知識管理與檔案管理

紀娟 河套學院

引言：知識管理和檔案管理為建設現代化城市提供了十分有利的信息，同時推動了企業的經濟進步和發展。國家的檔案管理制度在信息水平不斷提高的基礎上更加完善，檔案管理人員的工作效率和質量共也得到了保證。檔案管理和知識管理具有十分緊密的關系，兩者為企業的可持續健康發展提供了充足保障。

一、檔案管理的特點

（一）管理過程的階段性。檔案管理分為檔案室和檔案館兩個層次，不同階段的管理針對的對象和采用的方式也存在一定差別。檔案室管理更多的體現過渡性質的管理，為企業單位的日常生產經營活動提供參考。檔案館管理的重點在于永久保存，具有一定的文化內涵和社會價值。

（二）較強的依附性。檔案是在日積月累的經營活動和查閱資料的基礎上形成的，一定程度上體現了檔案整理者的思想觀念和工作方式，其中所包含的數據信息與檔案形成人員的自身利益息息相關。檔案對形成者的依附性限制了檔案管理的范圍，私密性較高，因此不能隨意的傳播和交流具體的檔案信息。

二、知識管理的特點

（一）知識管理是信息時代的產物。隨著互聯網技術的進步和發展，人類步入了信息經濟時代，大量數據信息資源涌入，其中包含一些虛假信息、不良信息等，對人們獲取信息資源產生了一定影響。同時信息量過大造成了管理和決策效率低下的情況，人們也逐漸認識到信息管理不能只單獨的掌控，應該在知識管理體系中融入更豐富的內容，例如信息載體、信息系統以及各種信息網絡，通過篩選和過濾的方式為社會和人類提供有價值的信息。

（二）知識管理的超越性。知識管理是在信息資源管理基礎上的拓展和進一步應用。社會的進步和發展促使各類信息資源涌現，具有復雜多變的特性。從應用管理的角度出發，形成了新的高效管理方式，也就是知識管理。知識管理以人為本，結合了人的管理模式，注重開發人的智力和創造力，為企業管理經營活動提供便利。

三、檔案管理與知識管理的關系

知識管理和檔案管理的對象基本一致，同時工作流程、期望達到的目標以及采用的技術方式相同。檔案包括企業內部的文件資料和文獻等，這些都是由基礎知識構成的，因此檔案管理一定程度上屬于知識管理的內容。企業從事檔案管理目的在于通過檔案管理作面向經營活動服務，為員工工作提供更豐富、可靠的數據信息資源，保證員工工作的效率和質量。知識管理能夠幫助企業更好的實現管理目標，提升自身價值，在激烈的市場競爭中占據重要地位。因此，企業從事知識管理工作階段中，應在適合的層面應用有效工作模式，方能令人們獲取到真正所需的知識信息，便于他們在實踐工作中可獲取到更好的幫助并設定良好的工作措施。

（一）兩者互相交融。知識管理一定程度上促進了檔案管理的應用和發展。與傳統的檔案工作相比，企業現有的檔案管理工作無論是從內容還是形式上都產生了本質上的改變。主要是因為企業在檔案管理的過程中充分利用知識管理的相關內容，在工作領域以及服務價值上實現了廣泛挖掘和深入發展。知識管理工作對各載體形態的內容進行了明確，整合和運用的過程中形成了全新的知識，創建更完整的系統化知識資源庫，并倡導社會組織以及個人在從事檔案管理或是文件管理工作中開創、共享應用豐富知識，彰顯企業管理的價值。在知識管理方式的基礎上運用現代化技術方式為用戶提供了更加豐富和精準的知識信息服務，同時也促進了檔案管理方式的更新和完善。檔案管理工作在應用知識管理的基礎上實現了職能的轉變和進一步完善。此類變化提供了檔案管理更有效的方式，逐漸實現了智能化管理和控制，為企業的可持續健康發展提供了充足保障。檔案以及文件為各組織單位以及個人的核心知識資源，體現了極為重要的應用以及歷史價值。從企業單位機構組織的角度來說，員工工作的不穩定性會造成檔案信息資源的缺失，檔案管理的過程中很難掌控個人之中所包含的隱形知識。為了更好的轉化隱形知識，應該合理利用多媒體技術，利用文字、影像處理以及圖標方法構建全面豐富的檔案信息。從企業員工的角度來說，個人參與的社會活動和研究學習成果都會轉化為企業重要的資料文件。豐富的社會活動中，企業單位混合個人積累了一定的工作經驗和學習了更多的知識，在應用知識檔案的過程中還會形成新的知識，員工會為企業做出更大的貢獻。該類圖文信息利用檔案管理模式最終實現，為知識管理凝聚了更加豐富寶貴的知識資源。

（二）兩者相輔相成。知識管理豐富了檔案管理的職能和內容。隨著知識管理在企業的經營管理活動中發揮越來越重要的作用，促使檔案管理成為其工作的核心內容，明確知識管理的規劃和職責后對檔案管理的具體職能進行了優化處理。目前從實體管理轉變為知識管理比較注重開發和應用檔案知識資源，全方位共享和應用檔案知識。除此之外，檔案管理人員在新的發展形勢下角色也有所轉變，成為檔案知識的提供人、服務管理以及決策咨詢主體。利用知識管理達到了再造檔案業務流程的目的，豐富了電子文件的內容。該流程涵蓋生成文件、應用歸檔、永久存儲以及銷毀文件的整體過程。同時構建的新型業務流程利于強化檔案文件資料的知識管理，可提升各類業務工作服務能力，優化實踐工作效率。知識管理和檔案管理相輔相成，為企業的生產經營活動提供了可以借鑒和學習的數據信息資源。

四、結束語

由上文可知，知識管理和檔案管理是企業管理活動中十分重要的兩個環節，同時兩者具有十分緊密的關聯。檔案管理的過程中應用知識管理的方式能夠保證良好的工作效率和服務水平。以知識管理為導向，采用現代化技術方式開展檔案管理工作更加完整，保證了管理效果。檔案管理一定程度上為知識管理提供了分析檢查的重要工具，促使檔案資料內含的信息價值逐步升華到知識層面，推動了企業的可持續健康發展。