全方位的維護工作，主要維護對象包括了服務器、計算機以及磁盤陣列等方面，做好充分的檢查工作，并且要做好檔案信息網站以及數字化掃描管理系統等諸多方面的監管工作，按時的完成病毒檢測和查殺工作，才能夠保證檔案信息電子化系統的安全性和可靠性。

3.3 加強重視程度

領導本身的意識會直接影響到事業單位檔案管理信息化建設的實施和完善，必須要將檔案管理信息化建設放到領導管理事業單位的規劃中，并且加以明確。事業單位必須要保證充足的資金確保檔案信息化建設的順利開展，并且積極的引用先進的管理硬件設備和信息化，才能夠真正的提高管理水平和效率。事業單位必須要重視思想建設工作，做好宣傳工作，才能夠真正的讓信息化意識落實到每個人員身上，幫助員工們能夠清晰的意識到檔案信息化建設的重要性和優勢，并且用發展的眼光看待問題。事業單位必須要積極的擬定相關工作管理要求和規范，幫助每個部門能夠承擔檔案管理信息化建設中所需要承擔的責任，并且將檔案管理信息化建設納入到事業單位的政策和制度中，才能夠進一步促進檔案管理信息化建設的穩定發展。

3.4 切實開展檔案管理信息化人員的專業培訓工作

為了能夠真正的提高事業單位檔案管理信息化建設的水平和效率，必須要重視管理人員的培訓工作，不斷的提高管理人員自身的綜合素質和專業技術水平顯得尤為重要，事業單位可以積極的引用信息技術的專業人才，通過專業人才來帶動整個事業單位檔案管理人員的綜合素質。事業單位應該積極的開展培訓工作，針對檔案管理、信息技術等方面進行全方位的培訓工作，才能夠進一步提高管理人員的實踐能力和業務水平。

4 結語

事業單位開展檔案信息化建設的時候必須要適應社會發展的需求，并且要重視事業單位檔案管理人員的培訓工作，才能夠真正的提高事業單位檔案管理信息化建設水平，最終促進我國事業單位的可持續性發展。

參考文獻

[1]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013（16）：128-129.

[2]程巧玲.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].檔案管理，2011（4）：86.