檔案管理信息化建設策略探究

賴素媛 金艷

1.浙江環境監測工程有限公司； 2.浙江省排污權交易中心

引言：自從進入21世紀，我國已經全面進入信息化時代，不管在生活方面還是經濟方面都發生了巨大的變化，人民生活也慢慢走向小康生活，檔案管理信息化也慢慢走進人民的生活，如今，檔案信息已經成為全社會經濟生活方面最大的挑戰，由紙質版的檔案存放方式漸漸地轉向信息化已經成為現代社會的潮流，也是時代的必須產生品，只有跟的上時代才能不落后，檔案管理信息化不但加速了檔案管理的效率，而且使檔案有了一定的次序，對之后的工作提供了大量的方便，在新時代下實施檔案管理信息化是現代社會的必須產物，也是國家進步的重要標志。

一、檔案管理信息化概述

檔案管理就是國家相關機構在有序的規則和統一下將有關檔案進行整理、分類、保存，一般都將相關檔案放入檔案袋中然后進行密封，以保證檔案的嚴密性，但是紙質版的檔案后期尋找的時候一般比較麻煩，要從一大批檔案袋中找到也是非常耗時的，隨著我們進入信息化時代，生活中各個方面也越來越信息化,檔案管理信息化也成為一個趨勢，將紙質版檔案轉變為信息化的檔案，在整體上可以縮短個人檔案的尋找時間，為各種工作提供了便利。

二、信息時代下檔案管理工作中所面臨的問題

（一）規劃和設計滯后。雖然已經進入信息化時代，但是檔案管理進入信息化在規劃和設計方面還不成熟，不能成就更好的檔案管理信息化，一般存在三個原因：第一個是檔案資源規模大，分類方面不能完善。為了之后能更方便的尋找、翻閱，一定要按照某種分類將所有檔案全部規劃，設計一個完美的分類組；第二原因為檔案不是一成不變的，針對變化的檔案管理信息化要規劃不變的存放設計，使所有檔案都清楚有序的存放；第三原因檔案管理信息化防火墻一定要設計的非常嚴密，不可以存在泄露，加大檔案信息的安全性。

（二）檔案信息化的服務觀念和方式滯后。檔案信息化都是在計算機上面進行，但是對于所有人并不是對計算機很了解，國家行政管理部門要推出全面的都適合的服務觀念和方式，讓全部檔案都安全的完整的存放，例如企業信息管理信息化首要是要選擇一些計算機骨干人才，將所有員工的檔案進行編輯，采取先上報后核實的方式，所有員工將自己檔案上報，然后計算及骨干人才將其編輯信息化，下一步需要員工進行核實，確定無誤后再保存成功，而且要按照一定的順序存放。

（三）相關法規體系不完善。俗話說“國有國法，家有家規”，國家為了呈現出一個公平、公正的社會，設立了一系列的法律法規，比如行政有國家大法《中華人民共和國憲法》保護、人民勞動有《中華人民共和國勞動法》保護，所以檔案管理信息化也要有法律的保護，為人民群眾提供安心的、放心的服務，一方面，對于統計檔案信息的機構一定要采取有國際標準的計算機，將計算機信息加密，防止泄露，為人民群眾提供安全的保護；另一方面，將檔案信息進行分類，對于不同等級的檔案要用不同的加密形式以及不同等級的密碼設置，以適當的最優的資源服務于不同的檔案。

三、大數據時代企業檔案信息化建設的應對策略

（一）以完善的硬件、軟件基礎建設為技術支撐。檔案管理信息化過程復雜、內容繁瑣，首先要做的就是收集每個人的檔案信息，然后對其進一步加工、核實，最后建立完整的檔案文件保存，每一步都需要不同的技術支撐。用完善的硬件和軟件基礎建設為技術支撐，首先在硬件方面：對于不同的地區、不同的行政部門、不同的公司企業應該選擇不同的計算機配置，在路由器、計算機、網絡等各個方面配合協調的將工作做到最好；然后在軟件方面：在硬件措施都良好的狀態下，建設一個檔案管理平臺，將所有檔案進行編輯、歸類、存檔，保障所有人員的信息安全，提高檔案管理進入信息化的速率，實現全社會檔案管理走向信息化。

（二）以嚴格的安全防護體系作為堅強后盾。每個地區企業部門的檔案信息肯定是大量的，就面臨著要保護數據防止泄露的問題，每個企業都要設置最強的防火墻來防止數據流失，需要計算機技術人才為企業數據管理方面下功夫，必須用最嚴格的安全防護體系來作為企業的堅強后盾。首先要制定嚴密的保護制度，對檔案信息進行復雜的加密，設置使用權限，以最大化的減少與檔案信息接觸的人數來最大化的完成服務；其次企業部門要對用戶分層次、分級別的進行訪問，在克服人員的幫助下，每個用戶設置自己的私人密碼，不但在更大程度上保障了檔案信息的安全，也在全社會為用戶提供了安心。

結語：綜上所述，在科技發達的當今社會，逐漸走向檔案管理信息化是我國進步的一大標志，對之后的前進道路有著非凡的意義，提高了我國在國際上走向現代化的社會地位，要想檔案管理信息化快速建立，首先要有在硬件和軟件方面都要有巨大進步，優質的計算機才可以建立安全的檔案管理，傳統的檔案管理也有一定的優勢，現在化的檔案管理還有有待解決的問題，所以要堅持去其糟粕，取其精華。提高檔案管理編輯的速度以及為人民盡心服務的決心。