淺論互聯網+背景下實現校外教育機構教務管理信息化的措施

李崇智

摘? 要 對于一家校外教育機構來說，教務管理是生存發展的命脈所在。如果一家校外教育機構把教務管理做優了，那就等于牢牢抓住了發展的鑰匙，在市場競爭中占據生存的先機。在當今互聯網大背景下，校外教育機構必須利用好計算機及網絡，實現教務管理的信息化，提高教務管理的效率。

關鍵詞 校外教育;教務管理;網上教務管理平臺;微信;QQ;微博;信息化管理;電子信息卡

中圖分類號：G434? ? 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2019）01-0042-04

1 引言

自進入21世紀以來，隨著我國國民收入的提高，家長對孩子的教育投入成倍增長。特別是有別于傳統校內教育的校外教育，因其教學內容的趣味性、實踐性、可訂制性、專業性，更是贏獲家長和孩子的青睞。在這種情況下，參與校外教育活動的人數大量增加，給教務管理帶來一定壓力。

校外教育教務管理的工作內容? 在校外教育機構中，教務管理部門是一個十分重要的部門，它涉及教學的各個環節，如學員管理、教師管理、教學資源管理、課程項目管理、師生評價體系管理、教室資源管理、家校之間聯系溝通、日常報名繳費、教務通知發布等。教務管理的主要特點是溝通和服務，可以說教務管理部門既是溝通單位與教師、學員的重要橋梁，也是收集分析各類有助于單位決策、教師教學、學員學習的相關資料的服務者。

校外教育教務管理信息化的必要性? 通過教務管理的工作內容可見，所涉及事務非常繁雜，它的效率的高低直接關系到教學質量的好壞，甚至關系到一家校外教育機構的生死存亡。然而，對于一家校外教育機構來說，教務管理人員數量往往不多，通常只有兩三個專職人員或是兼職人員。而且在部分校外教育機構的教務管理中，還在大量使用紙制材料，或是利用零星不成套的電子辦公表格。這些東西在具體實施使用過程中，面臨效率低下、后期數據分析難度大、人力成本高和辦公用紙消耗過大等眾多問題。況且，教務管理不同于一般管理，它涉及人員更廣、信息更多。因此，保證管理的科學性、及時性，以及信息的準確性、共享性，尤為重要。除此之外，單純的管理已不能滿足教師、家長、學員的需求，提供更多更好的服務事項成為教務管理改革的一大重點。

校外教育機構改善自身管理以提高教育教學質量，這是順應國家政策導向的必然趨勢[1]。在這種情況下，筆者認為教務管理的方式也應該緊跟社會潮流，實現教務管理的信息化，從而利用有限資源實現效率更高、服務更佳。

2 校外教育機構教務管理信息化的措施

建立網上教務管理平臺? 教務信息的存儲、更新、共享，是教務管理信息化的前提條件。從這個需求出發，建立網上教務管理平臺十分必要。通過網上教務管理平臺，可以把許多原來手工的操作變成借助計算機網絡來操作，把原先較為繁重復雜的事情程序化、簡潔化、自動化，既便捷快速，又有較高的準確性;既提高工作效率，又節省人力、物力、財力[2]。

1）平臺運行類型的選擇。平臺運行類型可以是網頁版、電腦軟件版、APP版等，不同的運行類型有各自的優缺點。筆者認為可以選擇網頁版，一方面是所需考慮的兼容性問題少;另一方面，網頁版平臺的后期維護成本較低，升級難度也較小。

2）不同權限人群的功能需求。

在教務管理人員權限下，需要擁有的功能包括學員信息管理、教師信息管理、學員課表查詢、排課管理、教學計劃管理、教室管理、發布教務通知、教師/學員各類申請管理、評價系統管理、學員學習成果管理、查看意見建議、設置講座/比賽/考級信息、統計分析等。

在學員權限下，需要擁有的功能包括學員個人信息管理、網上選課、課表查詢、教師聯系方式查詢、查看通知、提交請假及退學申請、上傳及查看學習成績、查看教師對自己評價或提交對教師評價、提交意見建議（如推薦新的培訓項目或內容、對校外教育機構提想法等）、查看講座/比賽/考級信息等。

