辦公室精細(xì)化行政管理的有效措施

對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)國際經(jīng)濟(jì)研究院 柴琳琳

“精細(xì)化”管理不僅是現(xiàn)代管理的最新風(fēng)向標(biāo)，同時(shí)它也是未來辦公室行政管理工作的終極發(fā)展目標(biāo)，其特點(diǎn)主要是通過科學(xué)、有效的管理作為執(zhí)行依據(jù)，通過準(zhǔn)確、嚴(yán)格、精細(xì)的管理來最大程度上節(jié)約成本，這種管理還能夠全面提升企業(yè)管理的水平與效率。在市場經(jīng)濟(jì)全面快速發(fā)展的今天，企業(yè)在經(jīng)營與發(fā)展的過程中，面臨著激烈的競爭，企業(yè)若想實(shí)現(xiàn)長效可持續(xù)發(fā)展，必須注重企業(yè)管理質(zhì)量，優(yōu)化企業(yè)管理成效。辦公室行政管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，只有實(shí)行精細(xì)化管理，才能從源頭上優(yōu)化企業(yè)管理成效，確保企業(yè)各個(gè)部門銜接有序，推動(dòng)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

1 辦公室精細(xì)化行政管理的重要作用

在市場經(jīng)濟(jì)全面快速發(fā)展的今天，企業(yè)在經(jīng)營與發(fā)展過程中面臨著日益嚴(yán)峻的競爭和挑戰(zhàn)，企業(yè)若想優(yōu)化管理效益，實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展，必須注重提升內(nèi)部管理成效。辦公室行政管理是企業(yè)各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)，發(fā)揮著承上啟下的關(guān)鍵作用，同時(shí)也是各個(gè)部門銜接有序的關(guān)鍵。在新經(jīng)濟(jì)形勢下，全面推動(dòng)辦公室精細(xì)化行政管理具有非常關(guān)鍵的作用。一方面，科學(xué)的辦公室精細(xì)化行政管理，能夠在很大程度上優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理效益，確保企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)資源安排有序，合理控制，從而推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)集約高效發(fā)展，為企業(yè)長效可持續(xù)發(fā)展打下夯實(shí)的根基。另一方面，科學(xué)的辦公室精細(xì)化行政管理是構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)制度的必然途徑。企業(yè)在快速發(fā)展的過程中，面臨著廣泛的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨著激烈的挑戰(zhàn)。企業(yè)若想始終保持核心競爭力，企業(yè)若想達(dá)到預(yù)期管控目標(biāo)，必須構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)制度。精細(xì)化辦公室行政管理是現(xiàn)代企業(yè)制度的核心要義，企業(yè)必須順勢而為，全面結(jié)合企業(yè)自身需求來構(gòu)建辦公室精細(xì)化行政管理舉措，以便整體提升企業(yè)管理成效。

2 辦公室精細(xì)化行政管理的主要思路

辦公室是企業(yè)的核心部門，實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化行政管理，將直接關(guān)系著企業(yè)的管理成效，也關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量。現(xiàn)代企業(yè)辦公室行政管理“精細(xì)化”的提出，不僅為日后行政管理的具體目標(biāo)進(jìn)行了鮮明引導(dǎo)，同時(shí)也為降低企業(yè)運(yùn)營成本、提高整體管理水平提供了基礎(chǔ)保障，可以說是整個(gè)企業(yè)高層管理人員在現(xiàn)階段的企業(yè)管理過程中最想實(shí)現(xiàn)的目的。在新經(jīng)濟(jì)形勢下，企業(yè)在實(shí)行辦公室精細(xì)化行政管理的過程中，應(yīng)該明確主要思路，以便科學(xué)有序地提升管理質(zhì)量。

2.1 實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的量化與細(xì)化

在企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展實(shí)踐過程中，優(yōu)化管理成效，提升管理質(zhì)量，必須注重管理目標(biāo)的精細(xì)化。在企業(yè)辦公室精細(xì)化行政管理中，明確管理目標(biāo)，細(xì)化管理目標(biāo)是前提條件。在市場經(jīng)濟(jì)全面快速發(fā)展的今天，企業(yè)在辦公室管理過程中，往往并沒有設(shè)立科學(xué)明確的管理目標(biāo)，也沒有構(gòu)建相應(yīng)的管理制度，這就使得辦公室管理處于模棱兩可的狀態(tài)。企業(yè)對于辦公室管理的舉措，一般為績效考核或者出勤考評等方面，并沒有太過細(xì)化的管理目標(biāo)。因此，在新經(jīng)濟(jì)形勢下，推動(dòng)辦公室精細(xì)化行政管理，企業(yè)應(yīng)該在管理目標(biāo)的設(shè)定過程中，確保各個(gè)部門的精細(xì)化。企業(yè)應(yīng)該設(shè)定總體的管理目標(biāo)，在總目標(biāo)的引導(dǎo)下來實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的細(xì)化，在總目標(biāo)的指導(dǎo)下來明確各個(gè)人員的具體工作職責(zé)，只有這樣層層保障，只有這樣科學(xué)統(tǒng)一，才能真正提升辦公室行政精細(xì)化管理的整體水平。

