信息時代的檔案管理研究

（潮州日報社 521000）

信息時代，檔案管理工作面臨著一定的機遇，同時也面臨著一定的問題。為此，我們應該加以重視，并且進行改變。

一、信息時代的檔案管理面臨的機遇

從以往檔案管理工作的運行模式來看，其依賴于人力和物力的較大投入，因為檔案資源數量逐年增加，因此，檔案工作人員亦需要承擔著較大的工作強度和工作壓力，由此也可以說，以往的檔案管理工作對于人工操作方式的過度倚重，難以確保檔案管理工作提升效率。當檔案管理機構將信息技術手段引入到自身的工作范疇之中后，對于前述問題能夠很好地解決，也就是說，在信息技術手段的幫助和支持之下，將讓檔案管理工作無需如同先前那般對于人工操作模式過度倚重，而是可以將檔案工作人員從繁重的建檔、歸檔以及檔案資源查找、保存工作之中解放出來，同時，在信息技術的幫助和支持之下，將改變檔案管理工作的傳統運作模式，使得檔案管理工作變得系統化和集成化。對于檔案資源的保管工作而言，檔案工作人員在信息技術手段的幫助下，可以實現對傳統檔案資源的數字化處理，這樣一來，避免了以往紙質檔案會在日常保管過程之中出現的損毀、散佚等問題的出現，而且通過對紙質檔案資源的數字化處理，使其更易于保管，如若公眾有檔案資源的利用訴求，則檔案工作人員亦能夠利用信息技術實現快速查找。不過應當看到的是，在信息化技術在檔案管理工作領域得到應用和推廣的背景之下，為了能夠真正達到提升工作效率的目的，則要求檔案管理人員應當掌握與信息技術相匹配的操作技能。紙質版的檔案不能進行備份處理，檔案中的大量信息占用了很大的空間，但是信息時代的檔案可以通過互聯網備份，相關人員在采集信息和使用信息上也省去了很多時間，比以前更加方便了。對于當下的檔案資源而言、在對其進行保管時，已經無需借助人工操作的方式，而是借助計算機便可以實現對檔案資源的存儲，并且這種存儲方式具有更高的安全性，同時亦能夠避免因為檔案工作人員疏忽而出現的錄入錯誤的現象發生。檔案主管部門應當加強對檔案工作的指導和監督，以免出現偽造檔案、篡改檔案的問題的出現?，F階段，國內立法機關也加大了對檔案工作的立法重視程度，由此為我國的檔案管理工作提供了明確的指引。

二、信息時代檔案管理面臨的問題

信息時代，檔案管理面臨著一些問題，比如檔案資源安全和保密問題，掌握信息技術手段的檔案人員數量不足等問題，需要我們引起重視。

1.檔案資源安全和保密問題

正如上文所指出的那樣，當信息技術手段被應用到檔案管理工作之中后，以往的人工工作模式將被取代。電子檔案管理系統一般是利用驗證登錄名和密碼雙重保護進行安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，就會導致不法分子借助網絡信息技術對原始檔案信息進行修改、竊取與仿造原始檔案資料，對檔案資料使用的安全性有著直接的威脅，導致檔案信息面臨著重大的泄露及損壞風險。此外，作為電子檔案資源而言，如若遭遇系統運行故障、黑客侵入以及木馬植入等問題，極易會造成數據庫中所儲存的數字化檔案資源的破壞。

2.掌握信息技術手段的檔案人員數量不足

盡管說信息技術的引入和應用能夠極大地提高和增進檔案管理工作的效率，不過這并非意味著檔案管理工作無需依賴人力資源，恰恰與之相反的是，在信息技術手段改變了傳統檔案管理工作的模式之后，對于檔案工作人員的要求變得更高。也就是說，檔案工作人員必須掌握足夠的信息技術應用手段，唯有這般，方才能夠真正發揮出信息技術手段對于檔案管理工作的優勢來。然而現在的情況是，同時具備專業的檔案管理工作能力又可以靈活運用信息技術的檔案工作人員較為稀缺。這樣便會使得檔案管理部門面對一種尷尬的情況，即，雖然引入和應用了現代信息技術手段，但受限于檔案工作人員的技術和水平，完全沒有發揮出信息技術手段應有的價值和效用。

三、信息時代的檔案管理對策

1.打造完備的檔案資源安全體系

為了避免數字化檔案資源遭到破壞，相關檔案管理部門必須注重打造完備的檔案資源安全體系，如建立防火墻、限制IP訪問和接入等，以此來避免數字化檔案資源在木馬植入、黑客侵入時受到損毀。另外，在信息技術快速發展的同時，使得信息的競爭愈發激烈，并在某種程度上對信息安全敲響了警鐘。為此，可采取身份認證、密鑰管理等安全手段來加強信息系統的安全性。

2.注重對檔案工作人員的信息技術應用水平培訓

首先，應充分利用好招聘方式來引進專業的管理和技術人員。其次，對現有工作人員進行培訓，尤其要加大對現代信息技術和科技知識的培訓工作。只有掌握了技術技能和管理知識并提高自身的業務素質之后，才能確保檔案管理人員能夠勝任信息時代規劃信息中心的檔案管理工作，推動信息時代檔案管理工作的發展。

四、信息時代檔案管理工作未來的發展前景

作為檔案管理工作而言，相關的管理者和從業人員必須意識到信息技術時代對檔案管理工作所帶來的沖擊和影響，諸如我國非企業單位現在的檔案管理在管理機制上還有很多欠缺，對人才管理也有些疏漏，但是正是這些不足說明了，我國的檔案管理工作還有很大進步空間和創新余地。