內控視角下JY高校固定資產精細化管理的創新實踐

郭 敏

一、引言

隨著我國高等教育事業綜合改革不斷深化推進，各高校越來越注重固定資產的精細化管理。目前，高校的辦學規模擴大，財務單位層次增加，校辦資產增多給高校財務管理帶來了挑戰。精細化管理理論與方法作為高校實物使用與規范管理的途徑，其在高校固定資產管理中的創新應用緊迫性尤為突出。隨著財政部《行政事業單位內部控制規范（試行）》的實施，高校的資產內部控制逐漸成為精細化管理的新嘗試和新融合契合點。

高校固定資產精細化管理作為內部控制業務層面的重要內容，存在資產賬實不符、閑置浪費、重復購置、使用效率低等問題，導致高校承受經濟損失、內部控制薄弱、名譽受損的風險，從而影響了高校事業的長期可持續發展。面對新形勢，JY 高校開展精細化管理創新實踐，實行固定資產全過程內部控制管理新嘗試，強化了精細化的內控全過程管控，實現了經濟效益最大化。

二、JY 高校開展以內控融合為導向的固定資產精細化體系的創新實踐

在運用資產管理內部控制理論與方法進行的精細化管理基礎上，確定資產管理的創新實踐分布，對每一項實踐任務進行深度細化，按照完善組織、健全制度、重購流程、健全考核評價、加強監督和強化財務信息化管理六個方面對創新實踐進行系統的整合與梳理，資產內控流程從資產配置、資產驗收、資產登記、資產保管、資產使用、資產處置、資產清查統計、報告和監督等環節逐一分解。

（一）完善組織。JY 高校在固定資產精細化創新實踐實施前形成了完整的組織體系，成立的固定資產管理部門為有效溝通、統一管理提供了載體。該部門由財務處牽頭，按照“三重一大”的思路開展高校固定資產內控精細化實踐，形成重大事項須經校長辦公會研究確定，資產管理部門、財務部門、資產使用歸口管理部門、資產使用部門分別作為二級、三級、四級和五級組織機構，明確崗位職責，重視風險評估，培養工作人員的綜合素養，分離不相容職務等以便更精準的應對固定資產管理進度情況。

（二）健全制度。建立全生命周期管理和全過程跟蹤的固定資產管理制度，即在事前建立“統一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的規定,事中健全完善固定資產管理,事后加強審計監督以及獎懲的管理制度。為全方位把固定資產日常管理工作納入常規化、制度化的日常軌道，資產管理部門實行歸口管理，建立資產月度統計制度和系統季度例會制度。其中事中健全完善固定資產管理,主要是完善“涉及面偏窄，不能覆蓋資產管理的，尤其是對于購置的預算控制、招標購置和資產處置報廢等環節”等不健全制度，“不能適應形勢政策的變遷、職責任務不明確造成制度的操作性差”等不可行制度，“不相容崗位覆蓋面不全、資產內控流程不銜接、與上級政策的遵循性不夠”等缺乏嚴謹性制度等。值得一提的是，JY 高校按照2019 年1 月1 日起全面執行的政府會計準則要求，及時細化折舊范圍，進一步選擇合適折舊方法，完善會計科目設置，補提以前年度折舊及自2019 年起每月計提固定資產月折舊，確保了會計信息的真實性與完整。

（三）重構流程、職責。首先優化固定資產配置，從院校預算層面統籌規劃、論證和審批，避免資產浪費、重復購置，逐步實現資產配置精準預算；其次通過上崗培訓、業務輪訓和集中培訓等方式,進一步增強全員參與固定資產管理的責任意識，強化管理隊伍建設，匹配提高“專人專管”的業務能力,完成內控機制的人員設計;建立固定資產管理問責制,通過“以制度管物”嚴格執行“誰使用、誰保管、誰負責”的相關固定資產分級管理規定,明確劃分資產驗收、資產登記、資產保管、資產使用等流程職責權限；資產管理部門和其他部門加強溝通協調，定期或不定期開展資產盤點核對及健全檔案資料，重點對新增或變動的資產進行登記和建檔，特別是謹慎處置報廢、丟失資產，規范房屋資產的權屬管理處理，確保賬實相符、家底清楚；最后是規范資產流轉處置程序手續，強化“移交人、接交人、監交人、主管領導”簽字確認環節的執行力度, 并落實經常性的檢查制度，執行相關資產處置、資產統計和監督的內控程序,根據“績效目標——使用情況——檢查評價”的反饋做出適時整改,形成穩定高效運行的固定資產內控精細化系統。

（四）健全考核、評價。考核與評價是提高固定資產使用效能最直接的方法。首先JY 高校從資產使用效率、使用效益、運行效果的考核評價模式構建定性與定量相結合的指標，明確固定資產管理中的驗收、保管、使用、清查等流程中的崗位責任制。其次形成自我評價與專家咨詢相結合的內控考核導向，并以此作為資產管理部門、財務部門、使用部門、使用部門歸口管理部門等共同參與而確定各“專人”薪資和級別調整等方面的重要參考依據，從而避免全過程管理流于形式。最后是加強考核評價實踐的有效落實, 強化日常資產使用和運行環節的管理控制,準確把握各類固定資產結構和使用的變化, 保證資源調配有度，責任到人，物盡其用。