在教師權限下，需要擁有的功能包括教師個人信息管理、班級學員名單查詢、教學計劃管理、調課及教室等各類申請、發布班級通知、上傳及查看班級學員學習成果、查看學員對自己評價或提交對學員評價、提交意見建議、申請/發布/查看講座/比賽/考級信息等。

3）部分功能介紹。網上教務管理平臺所需的功能非常多，筆者挑選部分功能，結合不同人群不同權限進行介紹。

①學員信息管理功能。學員信息管理功能中，教務管理人員可以在管理頁面進行所有學員個人信息的錄入、查詢與維護（批量處理或個別處理），學員可以在學員頁面進行本人信息的查詢與維護，教師可以在教師頁面進行本人授課班級的學員信息查詢（具體包括哪些信息，可由教務管理人員限定）。對不同人員類別給予不同的權限，一方面可以保證學員信息的安全;另一方面可以提高不同人員的管理效率。

②網上選課功能。網上選課功能中，教務管理人員可以在管理頁面進行排課設置，如課程代碼、課程名稱、課程級別、上課時間、學員要求（如年齡要求、學前能力要求、身體素質要求、面試選拔要求等）、培訓費用、配套材料費用、自備材料要求、計劃招生人數、教室號、課程次數、授課教師等。另外，對于老學員的老項目的續費工作，教務管理人員可以設置續費時間、允許續費的課程等相關內容。通過這一系列的排課設置，學員就能在學員頁面上更為高效地獲取報名信息，從而進行網上選課。

③師生評價功能。對于一家校外教育機構來說，教學評價是保障教學質量的重要工作。一方面，它有利于教務部門對教師、學員進行管理;另一方面，它可以督促教師、學員發現自己的優缺點，并及時進行相關調整。師生評價功能中，教務管理人員可以按照教師、學員、班級、時間等多種需求，在管理頁面中批量導出相關評價內容，為其他相關管理工作提供資料支撐;教師和學員則可以在培訓周期內的任意時間、任意地點，在各位頁面中對對方做出階段性評價或者總結性評價等。

④教學計劃管理功能。教學計劃是校外教育單位組織教學活動的重要依據，同時是教務部門進行排課、家長學員進行選課的重要前提。教學計劃管理功能中，教師可以在教師頁面上傳自己的教學計劃和教案、課件，并對所需材料、場地要求、學員條件等提出要求;教務管理人員可以在教師上傳資料的基礎上，在管理頁面中進行排課，并與單位其他部門協調未盡事宜。

⑤統計分析功能。對數據進行統計分析，既有助于對過去情況進行總結，也有助于對未來情況進行預測。統計分析功能中，需要包含各種主流的教務相關的數據模型，方便教務管理人員在管理頁面高效地獲得各種有用的圖表材料。

4）建設原則。網上教務管理平臺是一個特殊的專業型業務管理平臺，考慮到經費、日常使用、后期維護等方面，需要在建設過程中堅持以下幾個原則。

①統一性。對于一個管理平臺來說，內部包含若干的子模塊。在管理平臺開發之初，應首先做好功能規劃，設計一個合理的平臺架構。在開發實施過程中，應由同一團隊全程開發，確保編程上的條理性。

②可擴展性。管理平臺的開發實施需要符合國際標準、國家標準、行業標準，具有一定的兼容性，能夠提供相應的開放接口，便于和其他主流平臺連接，從而實現共享數據和功能擴展。

③先進性。管理平臺涉及的技術要采用目前社會上主流先進技術，這樣可以提高系統的運行效率。

④穩定性。穩定是管理平臺的一項重要指標，畢竟一個隔三岔五就出錯的平臺是有悖于提高管理效率這一出發點的，是沒有存在價值的。因此，在管理平臺上線之前應做好各項壓力測試，及時消除BUG;上線之后做好跟蹤服務，一發現新問題及時解決。

