電力設計院檔案管理的重要性與服務意識探討

耿 偉

牡丹江電力設計院 黑龍江 牡丹江 157000

引言

隨著社會的發展,國家電力體制改革的不斷深化,電力建設的步伐在迅速加快,電力投資在速猛加大,地市級電力勘測設計院設計任務均在日益加重,相應的科技檔案存量也迅速增加。但是據筆者調查獲悉,大部分地市級電力勘測設計院的科技檔案管理仍停留在較底水平,管理未按標準同步推進,科技檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、維護等方面的操作均欠規范。然而,科技檔案的管理工作對從事電力勘測設計業務的企業而言又是一項不可忽視的重要工作。科技檔案管理的規范化勢在必行,也可謂迫在眉睫,本文將就科技檔案管理的規范化做一些探討,以供大家參考。

1 電力設計院檔案管理的重要性

加強電力檔案管理也是做好電力勘測設計的迫切需要,許多電力工程在設計施工過程中都會借鑒以前成功的例子,并在此基礎上進行創新突破。所以,大部分電力設計人員在接到新的工程項目時,首先會思考如何利用以往類似的項目經驗進行借鑒,從而提高設計效率,因此電力工程檔案資料的完整與否則直接影響著之后的項目設計,為此做好電力工程的檔案管理十分重要。因此做好工程資料的收集和歸檔非常重要,是保證電力工程設計以及建設正常開展的重要措施之一。

2 電力設計院的檔案現狀及存在的問題

2.1 對檔案的利用創造利益的程度不夠 目前,為了保護公司的知識產權,電力設計院的檔案管理實行了嚴格的保密制度,提供開放的這些資料僅僅是對內部人員單方向進行的,并且,對于檔案開放的流程方案也是有相應的嚴格的規章制度,有很多的企業是不提供集中查閱這個公開信息的服務。長期以來,有一部分人,這也包括部分的領導干部對于檔案管理工作的一些列的認識都是存在著一些嚴重的誤區,認為檔案工作不能夠讓外人來完成、是要嚴格保密的一項工作,是單位的最主要工作,但是這樣做,是不能夠給單位創造經濟效益,大多數員工缺乏對于檔案管理的創新意識,不能夠更深層次的發掘檔案資料的經濟價值,對于檔案也就談不到能夠實現廣泛有效的利用。還有一部分人是這樣認為的,只要不泄密,不丟失,能應付外調、查檔就可以了。在開發利用和創造利益的方面,雖然檔案的結構合理、門類齊全、內容也是相對的廣泛,這一系類的問題這表明了,一些人缺乏對于檔案工作的了解,就向是這種守舊的思想,已無法適應現代化的管理需求。

2.2 檔案安全性問題突出 由于互聯網、3G網絡的普及,電子文件很容易分發出去。此外,一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。

2.3 歸檔入庫、儲存維護的不規范 很多單位科技檔案移交檔案室后,由于檔案管理人員的專業水平和敬業精神均欠佳,對科技檔案的整理、分類、儲存和維護操作很不規范,整理不規范,分類不合理,儲存不安全,維護不到位等現象隨處可見。尤其是電子檔案的保護與維護更成問題,導致科技檔案的利用價值嚴重受損。

3 提高電力設計院檔案管理服務質量的措施

3.1 提高檔案信息化水平技術 配備先進的設備,系統軟件的開發應用和相應的完善,可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣,逐步建立同一平臺,為分中心服務做好前期準備工作。檔案中心目錄及全文要做到數字化,對各職能部門每年移交的大量的成果檔案資料,一邊整理一邊輸入,從信息源頭抓起,電力設計院檔案信息數據輸入是最基礎性的工作,實施“雙套制”的紙質檔案和數字檔案的工作模式,避免重復勞動,也會大大加快了檔案信息數字化的進程,也可以節約了人力和物力。

3.2 完善電子檔案相關的安全法規 在信息系統中,所有的安全策略實施過程中最主要的因素是人,因此完善員工對電子檔案操作的規范,強調安全的責任意識顯得尤為重要。電子檔案在形成和歸檔的過程中有眾多環節,每個環節的工作人員都有不同的職責,對電子檔案的都有一定的操作權限,即使有比較先進的信息安全技術,但在人為操作層面仍有漏洞,因此,只有通過完善制度最大限度降低人為造成的安全漏洞,才是提升電子檔案系統安全性的根本途徑。

3.3 加強培訓,提高水平 全面推進科技檔案標準化管理,是一項復雜的系統工作,要求從業人員具有很強的業務水平和服務意識,要有自我犧牲的品質,樂于奉獻的精神,進取創新的意識,嚴肅認真的工作態度.因此要加強科技檔案管理人員的培訓工作,并不斷為其提供接受繼續教育的機會,通過崗位培訓和專業培訓來更新檔案管理專業知識,提高信息技術能力,使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高,從而助進科技檔案管理水平的提高。

3.4 轉變思想觀念 檔案管理工作的創新首先就需要從思想觀念上進行創新,因為思想觀念是管理發展的基礎。管理創新還需要與時俱進,結合現代化的思想理念,實現數字化、網絡化、知識化、社會化,以此推動檔案管理工作的發展和進步。我認為電力設計院檔案管理工作的思想轉變,應從兩種意識出發：首先,對傳統紙質檔案的管理理念要有改變,因為檔案管理是對一個龐大的信息庫進行管理,傳統的管理模式已經不能滿足現今的工作需要,所以必須要從信息化的角度出發；其次,提高對檔案使用率的認識,檔案工作中要積極的收集和整理檔案,并使得檔案的使用效率提高,強化檔案管理的效率意識,從而充分發揮檔案的價值。

3.5 檔案信息建設中應注意的問題 一是建設跨企業的檔案信息資源共享平臺,以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數字化和現代文件歸檔的電子化,建設企業電子文件中心；三是積極探索實現檔案信息化建設和企業政務建設有效銜接的途徑,使檔案信息資源與企業公共信息平臺的信息實現對接。企業檔案數字化建設存在的普遍問題,也是電子檔案管理的難處。一方面,現有檔案工作人員要積極學習先進的信息科學技術,努力使自己成為復合型人才；另一方面,企業檔案部門也要加強人才結構的調整,有計劃地引進計算機專業人才,加快實現計算機技術與檔案專業技術的融合。企業檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業檔案信息化建設就是要改變這一狀況,使海量紙質檔案變革為膠片化、數字化檔案,將傳統檔案館變革為數字檔案館。為此,檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展,通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段,對數字檔案進行集中統一管理。

結語

總的來說,電力設計院的檔案管理是一項綜合性的管理工作,涉及的內容較多,而且對于設計院的發展有著重要的推動作用。為此,檔案管理人員要完善當前的檔案管理模式,加強檔案管理的創新,實現檔案的信息化管理,從而更好地提高檔案管理的服務質量。