新時期單位人事工資檔案管理工作分析

歐陽曦 湖南省有色地質勘查局二一七隊

引言：改革開放以來，我國收入分配制度發生改變，按勞分配為主體，多種分配制度并存的分配方式被人們認可，無論是勞動、技術，還是管理要素都要按照該分配制度進行分配。在事業單位中，工資制度也屬于激勵制度，合理的工資制度有利于調動企業職工工作積極性，信息化時代下人事工資檔案管理也成為人事部門的重要工作內容。

一、新時期單位人事工資檔案管理的特點

（一）管理信息化

二十一世紀以來，隨著科學技術的發展，人們已經進入信息經濟時代，這一環境下事業單位人事工資檔案管理工作呈現出新的發展特點。一直以來事業單位人事工資檔案沒有被納入國家檔案管理體系，事業單位對人事工資檔案的管理與改革面臨著滯后性的特點。在人事工資檔案中存在大量數據，這些數據需要進行詳細分析與測算，并依賴人事部門工作人員人工填報表格，長此以往，繁瑣的工作加大了人事部門工作人員的壓力，并對事業單位造成了不必要的人力資源浪費。新時期背景下，憑借著網絡技術與信息技術的優勢，事業單位可以使用軟件系統進行人事工資檔案管理。在軟件的支持下，無論是工資發放，還是年報統計，人事管理人員只需要軟件操作，軟件功能齊全，實現了人事工資檔案管理的信息化[1]。

（二）管理專業化

信息化時代背景下，人事工資檔案管理已經呈現出專業化的發展趨勢，例如資訊電子化和保存縮微化。人事部門可以應用信息技術自動生成人事工資報表，工資項目可以自動調整。新進員工與退休員工的工資審批可以借助計算機系統完成，推動人事工資檔案的專業化，減輕以往的人工勞動壓力，提升人事部門的工作效率。

二、新時期單位人事工資檔案管理工作要點分析

（一）建立工資檔案檢索卡

過去的人事工資檔案以紙張為主，需要人事部門進行手工處理。隨著工資制度的改革和按勞分配制度的深入，當前事業單位工資結構較為復雜，傳統的檔案管理模式無法保證管理質量，不利于人事部門工作效率的提高。對此，建議事業單位建立工資檔案檢索卡。在檢索卡中將職工的姓名、出生年月、個人文化程度、工作時間、工資情況詳細錄入，確保該工資檔案檢索卡的一致性。編制工資檔案檢索卡時，需要保證個人學歷與國家教育部門承認的學歷相符合，職工參加工作的時間需要與事業單位承認的年限相符合，職工工資級別需要與工資額一致。不僅如此，職工職務需要與所在部門的崗位一致，只有這樣才能明確工資審批工作，并簡化人事工資檔案管理程序，減輕人事部門的工作壓力[2]。

（二）使用電子文件進行檔案管理

建議在事業單位內使用電子文件的形式進行人事工資檔案管理。應用紙質文件保存檔案，在后期保存中容易造成的檔案破損或丟失。人事部門可以應用計算機與網絡信息技術，憑借電子文件的優勢進行人事工資檔案管理，所有檔案資料可以存到U盤中，也可以存入電腦系統，并在百度云中備份處理，并實時更新，這樣做可以保證人事工資檔案不會受到影響，延長其使用壽命。管理人員為人事工資檔案選擇存儲介質的時候，需要選擇安全性與可靠性較高的介質，防止后期管理人事工資檔案時出現系統故障問題。如果存儲介質使用時間比較長，建議管理人員定期更換，確保其人事工資檔案的可持續性管理。

事業單位可以應用人事工資檔案管理系統，憑借網絡信息技術的優勢進行檔案管理。在薪資設置方面，系統內設百余種適應不同行業薪資表模板，可以自定義員工匹配；系統支持考勤計薪規則編輯，如加班、調休、假期薪資設置等。在薪資核算方面，系統擁有多種配置公式，人事部門工作人員可以隨意選擇，也可再自定義編輯；員工異動自動生成社保公積金，增減員明細，便于及時校驗月度匯繳準確性。在薪資報表方面，系統能夠統一月份中的不同方案報表數據合并；個稅申報及多維度報表統計一鍵生成；工資單顯示項目自定義選擇，關聯“人事工資條”可一鍵發送。

（三）實現工資檔案臺賬化

事業單位人事工資檔案是經濟形態發展的產物，原始記錄性是人事工資檔案的本質屬性。應用計算機與網絡技術管理人事工資檔案可以提高管理質量，但是為了彌補傳統人事工資檔案中的漏洞問題，提升工作精確度，建議事業單位為人事工資檔案建立管理臺賬，也就是工資變動情況登記表。在登記表中包含職工個人信息、工資改革之前與工資改革之后的工資基本情況，且在工資變動情況登記表中特別明確了工資改革后變動專欄，根據該職工工作與職務調動情況進行記錄，實現人事工資檔案的臺賬化管理。

（四）提高工資檔案管理人員的技術水平

實現事業單位人事工資檔案的信息化管理，可以依靠計算機技術完成。與此同時，還需要加強對人事部門工作人員的培訓，引導其學會計算機人事工資檔案管理系統的正確操作方式。只有這樣，才會讓檔案管理人員具備基礎專業知識與技能，并憑借著現代化服務意識補充以往的人事工資檔案管理知識點，優化自身知識體系，逐漸精通人事工資檔案管理業務。

總結：總而言之，事業單位中人事工資檔案管理工作與每個職工的切身利益關系密切，且人事工資檔案管理工作十分敏感，人事部門的管理人員需要憑借自身認真負責的工作態度，熟悉當前工資制度，按照政策規定進行檔案管理。隨著網絡技術與信息技術的深入，人事工資檔案管理人員需要強化服務意識，積極參加事業單位組織的培訓，從而強化自身綜合素質。