⑤安全性。在設計管理平臺時需要考慮到安全性，如權限問題、數據庫的加密防篡改問題、用戶登錄校驗問題等。

⑥便捷性。管理平臺只是工具，最終的使用者還是人。考慮到教務管理人員并非都擁有高超的計算機技術這一情況，管理平臺功能使用上應當簡單便捷、易學易會，在經過簡單培訓或是閱讀使用手冊后就能立即上手。

建立網絡交流平臺

1）從人群功能上考慮。從人群功能考慮，可以建立的交流平臺有教師內部交流平臺、師生交流平臺等。其中，教師內部交流平臺可按專業類別細分為文藝組交流平臺、科技組交流平臺、地方特色組交流平臺、文化課組交流平臺等;師生交流平臺可細分為班級交流平臺、同專業類別交流平臺、全體師生交流平臺等。

2）從軟件系統上考慮。

①建立基于微信、QQ的交流平臺。微信是一款由騰訊公司開發的交流平臺，支持發送文字、語音、圖片、視頻等多種信息類別，安裝使用十分方便，配置要求不高，能夠在目前各種主流手機系統上使用（如蘋果系統、安卓系統、Windows Phone系統、塞班系統、BlackBerry系統），甚至支持網頁版登錄使用。相較于其他公司的軟件，微信具有更好的用戶黏性，不管男女老少，很多用戶幾乎每天都會使用。根據騰訊公司2018年第一季度對外公布的官方用戶數據，微信的合并月活躍賬戶數達到10.40億[3]。而且，微信對外提供公眾平臺這樣的開放平臺，允許各行各業以規范的方式使用，加強人與各機關企事業單位的溝通聯系。

在微信中，校外教育機構可以建立公眾號。微信公眾平臺是一個自媒體平臺[4]，在這里，教務管理人員可以發布教務相關信息，供關注者閱讀、分享、評論;可以利用官方提供的接口，開發可交互的小程序;可以利于微信支付功能，進行在線繳費;可以設置關鍵字，實現教務信息的自助查詢。微信公眾平臺是一款高效的互動交流工具，可以在教務處和師生之間建立起一座雙向溝通的橋梁[5]。

而且在微信中可以很方便地建立免費的微信交流群，好處是沒有數量限制，免受非好友的消息打擾，保護個人隱私安全。教務管理人員或是教師可以根據具體需求，建立多種微信交流群，如教師交流群、班級交流群、專業交流群等。在這些微信交流群里，對應的用戶可以不分時間、不分空間進行溝通，完成相應的事務。

QQ同樣是一款騰訊公司開發的交流平臺，上線較早，支持PC和移動設備兩大類設備，在我國用戶之中有非常高的評價。在QQ里，任意時間、任意地點，用戶都可以發送文字、圖片、文件等內容給他人，或是用語音、視頻等方式進行直接聯系。根據騰訊公司2018年第一季度對外公布的官方用戶數據，QQ的月活躍賬戶數達到8.05億，QQ智能終端月活躍賬戶數達到6.94億[3]。

在QQ中，校外教育機構可以申請建立QQ公眾號。利用QQ公眾號，教務管理人員可以設置自助答疑系統，使得用戶能夠全年全天候快速獲得常見問題的答復，減輕教務管理人員的工作壓力。對于非常見問題，QQ公眾號還支持客服模式，允許多個教務管理人員同時在線，實時和多名用戶進行交流。

在QQ中可以建立QQ群。與微信群不同的是，QQ群側重的是功能的豐富。在QQ群里，有群文件模塊、相冊模塊、作業模塊、群日歷模塊、群投票模塊、群鏈接模塊等多種官方應用，滿足不同的使用需求。例如：群文件模塊中，用戶可以將文件上傳至QQ服務器，供群內其他用戶任意下載使用;相冊模塊中，用戶可以上傳各種照片;作業模塊中，用戶可以布置作業……而且，這些上傳的內容都是存儲在QQ服務器中，不占用用戶的個人電腦、手機存儲空間，用戶可以在任何時間、任何地點、任何設備上進行功能使用。

②建立基于微博的交流平臺。微博可以說是近些年來新媒體的代表，拓展了人類進行信息傳播的方式，改變了信息交流的狀態。不同于紙制媒體，微博這類新媒體允許信息發布者和信息閱讀者交流互動，解決了信息只能單向傳播的弊端。就目前而言，使用比較廣泛的是新浪微博和騰訊微博。校外教育機構可以選擇一家或兩家建立微博平臺。在這里，教務管理人員可以發布教務消息供全體網友閱讀交流分享。

