芻議事業單位檔案管理的現狀及對策

孟秀芬

棗莊市公路管理局山亭公路局 山東 棗莊 277200

引言

目前，我國事業單位檔案管理工作已經做出來一定的成績，但是，仍然存在一些不足，為解決此問題，需要對事業單位檔案管理現狀進行分析，了解產生這一現狀的原因，從而提出針對性解決措施，通過加大資金投入，建立檔案管理系統，提高人員綜合素質等措施，有效解決事業單位檔案管理問題，提高檔案管理質量。

1 事業單位檔案管理的必要性

1.1 保障檔案管理的標準化 強化事業單位檔案管理的能力，確保管理模式、作業流程與機制的規范性和全面性等是檔案管理的核心目標，也是增強事業單位服務質量與管理能力的必備工作。引用各種前沿的技術手段改革和優化事業單位的檔案管理體系，確保其滿足當下檔案管理的客觀需求，也是提升有關部門及人員對事業單位檔案管理工作關注度的有力措施。

1.2 推進檔案工作的前瞻 事業單位要想充分凸顯檔案管理工作的重要性，應不斷地調整、創新與優化管理體系，從而緊跟社會發展的步伐。當下的政治、經濟和文化局勢對事業單位檔案管理工作的開展帶來了新的挑戰。所以，不斷地健全當下事業單位檔案管理的相關體制，同時建立起完善的事業單位檔案管理系統，有助于提高事業單位檔案管理工作的規范度，特別是善于嘗試和使用各種前沿的管理手段，有助于改革和優化事業單位檔案管理的方式與機制，采取更加有效且合理的方式呈現事業單位檔案管理工作的各項成果，提升事業單位檔案管理工作的公開度，從而便于外部公眾進一步認識和了解事業單位檔案管理工作現狀。

2 事業單位檔案管理工作的現狀分析

2.1 事業單位不重視檔案管理工作 目前，事業單位的大部分領導對于單位內部的管理不夠重視，領導們對檔案管理的重要作用的這種忽視，主要是因為對檔案管理工作內容不熟悉，不了解其中的重要作用，而是把工作重心和精力全部放在了人力資源和技術人員的培養上，沒有意識到檔案管理的水平與業績是相輔相成的關系，長此以往，會造成大量的人才流失，業務上也會出現紕漏，落實到檔案管理的工作迫在眉睫，是事業單位穩定發展的有力保障。

2.2 事業單位內部缺乏專職管理檔案人才 事業單位的檔案管理人員，大部分不是科班出身，需要到工作崗位上根據具體業務進行學習，與檔案有關的專業人員更是少之又少，大部分沒有經過專業的檔案知識和技能的培訓，一般都是由其它崗位調到檔案部門，大部分年齡偏大，缺乏專業的檔案知識，不能熟練操作計算機，無法跟上信息化的步伐，工作中缺乏責任心與耐心，工作中容易出現紕漏，所以我們首先要改進的就是檔案人員的專業水平，因為只有專業的人員才能保證檔案管理的工作質量。

2.3 檔案管理制度缺乏規范化 所謂無規矩不成方圓，檔案管理要有檔案管理的標準和準則，目前，大部分事業單位雖然建立了檔案管理制度，但是沒有真正落實和實行，檔案管理制度形同虛設，部分單位雖然會按照一定的工作程序開展工作，但是因為制度不完善，管理松懈，加上單位各部門沒有及時溝通和交流，缺乏共同協作的能力，導致檔案管理制度執行力下降，同時影響檔案的規范管理。

3 事業單位檔案管理的對策

3.1 建立健全檔案管理制度 對于事業單位檔案管理工作而言，完善的法律法規較為重要，且健全的制度可以促進各方面工作的良好實施。要有效改變檔案管理不清晰、不規范的現狀，必須依法建章立制，建立統一的檔案管理標準，確保單位檔案管理工作有法可依、有章可依、有跡可循，才能進一步完善和規范檔案管理工作。要結合各單位的不同工作，根據實際工作中出現的具體問題，制定和調整相應的制度和規范，使單位的制度規范具有靈活性、可行性和可操作性。同時，在日常工作中，擬定科學合理的檔案管理工作計劃，確保單位檔案管理工作有條不紊地開展。

3.2 對事業單位的檔案保密工作進行加強 第一，在對檔案室進行建造的時候必須要嚴格的按照國家對檔案管理所提出的具體規定來進行，存放檔案的檔案室必須要與檔案管理工作人員的辦公區域進行嚴格的區分，同時，為了避免發生檔案偷盜案件，還必須要對檔案室的門窗進行專門的加固；第二，檔案室在進行開關的時候必須要指定專人，嚴禁無關人員入內；第三，必須要加強保管涉密檔案，為了避免泄露涉密檔案，還必須要采取相應的措施，這是因為一旦涉密檔案泄露，就有可能會傷害到國家的利益與安全，所以就必須要進行嚴格的管理。

3.3 注重管理人員綜合素質培養 對于現階段事業單位在檔案管理方面所出現的各種不足，需制定出相應的改革與優化方案，高度關注檔案管理工作的重要性。事業單位的管理者必須及時掌握檔案管理的實時狀態，根據單位的發展現狀，為相關管理者設置合理的管理績效任務和階段性目標，定期地調查與審核檔案存儲與記錄的情況，對于必須提交的檔案信息需及時進行搜集與整理。清晰界定有關檔案管理人員的職權，調動其工作能動性，不定期與相關負責人進行溝通，了解檔案管理工作中存在的難點和重點。結合客觀現狀，定期面向檔案管理團隊組織各種培訓和學習活動，保證人員的工作能力與專業素養可以緊跟當下社會發展的步伐。明確適用于單位客觀現狀的檔案管理路線，不但要增強檔案管理者的實際工作能力，同時需充分調動其崗位能動性。

3.4 使用現代化信息技術對檔案內容進行管理和更新 伴隨信息技術的進步與發展，電子檔案以及計算機處理等在檔案管理工作中被廣泛應用與推廣。基于此，要求事業單位一定要緊隨時代發展的腳步，使用現代化的電子檔案、大數據等方式進行檔案內容管理，降低人力、物力等層面產生的損失。因為互聯網具有良好的交互性，檔案內容的更新存儲等也變得更為簡便，信息內容的實際獲取也變得更加簡單、容易。社會經濟與科學技術的快速發展，讓事業單位中各種信息數據的改變與更新更加快速了，檔案管理工作者一定要對新的信息數據進行及時掌握，將信息數據更新工作落實好，確保檔案信息數據的利用價值。

結語

事業單位中的檔案管理工作，針對事業單位的現代化發展來說，有較關鍵的作用。在開展工作時，一定要制定系統有效的管理工作體系。在對工作者進行選拔的時候，一定要選擇具備專業技術能力的工作者，同時要對這樣的工作者實施定時、有效的培訓教育工作，及時增強管理工作者自身的專業素養。并且要使用先進有效的方式實施檔案管理，確保檔案信息使用成效的提升，可充分發揮檔案管理的作用，為事業單位檔案管理工作的現代化打好基礎。