檔案安全管理價值及管理體系建設路徑研究

孫渝南

重慶市朝陽氣體有限公司 重慶 401325

1 引言

如今信息化技術的快速更迭推動了社會運作效率的提高,信息的產生和傳輸速度越來越快。對于各行各業來說,加快構建信息化檔案管理系統,使檔案信息和檔案數據得到更充分有效的開發和利用成為新時期內檔案管理工作的重要方向和內容。隨著檔案信息化建設進程的加快,檔案安全管理工作面臨新的挑戰,如何在新技術新設備的應用過程中,提高檔案安全管理水平,發揮出檔案資源的更多潛在價值是檔案管理工作人員必須關注也研究的內容。

2 檔案信息安全管理的價值

如今,社會進入到信息數據化時代,時代的典型特征是數據信息成為越來越重要的資源。對于檔案管理工作來說,傳統的紙質檔案模式已經逐漸被信息化的電子檔案管理模式所代替,不僅降低了人工管理過程中的失誤率,提高了檔案管理工作的質量,而且也節省了很多的時間和空間,提高了檔案管理工作的效率。在信息化檔案管理模式中,安全管理工作十分重要[1]。首先,檔案的信息安全管理是信息化檔案管理工作的前提基礎,只有確保檔案信息的安全性,才能確保檔案資源的完整性、準確性和安全性,才能為檔案資源價值的發揮奠定基礎保障。其次,檔案的信息安全管理是確保企業發展戰略目標實現的重要支持。檔案管理工作目標不斷提高,必須借助信息化手段,采用數據技術來更有效地實現檔案管理的工作目標。檔案資源日益豐富、詳細,為企業經營和發展目標的實現提供重要的信息支持,只有提高檔案信息管理的安全性,才能在企業發展決策制定中發揮出應有的作用,推動企業保持健康發展。

3 檔案安全管理建設中存在的問題

目前,在檔案管理工作中主要的安全問題有以下兩方面：

一方面是電子檔案的安全存儲問題。隨著信息化檔案管理建設進程的加快,檔案的電子化比重越來越大,面對越來越多的電子檔案和數據信息,檔案管理工作中潛在的風險也越來越多,并且這些風險更加隱蔽。如網絡病毒、黑客攻擊、設備故障、操作失誤等,這些危險因素都會給電子檔案的安全存儲工作帶來不利影響,對電子檔案的安全管理造成威脅。

另一方面是電子檔案的管理手段問題。隨著信息技術的發展,檔案的類型也越來越多元化,檔案類型越來越豐富。相對于傳統的紙質檔案管理手段和管理模式,電子檔案的管理手段或模式相對較少,且缺乏長期實踐的經驗。如何針對不同類型的電子檔案進行科學合理的管理是檔案工作人員需要解決的問題。

4 檔案信息安全管理體系的建設路徑

(1)構建檔案安全存儲體系。電子檔案傳輸過程中存在很多隱性風險因素,容易受到外界惡意攻擊,再加上越來越多的電子檔案采用數據流的方式來提高信息的傳輸效率,因此檔案信息傳輸和存儲的過程中風險性會加大。為了提高電子檔案的安全性,必須構建檔案安全存儲體系。一方面,電子檔案安全存儲體系的空間容量要足夠大,以應對越來越多的檔案信息和數據,使其能夠被有效地收集、分類和存儲,為電子檔案的整理、研究、利用提供前提條件。另一方面,檔案安全存儲體系要適應多種檔案存儲方式。安全存儲體系應該以結構化的存儲方式為主要存儲方式,同時配合半結構化的存儲方式。對于對非結構的數據進行分布式文件系統的存儲方式,對于沒有明顯結構特征或沒有模式的數據才哦那個文檔分布式的存儲方式,如key/value存儲引擎,這樣就可以提高電子檔案安全存儲體系的適應性,滿足數據信息多種類型的存儲需求。

(2)完善電子檔案信息管理系統。在電子檔案信息管理系統的應用中存在不完善不合理的地方,比如電子檔案具有過程中的易篡改性、電子檔案本身與傳輸載體的易分離性、電子檔案的管理對系統設備的依賴性等等,這些問題都提高了檔案管理的風險,意味著電子檔案信息管理系統必須從安全維護方面進行升級。一方面,針對檔案信息管理系統的硬件設施進行完善升級,以安全性能更高的硬件設備取代技術和性能落后的硬件設備。另一方面,建立檔案信息管理流程。從電子檔案設施的操作使用方面、各個業務流程和工作環節方面、管理崗位的特殊要求方面制定完善的制度條例和工作規程,為相關部門及工作人員提供參考和指導[2]。

(3)加強檔案資源流轉環節的風險控制。電子檔案的風險有很大比例是來源于信息的傳輸,而檔案資源的流轉是不可避免的,尤其隨著檔案資源共享化程度越來越高,檔案資源的流轉頻率也大大提升。為此,加強檔案資源流轉環節的風險管控工作十分重要。一方面,對檔案接收、檔案加工、檔案調用節、檔案利用、檔案拷貝等業務環節進行風險分析。抓住以下幾個關鍵類別：一是硬件設備風險,如設備故障、病毒侵襲、違規操作、設備保質期超出等風險；二是網絡系統和數據調用風險,如網絡故障、病毒侵襲、系統漏洞、非授權操作、惡意攻擊等；三是數據遷移風險,如數據丟失或更改、數據加密失效等。針對上述不同類別的風險,采取科學的風險防控措施,提高信息化檔案資源流轉中的風險預控能力。

(4)做好檔案資源的容災備份工作。檔案資源的容災備份是緊急事故發生時重要的后備支撐。當檔案數據庫受到較大的損害時,可以用異地保存的檔案資源來幫助恢復檔案數據庫的正常運行。一旦發生檔案安全事故,可以利用硬件設備調取事先備份的檔案資源,然后按照規定的流程及時恢復檔案管理的日常工作。

5 結語

如今,互聯網技術和數據技術在檔案管理工作中應用越來越普遍,檔案管理工作也有了新的標準和要求。檔案從業人員必須結合時代發展的趨勢和特征,積極更新檔案管理理念、優化管理策略,提高管理技術水平,如此才能保持與時俱進,在確保檔案管理安全的基礎上發揮出檔案資源的更多價值。