2.2 實(shí)現(xiàn)行政管理標(biāo)準(zhǔn)化與流程化

在新經(jīng)濟(jì)形勢下，優(yōu)化企業(yè)行政管理水平，提升企業(yè)行政管理質(zhì)量，真正踐行辦公室精細(xì)化行政管理，還應(yīng)該實(shí)行行政管理的標(biāo)準(zhǔn)化與流程化。一直以來，企業(yè)在辦公室行政管理中，并沒有一套完整規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的管理流程，往往只是通過一套管理制度來進(jìn)行僵硬化的管理，這在很大程度上影響著企業(yè)行政管理的整體水平與質(zhì)量。因此，實(shí)行辦公室精細(xì)化行政管理，必須構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化的管理體系，以便真正指導(dǎo)企業(yè)管理實(shí)踐。所謂的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理，就是企業(yè)在進(jìn)行辦公室行政管理中，必須將每一項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化分解，同時(shí)再結(jié)合其發(fā)展規(guī)律與發(fā)展情況來安排具體的工作順序。標(biāo)準(zhǔn)化則指的是在傳統(tǒng)的流程化管理環(huán)節(jié)，對常規(guī)的工作進(jìn)行梳理，通過設(shè)立合理、科學(xué)、縝密的管理工作來建立工作標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，在衡量員工的工作成績時(shí)，也以一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行評價(jià)。

2.3 實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的協(xié)同高效化

在企業(yè)辦公室精細(xì)化行政管理實(shí)踐中，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)，優(yōu)化精細(xì)化管理的成效，僅僅依靠行政辦公室顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須協(xié)調(diào)多個(gè)部門的配合與支持，只有這樣才能整體提升管理效益，也才能真正推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定有序發(fā)展。比如辦公室出臺(tái)在企業(yè)內(nèi)營造學(xué)習(xí)雷鋒精神的創(chuàng)文明活動(dòng)，企業(yè)制定活動(dòng)方案，需要各個(gè)部門在收到方案后進(jìn)行答復(fù)，同時(shí)也需要后勤部門給予相應(yīng)的配合與支持。因此，實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化行政管理，必須立足于本企業(yè)，必須立足于全體員工以及所有部門，只有真正形成合力，只有真正集中成效，才能從根本上提升辦公室精細(xì)化行政管理的整體水平。

3 推進(jìn)辦公室精細(xì)化行政管理的科學(xué)措施

在市場經(jīng)濟(jì)全面快速發(fā)展的今天，企業(yè)若想全面優(yōu)化核心競爭力，企業(yè)若想提升自身發(fā)展成效，形成內(nèi)部合力以及節(jié)約高效發(fā)展，必須注重運(yùn)用科學(xué)有效的措施來推進(jìn)辦公室精細(xì)化行政管理。

3.1 營造良好企業(yè)文化氛圍，全面灌輸細(xì)節(jié)意識(shí)

在企業(yè)辦公室精細(xì)化行政管理中，有效提升精細(xì)化行政管理成效，需要營造良好的企業(yè)氛圍，同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部全面滲透細(xì)節(jié)意識(shí)，引導(dǎo)企業(yè)員工關(guān)注細(xì)節(jié)，注重細(xì)節(jié)，不放過一絲一毫的細(xì)節(jié)，從小處著手來整體優(yōu)化管理效益，切實(shí)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。一方面，企業(yè)要注重營造良好的企業(yè)文化氛圍。企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展的軟實(shí)力，科學(xué)的企業(yè)文化能夠發(fā)揮潛移默化的影響和促進(jìn)作用，同時(shí)也能夠在員工內(nèi)部形成良性的機(jī)制。比如企業(yè)通過張貼相關(guān)標(biāo)語或者開展文化活動(dòng)等，能夠在員工內(nèi)部營造學(xué)習(xí)氛圍，能夠在員工內(nèi)部形成激勵(lì)機(jī)制。再比如企業(yè)在文化活動(dòng)的開展過程中，選擇優(yōu)秀員工來發(fā)揮表率作用，著重彰顯他們的精細(xì)化管理方法或者措施，以此來影響其他員工。另一方面，實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化行政管理，企業(yè)還應(yīng)該全面灌輸細(xì)節(jié)意識(shí)。正所謂“細(xì)節(jié)決定成敗”，企業(yè)要在辦公室行政管理中，將細(xì)節(jié)意識(shí)作為主體意識(shí)給予科學(xué)的灌輸與滲透，以便引導(dǎo)全體員工嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，嚴(yán)格按照細(xì)節(jié)要求工作。

