基層單位檔案管理中存在的問題及對策

李燕華

山東德州齊河縣齊河公路局 山東 德州 251100

引言

檔案管理是非常重要的基礎性服務工作,是單位日常工作中重要的組成部分。做好檔案管理工作,可以更好地為日常工作提供支持,甚至成為解決歷史遺留問題的重要依據和有力保障。在當前形勢下,應對工作開展過程中的問題和不足進行深入分析,提出科學有效的改進策略,切實提升基層單位檔案管理工作水平。

1 加強基層單位檔案管理的重要性

作為基層單位的領導和管理人員,都應該密切跟進檔案信息管理的現代化發展進程,探尋新型的管理方式和工作方法,逐步建設和培養一支管理能力強、綜合素質水平較高的管理人員隊伍。同時還要確立相應的管理制度,規范檔案信息搜集、整理和歸檔等重要基礎性工作的關鍵程序和流程,依靠完善的規章制度來規范工作人員的行為,合理解決當前檔案信息管理過程中出現的各類不足和問題,為基層單位的良好發展提供信息支持和強大助力。

2 基層檔案管理工作中存在問題

2.1 檔案管理人員的意識不強,工作效率較低 在進行基層檔案管理的過程當中存在著各種問題：第一,檔案管理人員意識不強,自我工作效率較低。在發展的過程當中,基層管理人員存在著很多問題,其中由于檔案管理人員自己的意識不強,直接影響了自我工作的時間。這樣做不但影響著檔案事業單位工作的正常進展,也影響著自身的發展。

2.2 缺乏完善的檔案管理工作 由于公路部門領導和職工對檔案管理工作的忽視,沒有積極開展檔案專業教育培訓工作,沒有投入物力財力研發檔案管理系統,導致檔案工作人員缺乏足夠的檔案管理知識,檔案資料無法在日常工作中收集整理,降低檔案管理工作的時效性,甚至出現檔案保存丟失等情況。由于缺少先進的辦公自動化檔案管理技術與理念,公路部門檔案管理工作跟不上時代步伐。在計算機技術的廣泛應用下,電子檔案逐漸代替了紙質檔案,沒有納入電子文檔統一收集管理,造成技術檔案的流失更是慘痛的教訓。

2.3 檔案記錄不規范 公路檔案管理工作用到的工程用表是最常見的記錄模板。工程用表是按照國家規定的方式制作的,它是圍繞著公路質量在公路施工時記錄的最原始數據信息。但在實際過程中不同地區填寫的工程用表方式也不盡相同,這樣就存在理解上的區別和工作管理中出現的問題,從而導致公路檔案資料錄入不規范。主要表現在幾個方面：一是檔案管理工程用表設計不規范,工程用表格式存在差異,不方便查閱；二是檔案記錄填寫并沒有做出明確而細致的說明,工程用表的填寫很是隨意,且內容重復；三是我國現在的工程規范標準老化,很多新的公路施工技術根本體現不出來,因此往往不能滿足現代的公路施工要求。

3 解決基層檔案管理工作問題的有效對策

3.1 融入現代化的管理控制意識,強化檔案管理工作的重要性 為了進一步加強檔案管理工作,融入現代化的管控方式,應該強化工作的重要作用,這是一種有效的方法。經過現代化技術的使用和控制,將自我工作制度進行完善,嚴格要求工作人員按制度進行管理,強化檔案管理的作用,這樣做可以給人們帶來良好的工作范圍,可以有效提升檔案管理人員自我工作方式以及效率。

3.2 促進公路檔案管理現代化建設水平 第一,建立公路檔案管理信息數據庫。在公路管理工作中建立先進的信息數據庫,不斷拓展信息渠道,提供更快捷、更高效的信息服務。第二,提升公路檔案管理綜合水平,在檔案管理中實現電子檔案信息化的形式借閱,保證檔案原件的完整性。

3.3 建立信息化管理 以多媒體技術應用為主體的現代化管理模式已經得到廣泛應用。在信息化發展的過程中,公路檔案的載體發生了巨大的變化,由原來以紙質檔案為主發展成為紙質與磁盤、光盤等新型載體共存的局面,特別是縮微技術、掃描技術的廣泛應用,極大地增加了檔案的信息存儲量,而且利用速度快,具有直觀性、選擇性、易操作性。公路檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發展趨勢,這就對檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理信息化可以將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,使其有更多時間和精力去研究檔案工作的規律,不斷改善檔案管理水平。更重要的是,檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段,為政府提供決策依據,為大眾提供各項服務。

3.4 更新觀念,提高效率 想要不斷提高基層檔案的管理效率,就需要先提高單位相關人員的檔案管理意識。作為檔案管理工作順利進行的前提和基礎,必須加強宣傳推廣相關檔案法律、法規和各種管理制度,使得單位人員認識到檔案是單位發展的前進基石,是不能再生和替換的重要信息資源,是基層單位的極其寶貴的財富。逐漸讓基層單位明確認識到對檔案進行管理是每個職工應盡的責任和義務,讓其充分認識到檔案管理的重要性,解決檔案管理工作過程中的各種疑難問題,為檔案的管理提供一個良好的環境。檔案管理人員的高素質是保證檔案管理工作順利進行的關鍵,能有效提高檔案管理的工作質量和工作效率。對此,相關的基層單位一定要定期的組織檔案管理人員進行專業的檔案知識培訓,逐漸的提高其專業水平,從而有效保障各項檔案工作的順利進行。對于培訓的內容還要進行定期考核,并為考核成績優異和進步較大的檔案管理人員提供一定的物質獎勵,這樣還能在一定的程度上提高檔案管理人員的學習積極性。并且還要提高檔案管理人員的思想認知水平,讓其對自身的專業技術能力有一定的認識,對于工作中的不足和缺點進行不斷的學習和改善,逐漸熟悉適應現代化檔案管理的各個工作環節,慢慢掌握科學規范的檔案管理規則和方法,在不知不覺的過程當中提高工作效率和基層檔案的管理質量。

3.5 抓歸檔材料收集整理 檔案材料收集整理,應該組織專業人員對事業單位的檔案管理進行全面調查,減少因不良因素而產生的材料重復以及無效材料的出現。專業檔案管理人員應該采取正確的查缺補漏的形式,對材料進行統一的整理和處理,同一類別的檔案應該按照同一類別的方式進行排列,這樣做能夠保證檔案材料的完整和準確無誤性。

結語

綜上所述,公路檔案管理工作對公路行業的發展具有十分重要的作用,但在現實的工作中還存在諸多問題,為了讓公路檔案管理得到完善,讓公路事業進一步發展,就需要不斷學習先進的管理方法與技術規范,將公路檔案管理和公路建設結合起來,采用最先進的管理方式,實現檔案管理與公路事業的同步發展。