關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理必要性與具體策略

薛暉 廣東食品藥品職業(yè)學院

引言：人事檔案是人們行為信息的一個載體，它記載著人們學習和工作的重要經(jīng)歷，從這些信息之中，可以十分明確的看出來某個員工的學習和工作的履歷和思想政治等情況。在對人事檔案進行管理的過程之中，革新人事檔案的管理工作是具有重大意義的。而在如今社會的發(fā)展和變革中，人事制度得到了進一步的改革，同時一些事業(yè)單位對人事檔案的管理工作也就變得越來越重要了。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

對于一些事業(yè)單位來說，人事檔案管理對于單位內(nèi)部的發(fā)展是非常重要的。在事業(yè)單位的人事檔案的合理的管理之下，就會讓整個事業(yè)單位擁有一個更明確的目標，并使人事管理制度的各方面的工作細節(jié)日益完善。下面是對一些重點工作環(huán)節(jié)進行簡單的介紹：

（一）人事檔案的基礎(chǔ)性價值和意義

在一些事業(yè)單位進行人才招聘的過程之中，人事檔案管理最大的作用就是可以對招聘者進行相關(guān)的履歷審核。另外，在實際的工作過程之中，還需要對每個員工的實際工作情況來進行工作的評判。當然，在對每一份人事檔案進行分析的過程之中，也并不僅僅是當下的實際工作情況，還有很多時候需要考慮到該名員工以往的工作經(jīng)歷，并根據(jù)這些較為全面的信息來做最后的分析與研究。所以，經(jīng)過這樣一系列的處理以后，對應(yīng)的事業(yè)單位就可以更好地對人才進行更合理的崗位配對。

（二）人事檔案在決策中的作用與價值

在事業(yè)單位人事管理中，一名名員工就如同一塊塊磚瓦，共同累積成為一個龐大的事業(yè)單位，所以一個事業(yè)單位想要更好的發(fā)展下去，那么就必須將單位的利益與每個員工的利益進行連接與捆綁，并制定出合理的制度來進行獎罰。例如：可以對員工的績效以及其他方面進行不定期的考核。通常情況下，每個企業(yè)都會有各個員工的一些工作業(yè)績與工作效果等等方面存入其人事檔案，這些檔案都對哪個員工做了哪些事情作出了詳盡的記錄。一旦單位出于某些原因，需要對某個或者某些工作人員的信息進行調(diào)閱的時候，就可以從客觀性的方面對其進行評判。而事業(yè)單位的相關(guān)決定也會因此而變得更加的準確。無論是哪一時期對相關(guān)職工的記錄，都充分地體現(xiàn)出事業(yè)單位人事檔案的重大作用，即使是后期會有工作內(nèi)容的變更或者是其他種類信息的變更，這份檔案也仍然是一項重要的依據(jù)。特別是在對相關(guān)領(lǐng)導人進行抉擇的過程中，上述所提到的那些信息都會成為判斷被選舉人的重要依據(jù)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的策略

（一）加強對人事檔案的管理

加強事業(yè)單位對人事檔案的管理力度，可以在一定程度上提升事業(yè)單位行政管理的能力。在平時的工作過程之中，還要對人事檔案工作的有效開展提供一定的保障，要明確地把它列入到事業(yè)單位的管理體系之中。同時，還需要專門設(shè)立一個小組以輔助與監(jiān)督相關(guān)檔案的管理工作，以確保檔案的準確率。另外進行檔案的管理工作需要花費大量的金錢，所以這就要求事業(yè)單位要準備好充足的檔案經(jīng)費，不但要時時完善當前的檔案儲備庫，還需要不斷地更新其安保設(shè)施，以確保檔案的安全。除此之外，對選擇管理人事檔案的專職人員方面，一定要優(yōu)先選擇具有良好品質(zhì)并具有責任心的工作人員，可以優(yōu)先考慮有經(jīng)驗的干部進行檔案管理，并對其進行定期的培訓與教育，使其綜合素養(yǎng)得到進一步的提升。

（二）提升人事檔案管理職能

如果想要將人事檔案的管理工作做好，那就要求管理人員能夠合理地運用管理職能。例如：相關(guān)人員在進行管理的過程之中，需要充分地考慮該事業(yè)單位自身的一些實際情況，并根據(jù)這些實際的數(shù)據(jù)來更改相應(yīng)的管理標準。并根據(jù)實際情況的變動來合理地修改那些標準。還要有專門的人員進行定期的檢查，嚴格落實檔案的規(guī)范管理工作。同時，為了方便以后的檔案查找工作，還需要根據(jù)檔案的使用需求以及其他特點將這些檔案進行科學的分類，以提高查找的便捷性。

（三）使人事檔案“物盡其用”

為了把事業(yè)單位人事管理檔案的作用最大化地發(fā)揮出來，就應(yīng)該在進行相關(guān)管理工作的時候，明確檔案管理的目標是什么，并在最大程度上保證檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。在對檔案進行實際的管控過程中，除非是有確鑿證據(jù)說明原數(shù)據(jù)是錯誤的，否則都要以檔案所記載的內(nèi)容為參考標準，任何人不能因為任何理由隨意的對這些人事檔案進行更改，只有這樣才能確保那些檔案是有價值的。

結(jié)束語：每個事業(yè)單位都會存在大量不同種類的檔案，但是，在事業(yè)單位對這些檔案進行管理的過程中，科學的人事檔案管理工作可以更合理地對人才進行把控，進而提高整個單位的工作效率。同時，也可以提供一些簡單的參考給其他的人事管理工作。但目前整個社會的人事檔案管理方面都不是十分完美，人事檔案的管理水平仍然需要得到進一步的提升。