③建立基于BBS的交流平臺。話題模式是BBS的一大特點，校外教育機構通過建立基于BBS的交流平臺，可以允許用戶以話題方式進行交流，為同專業人群甚至是全校人員提供幫助。

對校外教育教務管理人員的信息化建設? 近些年來，隨著校外教育的快速發展，校外教育的教務管理工作難度也越來越大。在這種情況下，作為教務管理的具體實施者，教務管理人員如果還使用傳統形式的教務工作方法，將無法滿足工作要求。因此，對教務管理人員的信息化建設是十分必要的。

1）樹立信息化管理的新觀念。進入21世紀以來，信息化成為我國的一大重要發展戰略。特別是最近幾年，中央提出“互聯網+”概念，更是加快了社會各界進行信息化轉型的步伐。在中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《2006—2020年國家信息化發展戰略》中明確提到“加快教育科研信息化步伐”[6]。在這種社會發展大背景下，教務管理人員更應該樹立信息化的觀念，逐步用新技術、新方法去替代老技術、老方法。信息化的實施需要以更新的管理理念為先導，管理理念更新推動著信息化的實施與應用[7]。在面對信息時代的新知識時，教務管理人員應該敢于接受、勇于創新，做到管理上的與時俱進。

2）通過多種方式對教務管理人員進行信息化培訓。

①校外教育機構要提供資源供教務管理人員自學。在信息大爆炸的今天，一個人想要不被社會所淘汰，就需要不斷學習，教務管理人員同樣如此。作為一名教務管理人員，需要在日常工作生活中多閱讀、多觀察、多思考，吸收融會各種有利于教務管理信息化的知識，如信息化管理理念、信息處理能力、計算機操作能力等。

②校外教育機構要積極開展教務管理人員的信息化培訓工作。相較于個人，一個單位所掌握的資源更為豐富。校外教育單位不僅可以邀請專家傳授先進理念，還可以組織前往模范兄弟單位進行交流學習，也可以開展內部傳幫帶的培訓工作。

③與高校、企業聯合培養。與校外教育機構相比，高校往往掌握更前沿的教務管理理論知識，企業則往往掌握更為實用高效的軟件模型。在這種情況下，通過與高校、企業合作，一方面可以提升教務管理人員的理論水平;另一方面可以讓教務管理人員熟悉相關軟件的使用。

3）引進專業的信息化型教務管理人員。在現在的校外教育機構中，很多教務管理人員在進行教務管理之前并沒有相關的業務知識和管理理念。這也就造成在實際教務管理過程中，這些教務管理人員的總體管理效率相對低下，在較長的工作時間里處于摸索過河的狀態。因此，筆者認為校外教育機構的領導者應當提高認識，不僅要重視專業的課程教師的引進工作，也要重視專業的信息化型教務管理人員的引進工作，這對于提高教務管理水平有著十分積極的作用。而且專業的信息化型教務管理人員能夠提供更為專業的教務數據，從而為校外教育單位的改革發展提供更好的參考信息。

4）給教務管理人員配備必要的電子辦公設備。必要的電子辦公設備是實現教務管理人員進行信息化辦公的物質支撐基礎，因此，校外教育單位應當為教務部門配備相應的電子辦公設備，讓教務管理人員能夠真正運用信息化技術進行工作。

使用電子信息卡? 建設節約型社會是當代社會的潮流，因此，筆者認為使用電子信息卡是未來的趨勢。

1）電子信息卡的種類。電子信息卡的種類豐富多樣，可以是電子二維碼，可以是帶有芯片的手表、手環、掛件，可以是普通的一卡通卡片。條件允許的情況下，甚至可以是身份證、市民卡。

