辦公室行政精細化管理工作思路

趙云

摘 要：本文介紹了辦公室行政管理存在的問題及其思路，并提出了辦公室行政管理精細化的對策。

關鍵詞：辦公室行政；精細化管理；問題；思路；對策

辦公室行政管理內容復雜，精細化管理是提高辦公室管理效率的重要途徑。根據企業辦公室的特點，必須走規范化、科學化、精細化之路。同時，在樹立企業精細化管理文化的過程中，這一理念必須深入人心，培養員工的工作習慣，進而全面提高辦公室行政管理水平。

1 辦公室行政管理存在的問題

1）沒有明確的管理目標。目前，各部門工作中存在著各種小問題，其主要原因是辦公室行政管理沒有明確的管理目標，在工作中缺乏直觀的參考，對員工工作缺乏考核要求。在管理學中，對管理工作的明確性有嚴格的要求，嚴格的管理制度直接規定了權責統一和人的責任管理制度，對員工的工作有嚴格的要求。

因此，在實際工作中，員工為了自己的利益，會更加認真負責。此外，缺乏明確的管理目標，不符合職位要求，缺乏處罰機制，將會導致整個企業工作氛圍在錯誤的方向，缺乏一個正確和積極的企業競爭氛圍，這可能會導致工作的怠慢情況屢禁不止。

2）缺乏科學的量化手段。缺乏科學的量化手段是造成管理效率低下的主要原因，主要體現在以下方面：（1）日常工作內容“品德、能力、績效”沒有進行具體量化，也沒有很好的進行區分，“重績效，輕品德”的傾斜十分嚴重。（2）崗位考核過程中考核的指標與員工的工作內容出現脫節，或不同的崗位都使用同一種考核標準，在某些程度上對員工工作目標造成一定的誤導。（3）設立量化指標的過程中未考慮實踐操作性，致使一些部門以敷衍的態度對待每月的考核工作，令年終考核失去了重要的參考依據。

3）管理人員管理意識不高。實現精細化管理的重要前提是管理人員需具備良好的精細化管理意識。若能具備這種意識，在制定辦公室各種規章制度的時候，會更加客觀、更加細致，及時對存在的不足做出局部或整體性更改，促使制定出的指標更具科學化。但從實際調查結果來看，很多管理人員依然缺乏這種意識，導致企業管理工作漏洞百出，管理水平停滯不前。

2 辦公室行政管理精細化的思路

1）對管理內容進行劃分并細化。在很多企業中，辦公室往往負責很多后勤事務與行政事務，也使管理側重這兩方面，將很多事務并入到一起管理，這是出于節省人力及成本考慮，但卻使管理缺少銜接，管理較為分散、模糊的管理狀態使辦公室日常工作缺少引導，變得更加雜亂、無序。企業管理者是辦公室行政管理的總管家，需要充分發揮領導職能，對各項工作的管理進行細化與量化處理，但遠沒有達到精細化標準。由此，要想讓辦公室管理更加精細化、更為有序，實現管理目標，就要對管理內省進行細化。這種細化就是讓某項工作更加有邏輯、更有條理，符合事物特征，使工作主次分明，從而為決策提供更加全面的借鑒與參考。此外，對管理進行細化，還可減少出現流水賬，使各項工作合理分配，各級人員合理分工，提高工作效率，同時，才能對更加細小的工作任務進行測量，從而將工作需要花費的時間得出，這就是量化，將量化與精細化結合起來，從而取代傳統的管理模式，讓一起工作都可以量化進行，從而使管理更加可控。

2）引入流程化和標準化的理念。法制化與規范化一直以來都是每個企業的標準與準則。應通過工作的流程化和標準化來實現辦公室行政管理工作精細化，保證企業的工作質量，讓辦公室的管理能力得到加強。引入流程化理念，有效分解工作，有序開展工作，有效貫徹落實標準化理念。強化標準化理念，并將管理規范與標準要求相結合，實現辦公室行政管理工作的精細化。

