政府采購檔案管理工作問題及對策研究

初春艷 吉林省集安市財政局

法治時代，《政府采購法》的出臺，為政府采購工作的高質量高效率展開提供了法律依據。實務中，政府采購制度的落實，需要切實做好每一個環節的工作，其中檔案工作尤為關鍵和重要。隨著政府采購業務的日漸增多，與其相關的檔案也呈現出爆發之勢，加強檔案管理勢在必行。現階段，政府采購檔案管理工作仍存在問題和誤區，仍有一些亟待完善之處，通過分析問題，旨在提出可行的優化對策，促進政府采購檔案管理水平更上一層樓。

一、政府采購檔案管理工作中存在的問題

（一）觀念仍有落后之處

近年來，我國政府采購工作不斷發展，日趨規范，取得了積極的成績。與此同時，配套的政府采購檔案管理工作卻稍遜一籌，仍存在諸多問題，成為了這方面工作的薄弱點。實務中，政府采購部門將工作的重心放在各項采購實務中，對檔案管理則缺乏正確的認識，更沒有足夠的重視。正因為觀念的滯后，使得部分政府采購檔案未得以及時規整，隨意拆封、損毀破壞的現象也有所存在。

（二）制度仍有不完善

無論是政府采購工作，還是與之相關的檔案工作，都應該有完善的制度作為根基、作為依據。《政府采購法》頒布實施后，政府采購工作的規范化得以保障，但在檔案管理方面，因缺乏相應的制度建設，具體的工作展開沒有明確的指引和要求，難免也使得這一工作展開時的隨意性問題突出。

（三）信息化建設水平偏低

信息化時代，推進檔案管理的信息化、電子化建設，建立電子檔案數據庫，是與時俱進，不斷提升檔案管理水平的不二之選。政府采購工作中，在電子檔案建設方面的滯后，說明了這一工作仍存在欠缺，難以與當下時代社會發展的整體要求協調統一起來。

（四）人力化建設稍顯不足

政府采購的檔案管理工作，是一項專業度比較高，又繁瑣復雜的工作。這一工作的完成，應該有專業的經驗豐富的檔案人員來進行。實務中，政府采購檔案管理工作人員能力素質仍有待提高，一方面是對政府采購各環節各流程的把握不足，導致檔案管理出現疏漏之處，另一方面則是檔案整理、保存、保管的能力稍顯欠缺，導致檔案管理難以實現質的提升。

二、優化政府采購檔案管理工作的對策

（一）強化政府采購檔案管理意識培養

思想層面的關注與重視，是確保政府采購檔案工作得以高效高質展開的根基。要有依法治檔的意識，嚴格遵循法律的要求來做好政府采購檔案管理工作，依程序來規范展開；要有真實、詳實的檔案管理觀念，對政府采購工作方方面面的信息進行搜集、整理、歸檔，確保檔案的完整性與全面性；要有依制度規范管理的檔案意識，嚴格依照內部檔案管理的制度要求，形成統一的立卷、借閱、保密、查閱、移交的體系，確保每一個環節都能夠規范展開，杜絕任何疏漏；要有高效率高質量的檔案管理思想，既要保證檔案管理的整體質量，又要盡可能地做到高效，不斷探尋檔案管理的新方法，全面提升工作的效率。

（二）優化政府采購檔案管理制度建設

政府采購檔案管理是一項專業的工作，是真實客觀記錄政府采購方方面面工作的資料，通過檔案管理，體現出采購各環節的專業、公平、透明、合法，使各資料信息都能夠做到有據可循。因此，對政府采購工作的檔案管理，應該是建立在完善制度基礎上的，應該有明確的管理制度作為依據來指導展開，從而確保每一個環節的到位。既要明確政府采購檔案管理的內容，明確何種資料信息可以被歸入檔案，以便于操作的展開，又要明確各環節的具體流程和標準，確保檔案管理的工作是嚴格依照程序，規范有序地展開的。

（三）推進政府采購電子信息檔案管理

不斷加大對檔案工作的資金支持，改善政府采購檔案管理的物質環境，推進信息化管理建設的持續展開，是大勢所趨，亦是保質保量的關鍵點。電子檔案的優勢顯而易見，是極為適宜內容龐雜、信息多元的政府采購檔案的，更極大地提高了查閱的效率，確保了保管的安全。因此，應該致力于規劃發展電子檔案，使之成為主要的檔案管理模式，輔之以紙質檔案，以此來節約空間、提高效率。這也需要在檔案管理的各個環節、各個流程做好相應的轉變，同樣也需要有配套的設施作為輔助。比如將傳統紙質文件掃描成電子檔案的“掃描儀”，就應該大量購置，以滿足實踐工作的需求。

（四）重視政府采購檔案人員素質提升

政府采購檔案管理工作的高質量高效率展開，離不開專業的、高素質檔案人員的參與、支持與努力。不斷提升檔案人員的能力素質，使之充分認識到這一工作的高要求，在日常檔案工作中才能確保信息的真實、全面、精準。做好“請進來”、“走出去”的兩個方面的工作，實現人才的合理流動，激發人才工作積極性。

三、結語

政府采購檔案客觀、真實、全面地記錄了與政府采購相關的各方面信息，便于依據此類信息進行數據的匯總與分析，更能夠為紀檢部門對采購相關的事項進行監督提供明確的依據。針對當前政府采購檔案管理存在的觀念、制度、業務以及人員等各方面的問題，有必要采取相應的優化對策，通過轉變觀念，制度建設，信息化推進以及人才素質提升等多個方面，營造適宜政府采購檔案管理工作高效展開的環境，助力管理水平日漸提升，充分發揮檔案管理的積極作用。