2）使用方法。在電子信息卡的使用中，電子信息卡所涉及的信息應當只有教職員、學員的個人基本信息，比如學號、姓名、證件號等;其他的信息均存儲于服務器，在使用中通過網絡即時讀取驗證。這樣一來就避免了每次報名或者易變信息修改后，需要重新制作電子信息卡的麻煩，也為網上報名、使用身份證市民卡排清了技術障礙。對于電子信息卡的具體使用方法，可以是掃碼方式，可以是藍牙識別方式，可以是刷卡方式。在現實中，校外教育單位可以根據自身情況，選擇一種或者同時使用多種。

3）功能范圍。電子信息卡的功能范圍應當涉及校外教育單位的各個方面，除了身份驗證功能，還可以包括電子門禁、查詢機的使用、教職員/學員的出勤情況記錄、購物消費、物品租用、活動參與等。這樣一來，教職員和學員可以僅憑電子信息卡在校外教育單位的范圍完成各種事項，實現真正意義上的一卡通。而且在教職員和學員位置不明的情況下，管理人員可以通過逆向查詢電子信息卡的使用記錄，推測他們可能存在的范圍，進而結合攝像頭等方式及時找到。

做好基礎性建設

1）服務器設備。服務器設備是各種軟件系統運行的基本要求。在經費允許的情況下，校外教育單位應根據現有工作量及未來發展預期，配置相應的Web服務器和數據庫服務器，做到硬件設備可以在規范年限內正常使用。另外，從軟件系統安全角度出發，校外教育單位還應根據行業要求配置網絡防火墻、數據庫熱備份系統，做好軟件系統定期更新、數據庫加密及常規系統補丁防黑工作。在經費緊張，無法一次性購買眾多設備的情況下，校外教育單位可考慮租用主流網絡服務商的設備，由它們做好硬件的支撐工作。

2）單位網絡布置。不管服務器是自有還是租用，本單位內的網絡布置都是必需的。為了確保在單位內能夠正常訪問網絡，進行電子化辦公，應當做好網絡的布置工作，如網絡拓撲結構的計劃、網線排放、設備的連接調試等。

3 可能面臨的問題和解決思路

經費問題? 對于一家校外教育機構來說，經費來源的不同，經濟效益的不同，都可能造成經費問題。要解決這個問題，筆者認為可以有幾個解決思路：做好與領導的溝通工作，說明教務管理信息化的重要性;實施分步走策略，逐年分模塊地實現教務管理的信息化;通過申請專項資金的方式獲取所需經費。

學費存繳和票據開具問題? 不同性質的校外教育機構，所采取的學費存繳和票據開具的方法有所不同。對此，筆者的解決思路是：多與領導及涉及的各部門進行溝通，努力爭取制度和政策的許可，實現網上報名、網上繳費、網上開票的一體化流程。

4 結語

校外教育教務管理使用信息化技術，是提高管理效率，滿足家長、學員現實需求的重要手段。校外教育教務管理信息化不可能一蹴而就，它不是擁有幾個軟件就能立即實現的，也不是擁有幾個教務管理人員就能立即實現的。至于如何真正做到教務管理信息化的從無到有、從有到優，需要本單位領導的支持，以及每一個教務管理人員的努力。■

參考文獻

[1]胡雅靜，王芳.試論校外教育機構中教務處的功能定位與職權范圍[J].中國校外教育：美術，2012（9）：7-8.

[2]狄憲英.校外教育教務工作系統化管理問題探析[J].科學大眾：科學教育，2012（1）：164，134.

[3]騰訊控股有限公司.騰訊公布2018年第一季度業績[EB/OL].[2018-05-16].https：//www.tencent.com/zh-cn/articles/8003491526469767.pdf.

[4]孫媛媛.輔導員微信公眾號在高職網絡思想政治教育工作的路徑[J].人才資源開發，2015（2）：219.

[5]耿帥.微信公眾平臺在教務處信息化中的應用[J].通訊世界，2016（4）：283.

[6]中華人民共和國中央人民政府.中共中央辦公廳國務院辦公廳關于印發《2006—2020年國家信息化發展戰略》的通知[EB/OL].[2006-03-19].http：//www.gov.cn/gongbao/content/2006/content_315999.htm.

[7]張虹，連翠娥.淺析校外教育教務管理信息化建設[J].新校園：閱讀，2015（1）：223-224.