3）通過經濟化意識的滲透來提升全員的協同化意識。對現階段的企業而言，要想實現辦公室行政管理的“精細化”并不是僅憑一個人、兩個人的力量便可實現，它不僅是一個漫長的過程，而且還需要多個環節、多個部門、全體員工共同協作才可實現。例如以實際的“精細化”管理中文件簽收為例，從收到文件到上傳下達的處理環節，直至最后的存檔，每一個步驟都需要各個相關部門密切配合、相互協調而完成。所以這種狀況下，各部門、各員工間的協調必須要具備高度的經濟化與協同化，要時刻想到用最精簡的工作成本獲取最大回報。只有掌握了正確的管理模式來開展工作，才能在管理成本不斷減少的過程中提升整體的管理效率。

3 辦公室行政管理精細化的對策

1）增強責任意識與精品意識。辦公室擔負著對外交往和對內服務等各項繁重工作，是協調各部門、連接企業領導和基層的重要紐帶，辦公室每名工作人員要充分認識到自己工作的重要性。在具體工作中，要以高度的責任心和敏銳的洞察力來保證各項工作的順利進行，嚴格按照企業各項規章制度，做好自己的本職工作和領導交辦的各項工作，只有這樣才能確保各項工作不出差錯，真正發揮辦公室協調、服務等各項職能。此外，還要增強自身的精品意識與創新意識，而精品意識和創新意識來自于對自身工作的高標準和嚴要求。

2）采用制度化管理方式。制度化管理方式也是辦公室行政管理的主要方法，這就需要制定完善的約束機制與激勵機制，保證行政管理流程更加順暢。實現精細化行政管理需具備科學的規章制度，將其作為管理的基準和約束相關人員的有效方式，從而使其內部形成統一的規范模式，采用制度化管理方式，使其發展更加迅速，最終提升它的經濟效益，使公共管理更加精細化。同時，采用制度化管理方式可有效開展精細化行政管理工作，這對其發展有著極大地幫助。

3）建設精細化企業文化。企業要實現行政管理工作的精細化，必須在企業中營造精細化企業文化。長久以來，辦公室行政管理效率不高，且管理中沒有量化與標準化的內容，造成企業管理中成本效益沒有得到體現。營造精細化企業文化，有利于在企業行政管理工作中建立標準化與流程化管理方式。建設精細化企業文化，要努力用“制度化、流程化、規范化”全面提升辦公室精細化管理的品質，要建立“公文處理、會務、接待、值班”等各方面的標準化工作流程，強調辦公室工作的精品意識，從而使辦公室成員在工作中養成精細化思想，使企業辦公室管理實現從制度化約束向文化約束的轉變，進而提高精細化水平。

4）培養員工精細化的工作習慣。為了實現行政精細化管理，行政管理人員需要營造一個良好的精細化工作環境，為精細化行政管理構建一個良好的實施環境。行政管理人員需積極培養員工的精細化工作習慣，并培養員工書寫工作總結，促使員工能詳細的對工作進行劃分，并明確個人的職責，合理的對員工進行考核，從而有效的提高員工的工作效率。員工養成良好精細化的工作習慣是行政管理精細化的重要保障，從而有效的實現行政管理的精細化。

5）完善量化考核評估機制。企業行政管理需要注重效果的反饋，精細化管理更需要考察實際效果并不斷加以完善，因此必須將精細化管理內容納入管理考核機制中，堅持周期考核，并相應實行獎勵、處罰等手段，使精細化管理工作常抓不懈，從而使管理有方法，落實有成效?？己嗽u估機制可和培訓提升機制有機結合起來，本著有利于推進工作、有利于調動員工積極性的原則制定執行，重視考核結果的應用，以考促管，不斷改進和完善管理工作。

4 結語

總之，辦公室在企業日常經營中占有重要的位置，通過開展辦公室的精細化管理可促進企業行政工作的有效開展，對企業的持續發展有著十分重要的作用。同時，通過開展辦公室的精細化管理可顯著提高員工的工作效率，降低經營的成本，從而全面提升其管理水平。

參考文獻

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