3.2 提升員工專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)教育

在企業(yè)辦公室精細(xì)化行政管理實(shí)踐中，真正提升管理水平，全面優(yōu)化管理成效，企業(yè)還應(yīng)該注重提升員工專業(yè)素養(yǎng)，全面加強(qiáng)人員培訓(xùn)教育。精細(xì)化管理的穩(wěn)步實(shí)施，離不開高素質(zhì)的專業(yè)人員，離不開業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專業(yè)骨干，若企業(yè)員工的整體素質(zhì)不高，或者他們?nèi)狈Ρ匾奈幕刭|(zhì)，勢必難以認(rèn)同精細(xì)化管理理念，也難以在工作實(shí)踐中進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新與發(fā)展。一方面，企業(yè)在實(shí)施精細(xì)化管理的實(shí)踐過程中，應(yīng)該注重提升員工的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)要適當(dāng)提高入職門檻，篩選高素質(zhì)的專業(yè)人才，同時(shí)加強(qiáng)人才的優(yōu)勝劣汰。企業(yè)對于無法勝任工作崗位的人，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)崗處理或者淘汰出局。對于那些專業(yè)素養(yǎng)高、工作能力強(qiáng)的人，企業(yè)要給予相應(yīng)的鼓勵(lì)，以便激勵(lì)其他員工向優(yōu)秀學(xué)習(xí)。另一方面，企業(yè)要加強(qiáng)對內(nèi)部人員的培訓(xùn)與教育。企業(yè)應(yīng)該落實(shí)常態(tài)化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)制，將員工培訓(xùn)作為一種福利真正回報(bào)給所有員工，確保員工能夠與企業(yè)共同成長，全面激發(fā)他們的企業(yè)主人翁意識(shí)，繼而引導(dǎo)全體人員愛崗敬業(yè)、認(rèn)真履職。

3.3 構(gòu)建完善科學(xué)的管理制度，形成完整的業(yè)務(wù)流程

在企業(yè)辦公室精細(xì)化行政管理實(shí)踐中，優(yōu)化管理質(zhì)量，明確管理目標(biāo)，企業(yè)必須構(gòu)建完善科學(xué)的管理制度，同時(shí)將企業(yè)內(nèi)部所有業(yè)務(wù)統(tǒng)籌結(jié)合起來，形成完整一體化的業(yè)務(wù)流程。一方面，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身管理實(shí)踐以及管理特點(diǎn)等，構(gòu)建科學(xué)全面的管理制度，以便為辦公室精細(xì)化行政管理的開展提供科學(xué)的制度保障。企業(yè)要確保制度張貼上墻，引導(dǎo)企業(yè)各個(gè)部門以及全體人員真正深諳制度內(nèi)容，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該構(gòu)建辦公室精細(xì)化管理制度的保障措施，如制度執(zhí)行不到位的懲罰措施，制度考評不合格的懲戒方法等。另一方面，企業(yè)在辦公室精細(xì)化行政管理實(shí)踐中，還應(yīng)該形成完整的業(yè)務(wù)流程。精細(xì)化行政管理并不是一句口號，而需要全面貫徹落實(shí)在具體行動(dòng)中，企業(yè)只有明確業(yè)務(wù)流程，細(xì)化業(yè)務(wù)流程，確保業(yè)務(wù)流程有序運(yùn)轉(zhuǎn)，才能從根本上來提升辦公室精細(xì)化行政管理的整體水平，也才能全面促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

3.4 完善精細(xì)化管理評價(jià)體系，運(yùn)用科學(xué)有效管理方法

在企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展實(shí)踐過程中，全面提升辦公室精細(xì)化行政管理成效，切實(shí)提升辦公室精細(xì)化行政管理水平，確保辦公室精細(xì)化行政管理機(jī)制真正落到實(shí)處，企業(yè)還需要完善精細(xì)化管理評價(jià)體系，同時(shí)輔之以科學(xué)的行政管理方法。一方面，企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建完善的管理評價(jià)體系，結(jié)合企業(yè)辦公室精細(xì)化行政管理的開展情況等給予相應(yīng)的績效考核以及周期評估，如重點(diǎn)評價(jià)企業(yè)辦公室與業(yè)務(wù)部門的溝通連洽情況，確保企業(yè)出臺(tái)的各類文件或者方案，通過行政辦公室真正傳達(dá)至企業(yè)。若企業(yè)行政管理辦公室與業(yè)務(wù)部門之間出現(xiàn)溝通不緊密或者傳達(dá)不通暢，企業(yè)應(yīng)該追求相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，同時(shí)構(gòu)建整改清單，督促他們限期進(jìn)行整改。另一方面，企業(yè)還應(yīng)該不斷創(chuàng)新精細(xì)化管理辦法。如企業(yè)通過利用信息技術(shù)手段來實(shí)施精細(xì)化管理，將所有部門納入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，通過共享、互傳等方式來整體提升精細(xì)化管理水平。

4 結(jié)語

在市場經(jīng)濟(jì)全面快速發(fā)展的今天，企業(yè)在經(jīng)營與發(fā)展過程中，必須實(shí)施科學(xué)的辦公室精細(xì)化行政管理，明確管理目標(biāo)，優(yōu)化管理流程，踐行管理辦法，從全局出發(fā)，從細(xì)節(jié)著手，整體提升辦公室精細(xì)化行政管理的整體水平與質(zhì)量。