（五）加強監管、跟蹤。成功的內控管理模式設計離不開監管及長期跟蹤,JY 高校建立了內部監督檢查跟蹤機制, 其資產運行全過程逐步融入現代信息化管理監督跟蹤工作中, 在提升高校的財務監督治理工作中發揮重要作用。一方面，固定資產監督跟蹤機制是利用高等學校儀器設備管理系統(SBGL)來保證有關資產數據的歸類與計算，通過匯總統計報表來實現對固定資產內部控制的健全性與有效性進行監管與評價。同時，借鑒其他兄弟院校資產管理模式，“結合資產管理流程融合工作，通過定期監測分析、跟蹤異動指標、督促整改落實，不斷提升資產管理水平”。另一方面，按照固定資產管理辦法建立臺賬并定期組織檢查，在此過程中糾查違規違紀行為，從而達到“以查促管”的改進目的；同時對發現的漏洞和風險，及時向學校領導匯報，并且對監管建議實施后續跟蹤，確保監管建議的落實。

（六）借力財務信息化技術支持。一是JY 高校以教育信息化2.0 行動計劃為契機，完善財務管理信息化網絡平臺, 利用揭陽市“金財工程”應用支撐平臺，通過月度報表、季度報表和年報表來實現實時掌握各部門資產使用與變動情況，有力支撐了固定資產數據資源的共享和資產準確計量及資產產權情況。二是以固定資產卡片登記為主線，實行“一物一檔”登記存檔，即給每一個新增固定資產建立一個檔案（給予登記編碼），將編碼系統應用到固定資產管理中，最終實現“將高校固定資產管理由靜態管理轉化為動態管理，以實現實時化的固定資產管理信息交流”。三是加強工作流程的稽核和牽制，設計自動報警提示，最大程度實現全程監控、全方位查詢。

三、取得成效

（一）為領導決策提供支撐。根據新頒布的政府會計制度要求，JY 高校對固定資產的核算處理方式進行改進，通過“累計折舊”等科目對固定資產及其原值進行遞減調整，使固定資產價值得到更優化調整，以此能夠更加客觀真實反映資產總量，為領導決策或資產評估提供可靠、準確的依據。另外，從健全制度的角度上來說, JY 高校對固定資產管理制度中存在的不健全制度、不可行制度、缺乏嚴謹性制度等重點環節進行梳理和整改，并結合實際情況，逐步建立和完善考核評價制度和內部監督檢查跟蹤機制,使管理制度更具有可操作性，科學性、合理性、為JY 高校的固定資產管理提供指導指南，同樣也為領導決策提供支撐。

（二）資產預算管控，防范財務風險。一方面，JY 高校的資產配置從預算層面進行統籌規劃、論證等更精細化的管控，在對資產進行總量控制的基礎上最大限度地避免了資產重復購置等問題，逐步實現精準預算，有效降低預算形同虛設的財務風險。另一方面，組織、流程、職責細化,逐步分解成校長辦公會—資產管理部門—財務部門—資產使用歸口管理部門—資產使用部門等5 級的業務層。在編制預算時聯合相關部門，遵循各個層級及崗位職責，全面重視風險評估，加強各責任人有效溝通，尋求得以防范財務風險改進的方法和措施，最終實現了資產管控的優化。

（三）加強一體化財務信息管理，實現動態管理。JY 高校充分運用信息和網絡技術手段，將資產登記、資產保管、資產使用、資產處置、資產統計、資產報告等各環節集成在揭陽市“金財工程”平臺上，借助財務信息化手段，實現了全流程精細化動態監控，為有效地控制風險、精細化的過程管理提供了可靠的載體。目前，JY 高校對財務信息化管理進行進一步優化和完善，將高等學校儀器設備管理系統(SBGL)與“金財工程”信息系統進行整合對接，最大限度實現了信息共享與應用，達到動態管理、精準管理的目標。

（四）建立了一系列監控、評價方法，提高了管理效率。JY 高校首先建立了內部監督檢查跟蹤機制, 定期對資產管理情況進行檢查和考核, 并將檢查和考核的結果作為“考核人”的薪資和級別調整等方面的重要參考依據，健全歸口管理獎優罰劣的激勵機制,提高了全校教職工參與固定資產管理的意識和積極性，促進資產效用的有效提升。其次對固定資產內部控制監管與評價發現的漏洞和風險，及時匯報，并對監管建議實施后續跟蹤，這在一定程度上使固定資產管理與預算管理、監督機制、績效考核形成有效互動，細化了日常資產使用和運行環節的管理控制，不僅提高了管理的效率，還有利于防控風險；最后，完善的固定資產稽核和牽制管理規范，有序的資產流轉處置程序手續，可以使資產的交接快速、完整地進行,避免不必要的資產缺失，提高了管理效率。